HR naar ERP
BuddeeHR Exact Online koppeling: kostenplaatsen, kostendragers en medewerkers uit Buddee kloppend in Exact
Met een koppeling tussen BuddeeHR en Exact Online staan de kostenplaatsen en kostendragers die HR in Buddee gebruikt ook in de juiste Exact-administratie, en krijgt finance een werklijst voor nieuwe en vertrokken medewerkers. Het Exact-nummer gaat terug naar Buddee, zodat elke medewerker in Buddee aan precies één Exact-medewerker hangt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in Buddee doen en boekhouden in Exact Online, laten finance een nieuwe kostenplaats of medewerker uit Buddee met de hand in Exact zetten. Wordt dat vergeten, dan past de journaalpost van de salarisrun niet.
- HR legt in Buddee een medewerker of functieperiode vast met kostenplaats en eventueel kostendrager.
- KoppelHet bepaalt de Exact-administratie bij het Buddee-bedrijf en kijkt of kostenplaats en kostendrager daar bestaan.
- Ontbrekende kostenplaatsen en kostendragers maakt KoppelHet aan in Exact, met code en omschrijving uit de vertaaltabel.
- Een nieuwe of vertrokken medewerker komt op de werklijst van finance; na invoer in Exact zet KoppelHet het Exact-nummer in Buddee.
Terug: Het Exact-medewerkernummer gaat terug naar het veld voor het Exact-nummer in Buddee.
Waar je op let bij BuddeeHR en Exact Online
- Het medewerkerrecord in Buddee heeft een apart veld voor het Exact-medewerkernummer. Na de invoer in Exact zet KoppelHet het nummer uit Exact in dat veld, zodat elke medewerker in Buddee aan precies één Exact-medewerker hangt.
- In Buddee mag een functieperiode alleen een kostendrager hebben als er ook een kostenplaats is. Exact kent kostenplaatsen en kostendragers als twee losse lijsten per administratie. KoppelHet controleert beide en maakt een ontbrekende code aan in de lijst waar hij hoort.
- De openbare Buddee-API geeft per functieperiode alleen het ID van kostenplaats en kostendrager, zonder code of naam. Een vertaaltabel bij KoppelHet koppelt elk Buddee-ID aan een Exact-code en omschrijving; een nieuw ID zonder regel wordt een melding aan finance.
- De code van een kostenplaats kan in Exact alleen worden gewijzigd met de functie voor hercoderen. KoppelHet past daarom nooit codes aan, alleen omschrijvingen. Een kostendrager die in Buddee niet meer wordt gebruikt, krijgt in Exact een einddatum in plaats van te verdwijnen.
- Exact Online laat medewerkers via de REST API alleen lezen. Een nieuwe medewerker uit Buddee komt daarom op een werklijst met alle gegevens die finance nodig heeft, en KoppelHet controleert daarna of Exact overeenkomt met Buddee.
- Eén Buddee-omgeving kan meerdere bedrijven bevatten, en elke Exact-administratie heeft eigen kostenplaatsen en eigen API-limieten. KoppelHet werkt per bedrijf in de bijbehorende administratie, zodat een kostenplaats van het ene bedrijf niet in de boeken van het andere komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom een werklijst voor medewerkers?
Exact Online biedt in de REST API geen schrijfactie voor medewerkers. Finance voert ze in vanaf de werklijst, en KoppelHet controleert daarna en zet het nummer terug in Buddee.
Gaan salarisgegevens mee?
Nee. Deze koppeling leest geen salarisgegevens.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Buddee via de REST API op api.buddee.nl met een eigen Buddee-gebruiker (JWT via /auth/token met refreshtoken). employees (number, company_id, work_email, exact_employee_number, archived_at), positions (cost_center_id, cost_unit_id met required_with, start_date, end_date) en employments (start_date, end_date), tot 200 per pagina. PUT /employees/{id} om exact_employee_number te vullen.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division. hrm/Costcenters en hrm/Costunits ondersteunen GET, POST, PUT en DELETE (Code en Description verplicht; Costunits met EndDate). payroll/Employees alleen GET. API-limieten per minuut en per dag per administratie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BuddeeHR | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
company_id | Exact-administratie (division) | Vaste tabel per Buddee-bedrijf |
positions.cost_center_id | hrm/Costcenters (Code, Description) | Code en naam uit de vertaaltabel |
positions.cost_unit_id | hrm/Costunits (Code, Description) | |
number en full_name | Werklijst: medewerkercode en naam | |
work_email | Werklijst: e-mail (BusinessEmail) | |
employments.start_date en end_date | Werklijst: datum in en uit dienst | |
payroll/Employees.Code | exact_employee_number (Buddee) | Terug naar Buddee |
Gerelateerd
BuddeeHR → Active Directory
BuddeeHR Active Directory koppeling: domeinaccount uit dienstverband en positie in Buddee
BuddeeHR → AllSolutions
Buddee AllSolutions koppeling: medewerkers, functies en roosters uit BuddeeHR in AllSolutions
ASBuddeeHR → Arbodienst (SIVI)
BuddeeHR arbodienst koppeling via SIVI: geverifieerde verzuimregistraties uit Buddee naar de arbodienst
BuddeeHR → Microsoft Entra ID
BuddeeHR Entra ID koppeling: Microsoft 365-account uit het dienstverband in Buddee