HR naar ERP
BuddeeHR Visma.net ERP koppeling: werknemers en goedkeurders in Visma.net volgen Buddee
Met een koppeling tussen BuddeeHR en Visma.net ERP komt elke medewerker uit Buddee als werknemer in Visma.net, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en volgt Visma.net elke nieuwe functie of afdeling op de ingangsdatum uit Buddee. Eindigt het dienstverband in Buddee, dan wordt de werknemer in Visma.net inactief en stopt zijn rol in de goedkeuringsroute.
Wat de koppeling doet
Werkgevers met HR in Buddee en financiën, projecten en urenstaten in Visma.net ERP zien afdelingswissels pas weken later in Visma.net, waardoor uren op de verkeerde kostenplaats komen. Goedkeuringen blijven hangen bij een leidinggevende die er niet meer werkt.
- HR legt in Buddee een nieuwe medewerker of functieperiode vast, met afdeling, locatie, leidinggevende en ingangsdatum.
- KoppelHet haalt de gewijzigde medewerkers en functieperiodes op uit Buddee.
- Een nieuwe medewerker wordt een werknemer in Visma.net, op de vestiging van zijn Buddee-bedrijf.
- Op de ingangsdatum van een nieuwe functieperiode krijgt de werknemer in Visma.net de nieuwe afdeling en de werkgroep van zijn nieuwe leidinggevende.
- Na de einddatum van het dienstverband zet de koppeling de werknemer op inactief.
Waar je op let bij BuddeeHR en Visma.net ERP
- Buddee bewaart elke functie als periode met een begin- en einddatum, met daarin afdeling, locatie, leidinggevende en kostenplaats. Een werknemer in Visma.net heeft alleen de huidige stand. KoppelHet voert een toekomstige wijziging daarom pas door op de ingangsdatum, en niet op het moment dat HR haar invoert.
- Buddee kent naast de directe ook een indirecte leidinggevende. In de bedrijfsboom van Visma.net ziet een werkgroep alles van de groepen eronder. KoppelHet hangt de werkgroep van de leidinggevende onder die van de indirecte leidinggevende, zodat die ook de declaraties in zijn lijn kan zien.
- Eén Buddee-omgeving kan meerdere bedrijven bevatten. Visma.net werkt met vestigingen binnen een bedrijf. Elk Buddee-bedrijf krijgt een vaste vestiging, zodat uren en declaraties per werkmaatschappij uit elkaar blijven.
- Buddee heeft naast het personeelsnummer een apart veld voor een nummer in Exact. Visma.net kent zo'n veld niet en bouwt de werknemerscode op volgens een eigen sjabloon. KoppelHet gebruikt het Buddee-personeelsnummer in dat sjabloon en laat het Exact-veld ongemoeid.
- Buddee kan zelf uren op projecten registreren, net als Visma.net met urenstaten. Bij de start spreken we af waar uren worden geschreven. De koppeling levert de werknemer en zijn afdeling, en schrijft geen uren dubbel.
- In Buddee hangt een kostenplaats aan de functieperiode, in Visma.net hangt de kostenrekening aan de afdeling. Bij de start kiezen we of de Buddee-afdeling of de Buddee-kostenplaats de afdeling in Visma.net bepaalt, zodat uren op de juiste kostenplaats landen.
- Een gearchiveerde medewerker zonder einddatum in Buddee is geen vertrek. KoppelHet zet die werknemer in Visma.net niet op inactief, maar meldt het aan HR.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan privégegevens uit Buddee mee naar Visma.net?
Nee. Visma.net kan een adres opslaan, maar de koppeling vult alleen naam, werk-e-mail, afdeling, vestiging en leidinggevende. BSN, geboortedatum en privéadres blijven in Buddee.
Kunnen declaraties uit Visma.net terug naar Buddee voor de salarisadministratie?
Niet in de eerste versie. Dat kan later als uitbreiding, als looncomponent per salarisperiode in Buddee.
Wat als een afdeling uit Buddee nog niet in Visma.net bestaat?
Dan maakt de koppeling de werknemer niet half aan, maar meldt welke afdeling ontbreekt. Finance maakt die aan met de juiste kostenrekening, daarna gaat de werknemer alsnog door.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Buddee via de REST API op api.buddee.nl - employees (number, company_id, work_email, archived_at), positions (department_id, location_id, manager_id, indirect_manager_id, cost_center_id, start_date, end_date) en employments (start_date, end_date), met include en paginering tot 200 per pagina. Aanmelden met een eigen Buddee-gebruiker voor de koppeling op /auth/token, daarna een JWT met refreshtoken.
- Visma.net ERP via POST /v1/employee en PUT /v1/employee/{employeeCd} (employeeCd, department, employeeClass, branch, calendar, contact, status, companyTreeInfo met workGroupID en owner). Visma Connect met OAuth 2.0 client credentials en een tenant_id.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BuddeeHR | Veld in Visma.net ERP | Toelichting |
|---|---|---|
number | employeeCd | Opgemaakt volgens de werknemerscode van Visma.net |
first_name | contact.firstName | |
last_name_prefix + last_name | contact.lastName | Tussenvoegsel vóór de achternaam |
work_email | contact.email | |
company_id | branch | Vaste tabel per Buddee-bedrijf |
positions.department_id | department | Van de functieperiode die op die datum geldt |
positions.location_id | calendar | |
positions.manager_id en indirect_manager_id | companyTreeInfo (workGroupID) | |
employments.start_date en end_date | status (Active, Inactive) |
Gerelateerd
BuddeeHR → Active Directory
BuddeeHR Active Directory koppeling: domeinaccount uit dienstverband en positie in Buddee
BuddeeHR → AllSolutions
Buddee AllSolutions koppeling: medewerkers, functies en roosters uit BuddeeHR in AllSolutions
ASBuddeeHR → Arbodienst (SIVI)
BuddeeHR arbodienst koppeling via SIVI: geverifieerde verzuimregistraties uit Buddee naar de arbodienst
BuddeeHR → Microsoft Entra ID
BuddeeHR Entra ID koppeling: Microsoft 365-account uit het dienstverband in Buddee