Verlof, verzuim en uren
BambooHR Protime koppeling: medewerkers en contract uit BambooHR in Protime, goedgekeurde afwezigheid terug als verlof
Met een koppeling tussen BambooHR en Protime komt elke medewerker van een vestiging die klokt in Protime automatisch met een contract op basis van de weekuren uit BambooHR. Afwezigheid die in Protime is goedgekeurd, gaat terug naar BambooHR als goedgekeurde verlofaanvraag, zodat het saldo in BambooHR klopt en de leidinggevende niet twee keer hoeft goed te keuren.
Wat de koppeling doet
Organisaties die personeelsgegevens in BambooHR bijhouden en medewerkers in Protime laten klokken en verlof aanvragen, typen nieuwe collega's over in Protime. Het verlof dat in Protime wordt goedgekeurd, ontbreekt in BambooHR, zodat het saldo daar te hoog staat en rapportages over afwezigheid niet kloppen.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in BambooHR, op een vestiging die met Protime werkt.
- KoppelHet maakt de persoon aan in Protime en zet er een contract onder met de weekuren uit BambooHR.
- De medewerker vraagt verlof aan in Protime en de leidinggevende keurt het daar goed.
- Protime meldt de goedgekeurde dagen; KoppelHet voegt aaneengesloten dagen samen en zet ze in BambooHR als goedgekeurde aanvraag.
- Wijzigt of vervalt de afwezigheid in Protime, dan vervangt of annuleert KoppelHet de aanvraag in BambooHR.
Terug: Goedgekeurde afwezigheid als verlofaanvraag met bedrag per dag
Waar je op let bij BambooHR en Protime
- Protime laat afwezigheid via de API alleen lezen, BambooHR neemt een verlofaanvraag wel aan met de status goedgekeurd. Verlof wordt daarom bij de klok in Protime aangevraagd en goedgekeurd, en BambooHR ontvangt de uitkomst. BambooHR verstuurt dan geen goedkeuringsmeldingen, dus de leidinggevende krijgt geen tweede verzoek.
- BambooHR accepteert de status goedgekeurd alleen van een eigenaar of beheerder, of van een gebruiker met rechten op het verloftype van die medewerker; anderen krijgen een 403. De gebruiker achter de API-sleutel van KoppelHet krijgt die rechten, en we spreken bij de start af welke verloftypes hij mag boeken.
- Protime levert afwezigheid per dag, met een dagdeel en een duur in minuten. BambooHR verwacht één aanvraag met een bedrag per dag. KoppelHet voegt aaneengesloten dagen met dezelfde afwezigheidscode samen tot één aanvraag en zet per dag de uren, of een halve dag bij verlof dat in dagen telt.
- Verandert goedgekeurde afwezigheid in Protime later, dan vervangt KoppelHet de aanvraag in BambooHR door een nieuwe met een verwijzing naar de vorige. BambooHR annuleert de vorige dan zelf, zodat er geen dubbel verlof van het saldo afgaat. Verdwijnt de afwezigheid in Protime, dan annuleert KoppelHet de aanvraag.
- Protime vraagt bij een contract de contracturen, de uren van een voltijd werkweek en het aantal werkdagen per week. BambooHR heeft standaard alleen weekuren als heel getal. Voltijdnorm en werkdagen komen daarom uit een tabel per vestiging of uit een eigen veld in BambooHR, wat we bij de start vastleggen.
- Een contract in Protime kan naar een persoon verwijzen via het personeelsnummer als externe referentie. KoppelHet gebruikt daarvoor het personeelsnummer uit BambooHR, zodat een contract nooit aan de verkeerde persoon hangt, ook niet als de medewerker in Protime net is aangemaakt.
- Protime probeert een webhook vijf keer in maximaal 72 uur en schakelt hem daarna uit. BambooHR herhaalt een eigen webhook maar vijf keer in een paar uur. KoppelHet vergelijkt daarom elke dag zelf beide kanten, zodat een gemiste melding geen verlof of medewerker kost.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen medewerkers verlof in BambooHR blijven aanvragen?
Niet als het ook in Protime moet staan, want Protime neemt afwezigheid niet via de API aan. Wie in Protime klokt, vraagt daar ook verlof aan; BambooHR krijgt het resultaat.
Wat gebeurt er met afwezigheid die in Protime nog niet is goedgekeurd?
Die blijft in Protime. Alleen afwezigheid met de status goedgekeurd gaat naar BambooHR, zodat het saldo daar niet schommelt.
Gaan geklokte uren naar BambooHR?
Nee. Geklokte uren gaan van Protime naar de salarisverwerking. Dat kan later als uitbreiding als jullie dat anders willen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via de REST API met een API-sleutel. Medewerkers via event-based webhooks (employee.created, employee.updated met monitor fields) en velden employeeNumber, hireDate, terminationDate, location, department en standardHoursPerWeek. Afwezigheid terug met PUT /api/v1/employees/{employeeId}/time_off/request (status approved, start, end, timeOffTypeId, dates per dag, previousRequest om te vervangen); annuleren via de statuswijziging naar canceled.
- Protime via de Protime API (v1) met OAuth 2.0 client credentials. POST people, POST contracts (contractHoursInMinutes en fullTimeEquivalentInMinutes tussen 1 en 5999, numberOfWorkingDaysPerWeek 0 tot 7, numberOfDaysInContractPeriod een veelvoud van 7, person via @employee-number) en de historie voor department en work-location. Afwezigheid lezen via webhooks op absences (changeType InsertOrUpdate of Delete, HMAC-SHA256, changeVersion) met dayPart First of Second en approvalLevel Approved.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Protime | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | @employee-number (externe referentie) | Contracten hangen direct aan dit nummer |
firstName, lastName | firstName, lastName | |
hireDate en terminationDate | inServiceDate en outOfServiceDate | |
standardHoursPerWeek | contractHoursInMinutes | Hele uren omgerekend naar minuten |
location (tabel) | fullTimeEquivalentInMinutes en numberOfWorkingDaysPerWeek | Voltijdnorm en werkdagen per vestiging |
department | department-history | |
location | work-location-history | |
Afwezigheidsdefinitie en durationInMinutes (Protime, terug) | timeOffTypeId en dates | Via een tabel per afwezigheidscode |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll