Identity en access management
Buddee Google Workspace koppeling: Google-account uit het dienstverband, inloggen op Buddee met Google
Met een koppeling tussen BuddeeHR en Google Workspace krijgt een nieuwe medewerker uit Buddee een Google-account voor de startdatum van zijn dienstverband, met functie, afdeling, locatie en leidinggevende, en gaat het Google-adres terug naar Buddee als werkadres. Daarna logt de medewerker met dat Google-account in op Buddee, en na de einddatum schorst KoppelHet het account.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Buddee doen en Google Workspace als werkplek hebben, gebruiken vaak al inloggen met Google op Buddee. Het Google-account zelf maakt IT nog met de hand, en tot dat er is kan de nieuwe collega ook Buddee niet in, terwijl daar zijn onboarding klaarstaat.
- Er komt een apart Buddee-account voor de koppeling, en in Google krijgt een serviceaccount rechten op gebruikers.
- KoppelHet leest dienstverbanden die gaan beginnen, met de positie die op de startdatum geldt.
- Voor de startdatum maakt KoppelHet het Google-account aan en zet het adres als werkadres terug in Buddee.
- KoppelHet stuurt daarna de Buddee-uitnodiging naar dat zakelijke adres, zodat de medewerker met Google inlogt.
- Na de einddatum van het dienstverband schorst KoppelHet het Google-account.
Waar je op let bij BuddeeHR en Google Workspace
- Buddee biedt inloggen met Google, Google Agenda en Google Authenticator, maar geen koppeling die Google-accounts aanmaakt. KoppelHet maakt het account uit Buddee, zodat de inlog met Google op Buddee vanaf de eerste dag werkt.
- Buddee kan een uitnodiging naar het zakelijke adres van een medewerker sturen. KoppelHet zet eerst het nieuwe Google-adres als werkadres in Buddee en vraagt pas daarna die uitnodiging aan, zodat de nieuwe collega de mail in zijn eigen Gmail krijgt en niet in een privémailbox.
- Buddee kent zes soorten dienstverband, waaronder stagiair, zzp'er, uitzendkracht en vrijwilliger. KoppelHet geeft elk soort een eigen organisatie-eenheid in Google, zodat een vrijwilliger bijvoorbeeld geen Drive-delen buiten het domein heeft.
- Een positie in Buddee heeft naast de leidinggevende ook een indirect leidinggevende. Google heeft voor die tweede lijn de relatie dotted_line_manager. KoppelHet vult beide, en laat de buddy uit Buddee buiten het organigram.
- Functie, afdeling en locatie staan in Buddee als posities met een begin- en einddatum. KoppelHet voert een nieuwe positie in Google door op de begindatum; met de locatie wisselt dan ook het gebouw, en daarmee de ruimtes die Google Agenda voorstelt.
- Buddee bouwt de achternaam op volgens de naamstelling die de medewerker kiest. Het Google-adres maakt KoppelHet op de eigen naam, omdat een Google-adres na een wijziging als alias blijft bestaan en niet opnieuw te gebruiken is.
- De Buddee-API werkt met de inlog van een gewone gebruiker. Logt die gebruiker straks met Google in, dan houdt de koppeling op als het account wordt geschorst. KoppelHet gebruikt daarom een apart Buddee-account met wachtwoord, dat buiten de koppeling naar Google blijft.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
We loggen al met Google in op Buddee. Is dit dan nodig?
Die inlog gebruikt een Google-account dat al bestaat. De koppeling zorgt dat dat account er op tijd is en bij vertrek dichtgaat.
Ziet de koppeling salarissen in Buddee?
Het koppelaccount krijgt alleen rechten op medewerkers, dienstverbanden en posities. Welke rollen Buddee daarvoor biedt, stemmen we bij de start af.
Werkt dit met meerdere bedrijven in Buddee?
Ja. Het bedrijf komt in de sleutel, zodat gelijke personeelsnummers geen probleem zijn.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Buddee via de REST API op api.buddee.nl met Basic Auth op /auth/token en daarna een JWT als Bearer: employees (number, last_name_composition, work_email), employments (type, start_date, end_date; filters active_or_future en future) en positions (job_id, department_id, location_id, manager_id, indirect_manager_id met start_date en end_date). Werkadres terug via PUT /employees/{id}; uitnodiging via POST /employees/{id}/invite?type=business.
- Google via de Admin SDK Directory API (users met primaryEmail, name, externalIds, orgUnitPath, organizations met title en department, locations met buildingId, relations type manager en dotted_line_manager, suspended), met een serviceaccount met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BuddeeHR | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
Bedrijf + number | externalIds (type organization) | Nummer is per bedrijf uniek |
first_name en achternaam volgens last_name_composition | name.givenName en name.familyName | |
Naamgevingsregel op eigen naam | primaryEmail | Terug als work_email |
employment type | orgUnitPath | |
positions.job_id | organizations.title | |
positions.department_id | organizations.department | |
positions.location_id | locations.buildingId | |
positions.manager_id | relations (type manager) | |
positions.indirect_manager_id | relations (type dotted_line_manager) | |
employments.end_date | suspended = true |
Gerelateerd
BuddeeHR → Active Directory
BuddeeHR Active Directory koppeling: domeinaccount uit dienstverband en positie in Buddee
BuddeeHR → AllSolutions
Buddee AllSolutions koppeling: medewerkers, functies en roosters uit BuddeeHR in AllSolutions
ASBuddeeHR → Arbodienst (SIVI)
BuddeeHR arbodienst koppeling via SIVI: geverifieerde verzuimregistraties uit Buddee naar de arbodienst
BuddeeHR → Microsoft Entra ID
BuddeeHR Entra ID koppeling: Microsoft 365-account uit het dienstverband in Buddee