HR naar ITSM
BambooHR koppelen met Zendesk: interne gebruikers uit BambooHR en taken voor onboarding en offboarding
Met een koppeling tussen BambooHR en Zendesk staat elke medewerker uit BambooHR als eindgebruiker in Zendesk, met zijn personeelsnummer als external ID en zijn divisie als organisatie, en maakt KoppelHet bij een aanname of einddatum een taak aan voor de IT-groep. De gratis BambooHR-app voor Zendesk toont daarnaast HR-gegevens in de zijbalk van een ticket, maar maakt zelf geen gebruikers aan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR voor HR gebruiken en Zendesk ook als interne servicedesk voor IT of HR, laten medewerkers in Zendesk vaak ontstaan bij hun eerste e-mail. Hun profiel bevat dan alleen een adres, en of iemand nog in dienst is, moet de behandelaar in BambooHR opzoeken.
- BambooHR meldt een nieuwe medewerker of een wijziging; KoppelHet wacht kort op meer wijzigingen voor dezelfde medewerker en haalt hem dan op.
- KoppelHet maakt de eindgebruiker aan of werkt hem bij op external ID, zonder verificatiemail.
- Het lidmaatschap van de organisatie voor zijn divisie wordt toegevoegd of verplaatst.
- Binnen de onboardingtermijn volgt een taak voor de IT-groep, met de startdatum als vervaldatum.
- Een einddatum levert een offboardingtaak op; na de laatste werkdag wordt de gebruiker opgeschort.
Waar je op let bij BambooHR en Zendesk
- De BambooHR-app voor Zendesk zoekt een medewerker op via het e-mailadres van de aanvrager. KoppelHet zet het werkadres uit BambooHR als e-mail op de Zendesk-gebruiker, zodat de app voor elke collega gegevens vindt, ook als iemand eerst vanaf een ander adres mailde.
- Zendesk staat per eindgebruiker maar een paar create-or-update-aanroepen per minuut toe. BambooHR stuurt bij een import of aanpassing soms meerdere meldingen kort na elkaar; KoppelHet voegt die per medewerker samen tot één aanroep.
- Het organisatieveld op een Zendesk-gebruiker overschrijven haalt alle andere organisaties weg. KoppelHet verplaatst iemand naar een andere BambooHR-divisie daarom via lidmaatschappen, zodat een organisatie die IT zelf heeft toegevoegd blijft staan.
- Tickets van een opgeschorte gebruiker worden in Zendesk ook opgeschort. KoppelHet schort een vertrekker pas op na zijn laatste werkdag uit BambooHR, zodat een vraag in de laatste week nog gewoon bij de servicedesk aankomt.
- Zendesk gebruikt eigen namen voor tijdzones, geen IANA-namen. KoppelHet zet de BambooHR-locatie via een vaste tabel om naar een Zendesk-tijdzone, zodat de vervaldatum van een onboardingtaak voor een buitenlandse vestiging klopt.
- Het external ID is in Zendesk hoofdletterongevoelig en uniek per account. Het BambooHR-personeelsnummer werkt daarom als vaste sleutel, ook als een medewerker na een naamswijziging een nieuw werkadres krijgt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Is de BambooHR-app niet genoeg?
Voor het opzoeken van gegevens in een ticket wel. Gebruikers, organisaties en taken bij in- en uitdienst regelt de app niet.
Krijgen nieuwe collega's een welkomstmail van Zendesk?
Nee, KoppelHet maakt ze aan zonder verificatiemail. Een uitnodiging voor het helpcenter kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via event-based webhooks (employee.created, employee.updated met monitor fields en changedFields, employee.deleted) en GET /api/v1/employees/changed?since= als vangnet; daarna het medewerkerrecord met employeeNumber, workEmail, division, department, jobTitle, location en terminationDate.
- Zendesk via POST /api/v2/users/create_or_update (match op email of external_id, skip_verify_email, user_fields, time_zone; 5 aanvragen per minuut per eindgebruiker en 1 per seconde per account), de Organization Memberships API en suspended bij vertrek. Taken via de Tickets API met type task, due_at, requester_id en group_id.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Zendesk | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | external_id | |
firstName en lastName | name | |
workEmail | email | Ook de sleutel voor de BambooHR-app |
division | Organisatielidmaatschap | |
department | Gebruikersveld afdeling | |
jobTitle | Gebruikersveld functie | |
location | Gebruikersveld locatie en time_zone | |
terminationDate | Offboardingtaak, daarna suspended |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll