HR naar ITSM
BuddeeHR koppelen met ServiceNow: gebruikers met kostenplaats en manager, en verzoeken per dienstverband
Met een koppeling tussen BuddeeHR en ServiceNow staat elke medewerker uit Buddee als gebruiker in ServiceNow, met bedrijf, afdeling, kostenplaats en leidinggevende uit zijn positie, en bestelt KoppelHet bij een nieuw of beëindigd dienstverband een verzoek uit de servicecatalogus. Per soort dienstverband kiezen jullie welk catalogusitem daarbij hoort.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BuddeeHR voor personeelszaken gebruiken en ServiceNow voor IT, facilitair of HR-dienstverlening, beheren medewerkers twee keer. Goedkeuringen in ServiceNow gaan naar een leidinggevende die al vertrokken is, en kosten van een nieuwe laptop komen op een oude kostenplaats.
- KoppelHet leest medewerkers, dienstverbanden en posities uit Buddee, ook toekomstige, en vergelijkt ze met de vorige stand.
- Bedrijven, afdelingen en kostenplaatsen gaan eerst naar ServiceNow, daarna de gebruikers.
- Voor een nieuw dienstverband bestelt KoppelHet het catalogusitem dat bij de soort hoort, met de medewerker als requested for.
- Een nieuwe positie met een latere begindatum past op die datum afdeling, kostenplaats en manager aan.
- Een einddatum levert een offboardingverzoek op; na die datum wordt de gebruiker inactief.
Waar je op let bij BuddeeHR en ServiceNow
- Een positie in Buddee heeft naast de leidinggevende ook een indirecte leidinggevende, en de medewerker heeft een HR-manager. ServiceNow kent één manager per gebruiker. KoppelHet zet de directe leidinggevende in het managerveld en geeft de indirecte als variabele mee in het verzoek, zodat een flow met een tweede goedkeuring die kan gebruiken.
- Buddee kent zes soorten dienstverband, waaronder stagiair, zzp'er, uitzendkracht, dga en vrijwilliger. In ServiceNow wil je voor een dga of vrijwilliger meestal een ander catalogusitem dan voor een medewerker in loondienst. KoppelHet kiest per soort het item, of slaat een soort over als die geen IT-middelen krijgt.
- Kostenplaats en kostendrager hangen in Buddee aan de positie, niet aan de medewerker. ServiceNow gebruikt de kostenplaats van de gebruiker vaak voor goedkeuring en doorbelasting. KoppelHet neemt de kostenplaats van de positie die vandaag geldt, zodat een aanvraag op het juiste budget komt.
- Eén Buddee-omgeving kan meerdere bedrijven bevatten, en de API filtert medewerkers op company_id. KoppelHet maakt van elk bedrijf een company in ServiceNow, zodat de toewijzingsgroep of goedkeuringsregel per werkgever kan verschillen.
- Met een include kan Buddee bij een medewerker het actieve of toekomstige dienstverband meesturen. Het filter active=1 laat juist gearchiveerde medewerkers weg. KoppelHet vraagt beide apart op, zodat een collega die nog moet beginnen al een onboardingverzoek krijgt en een gearchiveerde collega inactief wordt.
- Buddee onderscheidt een vast nummer per record van het personeelsnummer dat HR kan aanpassen, en kent ook een apart Exact-personeelsnummer. KoppelHet gebruikt het vaste Buddee-ID als sleutel voor coalesce, zodat een hernummering bij een overstap van salarissysteem geen dubbele gebruikers in ServiceNow oplevert.
- De Buddee-API werkt met de rechten van een gewone gebruiker, en elk record zegt welke acties die gebruiker mag. KoppelHet gebruikt een eigen Buddee-account met alleen leesrechten op medewerkers, posities en dienstverbanden, zodat salaris en bankgegevens buiten de koppeling blijven.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er bij een overplaatsing?
HR maakt in Buddee een nieuwe positie met een begindatum. Op die datum krijgt de gebruiker in ServiceNow de nieuwe afdeling, kostenplaats en manager.
Kan dezelfde stroom ook accounts aanmaken?
Dat kan later als uitbreiding, bijvoorbeeld naar Entra ID of Google Workspace. We beginnen met gebruikers en verzoeken in ServiceNow.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BuddeeHR via de REST API (api.buddee.nl) met JWT-tokens die een eigen Buddee-gebruiker via Basic Auth op /auth/token ophaalt. GET /employees (id, number, exact_employee_number, company_id, first_name, composed_last_name, composed_last_name_prefix, work_email, work_phone, work_mobile, manager_id, indirect_manager_id, hr_manager_id, archived_at; filters active en company_id; include=active_or_future_employment), /positions (department_id, location_id, cost_center_id, cost_unit_id, manager_id, start_date, end_date) en /employments (type employee, intern, self-employed, agency_worker, dga of volunteer; start_date, end_date). 200 records per pagina; _permissions per record. Geen webhooks gevonden.
- Naar ServiceNow via de Import Set API (insertMultiple) met transform maps en coalesce op het Buddee-ID; met run_after eerst core_company, cmn_department en cmn_cost_center, daarna sys_user.
- Verzoeken via POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met variables (onder meer indirecte leidinggevende en eerste werkdag) en sysparm_requested_for. KoppelHet bewaart het REQ-nummer per dienstverband per gebeurtenis.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BuddeeHR | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
id (Buddee) | u_buddee_id (coalesce) | Vast, ook als het personeelsnummer verandert |
number | employee_number | |
first_name, composed_last_name_prefix + composed_last_name | first_name, last_name | |
work_email | email | |
work_phone en work_mobile | phone en mobile_phone | |
company_id | company (core_company) | |
positions.department_id | department (cmn_department) | |
positions.cost_center_id | cost_center (cmn_cost_center) | |
positions.manager_id | manager (sys_user) | |
employments.type en start_date | Catalogusitem onboarding per soort | |
employments.end_date | Catalogusitem offboarding, daarna active = false |
Gerelateerd
BuddeeHR → Active Directory
BuddeeHR Active Directory koppeling: domeinaccount uit dienstverband en positie in Buddee
BuddeeHR → AllSolutions
Buddee AllSolutions koppeling: medewerkers, functies en roosters uit BuddeeHR in AllSolutions
ASBuddeeHR → Arbodienst (SIVI)
BuddeeHR arbodienst koppeling via SIVI: geverifieerde verzuimregistraties uit Buddee naar de arbodienst
BuddeeHR → Microsoft Entra ID
BuddeeHR Entra ID koppeling: Microsoft 365-account uit het dienstverband in Buddee