Recruitment naar HR
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Met een koppeling tussen Carerix en Workday wordt een kandidaat die in Carerix geplaatst is automatisch een pre-hire in Workday, waarna het Hire Employee-proces start met startdatum, functie en organisatie uit de vacature. Een interim-kracht start in plaats daarvan het proces voor een contingent worker, en HR in Workday rondt beide af.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Nederland werven via Carerix en hun personeel wereldwijd in Workday beheren, krijgen na een plaatsing een mail van de recruiter. HR maakt de pre-hire dan met de hand aan in Workday, en interim-krachten belanden daarbij soms als medewerker in plaats van als contingent worker.
- De recruiter zet de match in Carerix op de plaatsingsstatus.
- KoppelHet haalt match, kandidaat en vacature op en kijkt naar de contractsoort.
- In Workday ontstaat een pre-hire met naam, e-mail en telefoon.
- Voor een medewerker start Hire Employee; voor een interim-kracht start Contract Contingent Worker.
- HR in Workday vult aan wat ontbreekt en rondt het business process af.
Waar je op let bij Carerix en Workday
- Carerix legt bij de vacature een contractsoort vast. KoppelHet gebruikt die om te kiezen tussen een indiensttreding en een contract voor een contingent worker in Workday, zodat interim-krachten en zzp'ers die via Carerix worden geworven niet als medewerker in de salarisadministratie terechtkomen.
- Workday maakt eerst een pre-hire aan en voert daarna in een tweede stap de indiensttreding uit. Lukt die tweede stap niet, bijvoorbeeld omdat de positie al bezet is, dan staat de pre-hire er al; KoppelHet herhaalt alleen de indiensttreding, zonder dubbele persoon.
- Nederlandse achternamen met een voorvoegsel staan in Carerix in twee velden. Workday vraagt per land een eigen naamopbouw. KoppelHet zet het voorvoegsel waar de Nederlandse naamopbouw in Workday het verwacht, zodat sortering op achternaam in Workday klopt.
- Carerix heeft geen meldingen bij een statuswijziging in de openbare documentatie, maar houdt wel bij wanneer de status van een match veranderde. KoppelHet vraagt elk kwartier de gewijzigde matches op; Workday merkt de vertraging niet, omdat de indiensttreding meestal weken later ingaat.
- Een vacature in Carerix heeft een functie op twee niveaus, terwijl Workday met functieprofielen en vaak met posities werkt. Per Carerix-functie leggen we het Workday-functieprofiel vast; werkt de organisatie met posities, dan kiest HR de positie in het business process.
- Carerix bewaart het afgesproken salaris als tekst bij de match. Workday-compensatie hangt aan compensatieplannen en -grades. KoppelHet vult de compensatie daarom niet automatisch in; HR doet dat in de compensatiestap van Hire Employee.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan alle plaatsingen naar Workday?
Alleen plaatsingen op statussen die jullie als geslaagd hebben ingericht, en alleen voor vacatures van de eigen organisatie.
Wat gebeurt er met een interim-kracht?
Die wordt een contingent worker in Workday, op basis van de contractsoort van de vacature in Carerix.
Komt het BSN uit Carerix?
Nee. HR of de nieuwe medewerker vult het in Workday in, of de Nederlandse salarisadministratie doet dat.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen geplaatste kandidaten gaan naar Workday, en elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Carerix via de GraphQL API (https://api.carerix.io/graphql/v1/graphql), confidential client met client credentials en scope urn:cx/cx5Wrapper:data/crmatch:read. crMatchPage met een qualifier op statusInfoModificationDate; statusInfo.isSuccessfullyFilled; CRMatch.jobStartDate; CRVacancy.toContractTypeNode en toFunctionLevel1.
- Workday via de Staffing-webservices. Put_Applicant maakt of wijzigt de pre-hire (External_Integration_ID_Data, Legal_Name_Data, Email_Address_Data, Phone_Data); Hire_Employee neemt de pre-hire aan in een positie, headcount of job via het Hire Employee-business process; Contract_Contingent_Worker contracteert de pre-hire als contingent worker. Integration System User met een eigen security group.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Carerix | Veld in Workday | Toelichting |
|---|---|---|
CRMatch _id | External_Integration_ID_Data | Per match, niet per kandidaat |
CREmployee firstName | Legal_Name_Data: First_Name | |
CREmployee lastNamePrefix en lastName | Legal_Name_Data: Last_Name | Voorvoegsel voor de achternaam, tenzij Workday een eigen veld heeft |
CREmployee emailAddress | Email_Address_Data (privé) | |
CREmployee mobileNumber | Phone_Data | |
CRMatch jobStartDate | Hire_Date of Contract_Start_Date | |
CRVacancy toContractTypeNode | Keuze tussen Hire_Employee en Contract_Contingent_Worker | Via een vertaaltabel |
CRVacancy toFunctionLevel1 | Job_Profile_Reference | Via een vertaaltabel |
Afdeling van de vacature | Position_Reference of Organization_Reference |
Gerelateerd
Carerix → ADP Workforce Now
Carerix ADP Workforce Now koppeling: plaatsing in Noord-Amerika als in-progress hire
Carerix → AFAS Profit
Carerix koppelen met AFAS: een geplaatste kandidaat start de onboarding in AFAS Profit
Carerix → BambooHR
Carerix BambooHR koppeling: geslaagde plaatsing als medewerker met dienstverbandstatus in BambooHR
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce