HR naar ITSM
BambooHR koppelen met ServiceNow: gebruikers en onboardingverzoeken direct na een wijziging in BambooHR
Met een koppeling tussen BambooHR en ServiceNow worden medewerkers uit BambooHR gebruikers in ServiceNow, met afdeling, locatie en leidinggevende, en bestelt een nieuwe hireDate of terminationDate automatisch het onboarding- of offboardingitem uit de ServiceNow-servicecatalogus. BambooHR meldt elke wijziging via een ondertekende webhook, zodat ServiceNow binnen minuten bijloopt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR als HR-systeem gebruiken en ServiceNow voor IT, hebben in de ServiceNow Store geen BambooHR-koppeling. Nieuwe medewerkers en vertrekkers komen dan via een mail van HR bij de servicedesk, en een overplaatsing blijft in ServiceNow vaak onopgemerkt.
- KoppelHet maakt via de BambooHR-API een webhook aan die precies de velden volgt die ServiceNow nodig heeft.
- Bij elke webhook controleert KoppelHet de handtekening en verwerkt elke medewerker uit het bericht apart.
- Afdelingen en locaties gaan eerst naar ServiceNow, daarna de gebruiker met leidinggevende.
- Valt de hireDate binnen de onboardingtermijn, dan bestelt KoppelHet het onboardingitem op naam van de nieuwe gebruiker.
- Bij een terminationDate bestelt KoppelHet het offboardingitem; na die datum gaat de gebruiker op inactief.
Waar je op let bij BambooHR en ServiceNow
- Een webhook die via de BambooHR-API wordt aangemaakt, kan elk veld volgen waar de API-gebruiker rechten op heeft; de globale webhook uit de instellingen volgt een vaste lijst. KoppelHet maakt daarom een eigen webhook op afdeling, divisie, locatie, leidinggevende en de datums, zodat een verhuizing naar een andere vestiging direct in ServiceNow aankomt.
- BambooHR probeert een mislukte webhook vijf keer opnieuw, de laatste keer na veertig minuten, en geeft het dan op. KoppelHet vraagt daarom elk uur bij BambooHR op welke medewerkers sinds de vorige controle zijn aangemaakt, gewijzigd of verwijderd, zodat een storing bij ServiceNow geen gemiste vertrekker oplevert.
- BambooHR ondertekent elke webhook met een HMAC over de inhoud en een tijdstempel. KoppelHet controleert beide voordat er iets naar ServiceNow gaat, zodat niemand met een nagemaakt bericht een catalogusverzoek kan laten bestellen.
- Een webhook van BambooHR kan meerdere medewerkers tegelijk bevatten. KoppelHet zet ze elk apart door naar ServiceNow, zodat één medewerker met een onbekende afdeling de rest niet tegenhoudt.
- BambooHR geeft de leidinggevende als zijn employeeNumber. Dat is ook de sleutel van gebruikers in ServiceNow, dus KoppelHet kan de manager direct koppelen; bestaat die gebruiker nog niet, dan laadt KoppelHet eerst de leidinggevende.
- Velden in zelf aangemaakte tabellen van BambooHR zitten niet in de webhooks. Staat bijvoorbeeld de kostenplaats in zo'n tabel, dan neemt de uurlijkse controle die mee naar ServiceNow.
- Een BambooHR-API-key heeft dezelfde rechten als de gebruiker die hem maakt. We vragen een aparte BambooHR-gebruiker zonder toegang tot salaris en BSN, zodat de webhook die gegevens ook niet kan volgen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft ServiceNow een BambooHR-koppeling?
Niet in de ServiceNow Store, voor zover we vonden. Integratieplatforms zoals Workato en Celigo hebben sjablonen; KoppelHet bouwt rechtstreeks op de API's van beide kanten.
Gaan er salarisgegevens naar ServiceNow?
Nee. De BambooHR-gebruiker van de koppeling heeft daar geen toegang toe.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via een permissioned webhook (aangemaakt via de API, JSON, alleen HTTPS, ondertekend met SHA-256 HMAC in X-BambooHR-Signature met X-BambooHR-Timestamp, tot vijf herhalingen) en GET /api/v1/employees/changed?since= (Inserted, Updated, Deleted) als vangnet. Velden employeeNumber, firstName, preferredName, lastName, workEmail, department, division, location, supervisorId, hireDate, terminationDate en status.
- ServiceNow via de Import Set API (insertMultiple) met transform maps, coalesce op employee_number en run_after voor cmn_department en cmn_location vóór sys_user. Catalogusverzoeken via POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met sysparm_requested_for.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | employee_number | Coalesce-sleutel |
preferredName of firstName, lastName | first_name, last_name | |
workEmail | email | |
department en division | department (cmn_department) | |
location | location (cmn_location) | |
supervisorId | manager | employeeNumber van de leidinggevende |
status (Active, Inactive) | active |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll