Accounts in applicaties
BambooHR Salesforce koppeling: Salesforce-gebruikers met divisie, afdeling en manager uit BambooHR
Met een koppeling tussen BambooHR en Salesforce krijgt elke nieuwe sales- of supportmedewerker in BambooHR automatisch een Salesforce-gebruiker met divisie, afdeling, profiel, rol en manager. Op de beëindigingsdatum in BambooHR wordt de gebruiker gedeactiveerd, ook als HR het vertrek weken eerder heeft ingevoerd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR voor HR en Salesforce voor sales en support gebruiken, vullen de divisie bij Salesforce-gebruikers met de hand in. Na een interne overstap klopt die vaak niet meer, waardoor rapporten per divisie afwijken, en vertrekkers worden uitgezet als iemand eraan denkt.
- HR maakt de nieuwe medewerker aan in BambooHR, met divisie, afdeling, functie, locatie en leidinggevende.
- BambooHR meldt de nieuwe medewerker; KoppelHet controleert de handtekening en haalt de gegevens op.
- Hoort de functie bij Salesforce, dan maakt KoppelHet de gebruiker aan met divisie, afdeling, profiel, rol en manager.
- Een overstap naar een andere divisie of afdeling past de gebruiker in Salesforce aan, zodat rapporten per divisie kloppen.
- Op de beëindigingsdatum wordt de gebruiker gedeactiveerd; een verwijderd dossier leidt niet tot deactiveren maar tot een melding.
Waar je op let bij BambooHR en Salesforce
- BambooHR en Salesforce kennen allebei een divisie bij de medewerker. De koppeling neemt die één op één over, zodat rapporten en dashboards per divisie in Salesforce dezelfde indeling volgen als HR, ook na een overstap.
- BambooHR geeft de leidinggevende als e-mailadres, en in Salesforce is het e-mailadres van een gebruiker niet uniek. KoppelHet zoekt de manager daarom op via de Salesforce-gebruiker die de koppeling zelf voor dat werkadres heeft aangemaakt, en niet via een vrije zoekopdracht.
- BambooHR stuurt een melding voor een gewijzigde medewerker alleen voor velden die in de melding worden gevolgd. KoppelHet laat functie, afdeling, divisie, locatie, leidinggevende en status volgen, zodat een nieuw privéadres geen update in Salesforce veroorzaakt.
- De beëindigingsdatum staat in BambooHR in de historie van de dienstverbandstatus en kan vooruit worden ingevoerd. KoppelHet deactiveert in Salesforce op die datum, zodat een accountmanager tot zijn laatste dag zijn klanten kan overdragen.
- Een verwijderd dossier in BambooHR is meestal een vergissing. Omdat een Salesforce-gebruiker niet terug te verwijderen is, deactiveert KoppelHet dan niets, maar meldt het aan de Salesforce-beheerder.
- De locatie in BambooHR is een keuzelijst die elk bedrijf zelf vult, terwijl Salesforce vaste codes voor tijdzone en landinstelling verwacht. Een tabel per locatie zet ze om; een nieuwe locatie zonder regel houdt de gebruiker tegen in plaats van hem een verkeerde tijdzone te geven.
- Is Salesforce even niet bereikbaar, bijvoorbeeld tijdens een release-onderhoud, dan geeft BambooHR na zijn laatste herhaalpoging na ongeveer veertig minuten op. Een vertrek kan dan blijven liggen. Daarom legt KoppelHet elke dag alle in BambooHR gewijzigde medewerkers naast de Salesforce-gebruikers.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gebruiken jullie Salesforce-divisies of ons eigen veld?
Het standaardveld Division bij de gebruiker. Werken jullie met de functie Divisies in Salesforce voor het opdelen van records, dan stemmen we de namen daarop af.
Wat als een manager zelf geen Salesforce gebruikt?
Dan kijkt KoppelHet naar diens leidinggevende in BambooHR, tot er iemand met een Salesforce-gebruiker is. Zo kloppen goedkeuringen en rapporten per team.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR wordt gelezen via event-based webhooks (employee.created, employee.updated met monitor fields, employee.deleted), ondertekend met HMAC SHA-256, en het endpoint voor gewijzigde medewerkers als vangnet. terminationDate en supervisorEmail zijn alleen-lezen. De API-key hoort bij een aparte gebruiker zonder toegang tot compensation.
- Naar Salesforce schrijven we via de REST API op het object User met een connected app (OAuth 2.0) en een integratiegebruiker met Manage Users. Verplicht bij aanmaken onder meer Username (uniek over alle Salesforce-omgevingen), Alias (maximaal 8 tekens), Email, LastName, ProfileId, TimeZoneSidKey, LocaleSidKey, LanguageLocaleKey en EmailEncodingKey. Division en Department zijn standaardvelden op User.
- Bij vertrek IsActive = false; weigert Salesforce dat, dan UserLogin.IsFrozen = true en een melding aan de beheerder.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Salesforce | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | EmployeeNumber | |
preferredName of firstName | FirstName | |
lastName | LastName | |
workEmail | Email, Username en FederationIdentifier | |
Naam (ingekort) | Alias | |
jobTitle | Title en ProfileId | |
department | Department en UserRoleId | |
division | Division | |
location | TimeZoneSidKey, LocaleSidKey en LanguageLocaleKey | Via een tabel per locatie |
supervisorEmail | ManagerId | Opgezocht via de Salesforce-gebruiker met dat werkadres |
terminationDate | IsActive |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll