X4HR naar ITSM
BambooHR koppelen met Xurrent: personen met organisatie en site, requests voor joiners en leavers
Met een koppeling tussen BambooHR en Xurrent staat elke medewerker uit BambooHR als persoon in Xurrent, met organisatie, site en manager, en maakt KoppelHet bij een aanname of einddatum een request vanuit het juiste sjabloon aan. Een vertrekker wordt in Xurrent pas uitgeschakeld als zijn offboardingrequest is afgerond.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR voor HR gebruiken en Xurrent voor service management, laden personen in Xurrent vaak met een periodieke import. Wie tussen twee imports is aangenomen, kan nog niet als requested for in een request staan, en een vertrek blijft hangen tot iemand de persoon handmatig uitschakelt.
- BambooHR meldt een nieuwe medewerker of een wijziging in een gevolgd veld; KoppelHet haalt de medewerker op.
- Zodra er een werkadres is, maakt KoppelHet de persoon aan of werkt hem bij, met BambooHR als bron.
- De manager wordt opgezocht op zijn werkadres uit BambooHR.
- Binnen de onboardingtermijn volgt een request vanuit het onboardingsjabloon voor het team van de site.
- Een einddatum levert een offboardingrequest op; na afronding wordt de persoon uitgeschakeld.
Waar je op let bij BambooHR en Xurrent (4me)
- Xurrent weigert een persoon zonder primair e-mailadres, en in BambooHR is het werkadres bij een nieuwe aanname vaak nog leeg. KoppelHet maakt de persoon aan zodra BambooHR een werkadres meldt; tot dan staat het onboardingrequest op naam van de manager, met de nieuwe collega in de omschrijving.
- Een uitgeschakelde persoon in Xurrent mag niet meer aan nieuwe records hangen. KoppelHet maakt het offboardingrequest daarom aan terwijl de persoon nog actief is, en schakelt hem pas uit als dat request is afgerond.
- Xurrent kent een bron en bron-ID per persoon. KoppelHet zet daar BambooHR en het BambooHR-ID in, zodat IT in Xurrent ziet welke personen uit HR komen en een handmatige wijziging aan die personen herkent.
- De functietitel mag in Xurrent maximaal tachtig tekens hebben, terwijl BambooHR langere titels toestaat. KoppelHet kort een te lange titel niet stilzwijgend in, maar meldt hem aan HR zodat de titel in beide systemen gelijk blijft.
- BambooHR kent divisies en locaties, Xurrent organisaties en sites. KoppelHet zet de divisie om naar een organisatie en de locatie naar een site met tijdzone, zodat het juiste team het request krijgt en de afrondingsdatum in de lokale tijd valt.
- Een request in Xurrent vraagt categorie, onderwerp, aanvrager, begunstigde en team. KoppelHet vult de aanvrager met de leidinggevende uit BambooHR, die via zijn werkadres als persoon wordt opgezocht.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Xurrent een BambooHR-koppeling?
We vonden er geen. Xurrent heeft een People Import en SCIM, maar geen kant-en-klare BambooHR-stroom. KoppelHet gebruikt de REST API.
Wie mag het bronkenmerk zetten?
Volgens Xurrent alleen een Account Administrator. De koppeling krijgt daarom een eigen gebruiker met die rol, of laat het kenmerk weg.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via event-based webhooks (employee.created, employee.updated met monitor fields en changedFields) en GET /api/v1/employees/changed?since=; daarna het medewerkerrecord met employeeNumber, workEmail, jobTitle, division, location, supervisorEmail, hireDate en terminationDate.
- Xurrent via de REST API: /people (primary_email verplicht en uniek, employeeID tot 128 tekens, job_title tot 80, organization, site, manager, time_zone, disabled, source tot 30 en sourceID tot 128). Requests via POST /requests met category, subject, requested_by, requested_for, team, template en desired_completion_at.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Xurrent (4me) | Toelichting |
|---|---|---|
workEmail | primary_email | Verplicht en uniek |
employeeNumber | employeeID | |
id | source BambooHR en sourceID | |
jobTitle | job_title (maximaal 80 tekens) | |
division | organization | |
location | site en time_zone | |
supervisorEmail | manager | |
hireDate | desired_completion_at van het onboardingrequest |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll