HR naar ERP
BuddeeHR NetSuite koppeling: de Nederlandse medewerkers uit Buddee als employee in NetSuite
Met een koppeling tussen BuddeeHR en Oracle NetSuite wordt elke medewerker uit Buddee een employee op de Nederlandse subsidiary in NetSuite, met kostenplaats als department, kostendrager als class en de leidinggevende als supervisor. Een nieuwe functieregel in Buddee gaat op zijn startdatum door, en bij het einde van het dienstverband wordt de employee in NetSuite inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR, verlof en verzuim in BuddeeHR doen en in Oracle NetSuite boeken en declareren, typen nieuwe collega's en afdelingswissels over uit Buddee. Vertrekkers blijven in NetSuite actief omdat niemand ze inactief zet.
- HR legt de nieuwe medewerker in Buddee vast, met dienstverband en een functieregel met afdeling, locatie, leidinggevende, kostenplaats en kostendrager.
- KoppelHet haalt elke nacht de gewijzigde medewerkers, dienstverbanden en functieregels op.
- Met een tabel van kostenplaats en kostendrager naar department en class bepaalt KoppelHet de classificatie in NetSuite.
- De employee staat op de Nederlandse subsidiary, met de leidinggevende als supervisor.
- Na de einddatum van het dienstverband krijgt de employee de einddatum, verliest hij de toegang en wordt hij inactief.
Waar je op let bij BuddeeHR en Oracle NetSuite
- Buddee bewaart afdeling, locatie, leidinggevende, kostenplaats en kostendrager per functieregel, met een start- en einddatum. Een employee in NetSuite toont alleen de huidige stand. KoppelHet neemt de functieregel die vandaag geldt en zet een toekomstige regel pas op zijn startdatum door.
- Buddee kent naast de kostenplaats een kostendrager, en NetSuite naast het department een class. KoppelHet zet de kostendrager op de class, zodat onkosten in NetSuite op dezelfde twee niveaus te volgen zijn als in de salarisadministratie.
- Buddee legt naast de directe leidinggevende ook een indirecte leidinggevende en een HR-manager vast. NetSuite heeft één supervisor, die onkosten goedkeurt als er geen aparte goedkeurder is. KoppelHet zet alleen de directe leidinggevende als supervisor.
- Buddee houdt het tussenvoegsel apart en weet of iemand de eigen naam of die van de partner gebruikt. NetSuite heeft een veld voor een tweede voornaam, waar een tussenvoegsel niet in hoort. KoppelHet zet de samengestelde achternaam met tussenvoegsel in de achternaam, zodat zoeken en sorteren in NetSuite klopt.
- Een Buddee-omgeving kan meerdere bedrijven bevatten. In NetSuite OneWorld moet elke employee een subsidiary hebben. KoppelHet legt per Buddee-bedrijf vast bij welke subsidiary het hoort; een bedrijf zonder subsidiary blijft buiten de koppeling en komt op een lijst.
- Een medewerker die in Buddee per ongeluk is aangemaakt en weer verwijderd, kan in NetSuite niet weg zodra er een declaratie op staat. KoppelHet zet die employee dan op inactief en meldt het aan finance.
- Buddee geeft API-toegang via een gewoon gebruikersaccount met e-mailadres en wachtwoord. KoppelHet gebruikt een eigen account voor de koppeling, zodat die niet stopt als een HR-medewerker vertrekt of zijn wachtwoord wijzigt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen projecten uit NetSuite ook naar Buddee?
Buddee kent projecten en klanten waar medewerkers uren op schrijven, en die zijn via de API aan te maken. Projecten uit NetSuite doorzetten kan later als uitbreiding.
Gaan salarisgegevens uit Buddee naar NetSuite?
Nee. Deze koppeling zet alleen de medewerker met organisatie en leidinggevende over. Salaris en looncomponenten blijven in Buddee en de salarisadministratie.
Wat als een kostenplaats in Buddee niet in NetSuite bestaat?
Dan maakt KoppelHet de employee zonder department aan en zet de kostenplaats op een lijst voor finance. Departments in NetSuite beheert finance zelf.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Buddee wordt gelezen via de REST API op api.buddee.nl (employees, employments en positions, met include en paginering). Authenticatie met Basic Auth op /auth/token met een eigen koppelaccount; daarna een JWT-accesstoken als Bearer, te vernieuwen met het refreshtoken. Velden onder meer number, first_name, last_name_prefix, last_name, work_email, company_id, department_id, location_id, manager_id, cost_center_id en cost_unit_id.
- Naar NetSuite schrijven we via SuiteTalk REST web services (employee-record) met OAuth 2.0 en een eigen integratierol. Departments, classes en subsidiaries worden alleen gelezen; vertrek met Termination/Release Date, Inactive en het uitzetten van Give Access.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BuddeeHR | Veld in Oracle NetSuite | Toelichting |
|---|---|---|
number | External ID | Personeelsnummer uit Buddee als vaste sleutel |
first_name | First Name | |
last_name_prefix en last_name | Last Name | Tussenvoegsel vóór de achternaam, niet in Middle Name |
work_email | Email | |
company_id | Subsidiary | Via een tabel van Buddee-bedrijf naar subsidiary |
cost_center_id (functieregel) | Department | |
cost_unit_id (functieregel) | Class | Als finance classes gebruikt |
location_id | Location | |
manager_id | Supervisor | Opgezocht via de employee van de leidinggevende |
employments.start_date | Hire Date | |
employments.end_date | Termination/Release Date en Inactive |
Gerelateerd
BuddeeHR → Active Directory
BuddeeHR Active Directory koppeling: domeinaccount uit dienstverband en positie in Buddee
BuddeeHR → AllSolutions
Buddee AllSolutions koppeling: medewerkers, functies en roosters uit BuddeeHR in AllSolutions
ASBuddeeHR → Arbodienst (SIVI)
BuddeeHR arbodienst koppeling via SIVI: geverifieerde verzuimregistraties uit Buddee naar de arbodienst
BuddeeHR → Microsoft Entra ID
BuddeeHR Entra ID koppeling: Microsoft 365-account uit het dienstverband in Buddee