HR naar ERP
Cezanne HR Exact Online koppeling: kostenplaatsen per Nederlandse CompanyCode in Exact en een werklijst voor medewerkers
Met een koppeling tussen Cezanne HR en Exact Online staan de kostenplaatsen die Nederlandse medewerkers in Cezanne gebruiken automatisch in de Exact-administratie van hun CompanyCode, met code en naam uit Cezanne. Nieuwe medewerkers, vertrekkers en kostenplaatswissels komen op een werklijst voor de beheerder, omdat Exact Online medewerkers via de API alleen laat lezen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR in Cezanne en Nederlandse werkgevers die in Exact Online boeken, houden kostenplaatsen in twee systemen bij. Een kostenplaats die HR in Cezanne aan een medewerker koppelt, ontbreekt in Exact tot finance er zelf achter komt.
- KoppelHet leest elk uur de gewijzigde dienstverbanden en kostenplaatstoewijzingen uit Cezanne.
- Alleen dienstverbanden bij een Nederlandse CompanyCode gaan door, elk naar de Exact-administratie van die code.
- Een kostenplaats die daar in gebruik is maar in Exact ontbreekt, maakt KoppelHet aan.
- Nieuwe medewerkers, vertrekkers en kostenplaatswissels komen op de werklijst; na de aanpassing in Exact verdwijnt de regel.
Waar je op let bij Cezanne HR en Exact Online
- Elk dienstverband in Cezanne hoort via een CompanyCode bij een werkgever. In Exact heeft elke werkgever een eigen administratie, met eigen kostenplaatsen. KoppelHet koppelt elke Nederlandse CompanyCode aan één administratie; dienstverbanden bij een Britse of Ierse code blijven buiten de koppeling.
- De kostenplaatsenlijst in Cezanne is via de API alleen te lezen en hoort niet bij één CompanyCode. Zou KoppelHet de hele lijst overnemen, dan kwamen kostenplaatsen van andere landen in Exact. KoppelHet maakt daarom alleen kostenplaatsen aan die Nederlandse medewerkers van die administratie echt gebruiken.
- Een kostenplaats in Cezanne heeft een geldigheid, met 2999-12-31 als einddatum zolang hij loopt. Exact kent op een kostenplaats een einddatum waarna hij inactief is. KoppelHet zet een echte einddatum uit Cezanne over en laat het jaar 2999 weg, zodat oude boekingen blijven staan en er geen nieuwe meer bijkomen.
- Cezanne kan een medewerker over meer kostenplaatsen verdelen, met een percentage werktijd en één primaire kostenplaats. Een Exact-afdeling heeft één kostenplaats. KoppelHet vergelijkt de primaire kostenplaats met die van de Exact-afdeling van de medewerker en zet een verschil op de werklijst.
- Een kostenplaatstoewijzing in Cezanne heeft een ingangsdatum en een reden, zoals een nieuwe indiensttreding. KoppelHet zet een wissel met die ingangsdatum op de werklijst. Zo past finance de afdeling in Exact aan per de dag dat de medewerker echt overstapt.
- Records in Cezanne dragen een laatste wijzigingsdatum, en de OData-service filtert daarop. KoppelHet vraagt elk uur alleen de gewijzigde dienstverbanden en toewijzingen op. Webhooks zijn er alleen bij People PLUS+; zonder dat pakket werkt de koppeling op deze uurlijkse vraag.
- De API van Cezanne toont alleen wat de gebruiker van de koppeling in het scherm mag zien. Een koppelgebruiker die alleen de Nederlandse werkgevers ziet, houdt medewerkers en kostenplaatsen van andere landen buiten de koppeling, ook als de filters ooit verkeerd staan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom maakt KoppelHet de medewerker niet zelf aan in Exact?
De REST API van Exact Online laat medewerkers alleen lezen. KoppelHet zet daarom alles klaar op de werklijst en controleert het resultaat bij de volgende vergelijking.
Gaat de verdeling over meerdere kostenplaatsen mee?
Nee, alleen de primaire kostenplaats telt voor de vergelijking. De verdeling blijft in Cezanne en de salarisadministratie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Cezanne HR via de OData-dataservice (JSON) met OAuth 2.0 en $filter, $select, $top, $skip en $orderby. Employments (PersonCode, CompanyCode, PrimaryEmployment, HireDate, TerminationDate met 2999-12-31 voor een lopend dienstverband), CostCentres (alleen lezen; CostCentreCode, CostCentreName, EffectiveFrom, EffectiveTo, ParentCostCentreCode) en CostCentreDeployments (PersonCode, EffectiveFrom, EffectiveTo, PrimaryCostCentre, CostCentreCode, WorkingTimePercentage, DeploymentReason, LastModifiedDate). Webhooks alleen bij People PLUS+.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division. hrm/Costcenters met GET, POST, PUT en DELETE (Code en Description verplicht, EndDate voor inactief, code alleen te wijzigen via hercoderen). payroll/Employees (Code, StartDate, EndDate, Manager) en hrm/Departments (Code, Costcenter) alleen GET. API-limieten per minuut en per dag per administratie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Cezanne HR | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
Employments.CompanyCode | Division | Alleen Nederlandse codes, via een tabel |
CostCentres.CostCentreCode | Costcenters.Code | |
CostCentres.CostCentreName | Costcenters.Description | |
CostCentres.EffectiveTo | Costcenters.EndDate | Niet bij 2999-12-31 |
PersonCode | Employees.Code (vergelijking) | |
CostCentreDeployments (PrimaryCostCentre) | Departments.Costcenter (vergelijking) | |
HireDate en TerminationDate | Employees.StartDate en EndDate (vergelijking) |
Gerelateerd
Cezanne HR → Active Directory
Cezanne HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts per werkgever en locatie
Cezanne HR → ADP iHCM
Cezanne HR ADP iHCM koppeling: compensatie, eenmalige betalingen en vertrek naar de Nederlandse ADP-payroll
Cezanne HR → AFAS Profit
Cezanne HR koppelen met AFAS: de Nederlandse werkgever uit Cezanne in AFAS Profit Payroll
ASCezanne HR → Arbodienst (SIVI)
Cezanne HR koppelen met de arbodienst via SIVI: absence events voor ziekte als verzuimmelding