Leren en certificaten
BambooHR StudyTube koppeling: divisies en afdelingen als teams, certificaten en externe trainingen terug in BambooHR
Met een koppeling tussen BambooHR en StudyTube krijgt elke medewerker uit BambooHR automatisch een StudyTube-account in het team van zijn divisie en afdeling, met licentie als zijn dienstverband daarom vraagt. Behaalde certificaten en bijgewoonde externe trainingen uit StudyTube komen terug als trainingsregel in BambooHR, bij een externe training met de kosten erbij.
Wat de koppeling doet
Werkgevers met BambooHR als HR-systeem en StudyTube als academy zetten nieuwe collega's met een export in StudyTube en passen teams met de hand aan. Certificaten en de kosten van externe cursussen staan alleen in StudyTube, terwijl HR het opleidingsoverzicht per medewerker in BambooHR bijhoudt.
- BambooHR meldt een nieuwe medewerker of een wijziging in een van de gevolgde velden.
- KoppelHet zet divisies en afdelingen als teams in StudyTube, de divisie bovenaan.
- De medewerker krijgt een account in zijn afdelingsteam, met licentie als zijn employment status daarvoor is aangewezen; de leidinggevende wordt teammanager.
- Een overplaatsing met een datum in de toekomst gaat pas op die datum naar StudyTube.
- Elke dag komen nieuwe certificaten en bijgewoonde externe trainingen als trainingsregel in BambooHR.
Terug: Certificaten als trainingsregel met datum · Bijgewoonde externe trainingen met kosten exclusief btw
Waar je op let bij BambooHR en StudyTube
- BambooHR kent naast de afdeling ook een divisie, beide met historie in de tabel Job Information. KoppelHet bouwt daaruit twee lagen teams in StudyTube, divisie boven afdeling, en stuurt de divisies eerst, omdat StudyTube een onderliggend team alleen onder een bestaand team aanneemt.
- Een regel in Job Information heeft een eigen datum, die ook in de toekomst kan liggen. KoppelHet verplaatst de medewerker in StudyTube pas op die datum naar zijn nieuwe team, zodat hij tot dan de trainingen van zijn huidige afdeling blijft zien.
- In BambooHR heeft elke medewerker een employment status, zoals Full-Time, Part-Time of Contractor. Per status spreken we af of StudyTube een contentlicentie toekent; zo krijgt een inhuurkracht wel de verplichte veiligheidstraining, maar kost hij geen licentie voor de hele bibliotheek.
- StudyTube houdt per aanvraag voor een externe training de prijs, het totaalbedrag zonder btw en of iemand aanwezig was bij. KoppelHet zet een bijgewoonde training met dat bedrag als trainingsregel met kosten in BambooHR, en markeert de aanvraag daarna in StudyTube als gesynchroniseerd, zodat hij niet twee keer binnenkomt.
- Een trainingsregel in BambooHR hoort altijd bij een trainingstype. KoppelHet maakt voor elke StudyTube-cursus met een certificaat eenmalig een type aan; HR kan dat type daarna in BambooHR verplicht maken of laten verlopen na een aantal maanden.
- Een einddatum in het verleden laat StudyTube een gebruiker meteen verwijderen. KoppelHet geeft de terminationDate uit BambooHR daarom niet als contracteinde mee, maar verwijdert het account zelf na de termijn die jullie kiezen, met de reservekopie van StudyTube aan.
- BambooHR stuurt webhooks alleen voor de velden die je laat volgen. KoppelHet volgt alleen naam, werkadres, functie, divisie, afdeling, leidinggevende en status, zodat een salariswijziging geen onnodige update in StudyTube geeft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de tabel met certificeringen in BambooHR?
Dat kan ook. Een trainingsregel heeft als voordeel dat BambooHR verplichte en terugkerende trainingen per type bewaakt. We kiezen het bij de start samen met HR.
Gaan er salarisgegevens naar StudyTube?
Nee. StudyTube krijgt naam, werkadres, functie, personeelsnummer en team. De BambooHR-gebruiker van de koppeling ziet geen salaris.
Kunnen trainingskosten later ook naar de boekhouding?
Dat kan later als uitbreiding. In deze koppeling staan de kosten alleen bij de trainingsregel in BambooHR.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via event-based webhooks met monitor fields, ondertekend met HMAC SHA-256, en het endpoint voor gewijzigde medewerkers als vangnet. Job Information (date, division, department, jobTitle, reportsTo) en employmentStatus als tabellen met datum. Terug via de Training API - POST /api/v1/training/type en POST /api/v1/training/record/employee/{employeeId} met type en completed verplicht en cost als currency en amount.
- StudyTube Academy API v2 met OAuth 2.0 client credentials en de scope write. POST /api/v2/users op uid met employee_number, company_role en assign_licence; academy-teams/bulk/upsert tot 500 teams; DELETE /api/v2/users/{id} met skip_backup uit. Terug via GET /api/v2/certificates (completion_date, synced, created_at) en GET /api/v2/user-training-requests (price, booking_price_total_without_vat, attended, is_synced) met POST /user-training-requests/set-synced.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in StudyTube | Toelichting |
|---|---|---|
id (BambooHR) | uid | Vaste sleutel, ook als het personeelsnummer wijzigt |
employeeNumber | employee_number | |
preferredName of firstName, lastName | first_name, last_name | |
workEmail | email | |
jobTitle | company_role | |
division | Bovenliggend team (external_id) | |
department | Team onder de divisie | |
employmentStatus | assign_licence ja of nee | Tabel per status, bijvoorbeeld geen licentie voor Contractor |
Certificaat (name, completion_date) terug | Training record (type, completed) | |
Trainingsaanvraag (booking_price_total_without_vat, attended) terug | Training record cost (currency, amount) |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll