Identity en access management
Cezanne HR Google Workspace koppeling: Google-account per medewerker, met inloggen op Cezanne
Met een koppeling tussen Cezanne HR en Google Workspace krijgt elke nieuwe medewerker uit Cezanne vóór zijn startdatum een Google-account, met bedrijf, functie, afdeling en locatie zoals ze in Cezanne op die datum gelden. Na de einddatum van het dienstverband schorst KoppelHet het Google-account, en hetzelfde Google-adres is de sleutel waarmee de medewerker via Google op Cezanne inlogt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Cezanne HR gebruiken voor medewerkers in meerdere landen en in Google Workspace werken, regelen vaak wel het inloggen op Cezanne met Google, maar niet het Google-account zelf. Dat maakt IT met de hand aan na een bericht van HR, en wie vertrekt houdt Gmail en Drive tot iemand eraan denkt.
- Een Cezanne-gebruiker met alleen rechten op persoon en dienstverband krijgt API-toegang, en in Google Workspace krijgt een serviceaccount beheerrechten op gebruikers.
- KoppelHet leest de medewerkers uit Cezanne, ook wie nog moet beginnen, met bedrijf, functie, afdeling en locatie.
- Een week voor de startdatum maakt KoppelHet het Google-account aan in de organisatie-eenheid van het bedrijf.
- KoppelHet zet het Google-adres als SAML-identifier bij de medewerker in Cezanne, zodat inloggen met Google meteen werkt.
- Na de einddatum van het dienstverband schorst KoppelHet het account; overdracht van bestanden en verwijderen volgen na een afgesproken termijn.
Waar je op let bij Cezanne HR en Google Workspace
- Cezanne werkt met Google alleen voor inloggen, via een eigen SAML-app die de beheerder in de Google Admin-console aanmaakt. Een handleiding voor automatisch aanmaken van gebruikers geeft Cezanne alleen voor Okta. Het Google-account zelf ontstaat dus niet vanuit Cezanne, en dat gat vult KoppelHet.
- Cezanne bewaart per persoon een SAML-identifier in een eigen tabel. KoppelHet schrijft daar het nieuwe Google-adres in zodra het account bestaat, zodat de medewerker op de eerste dag met hetzelfde Google-account op Cezanne inlogt als op Gmail.
- De tabel met personen in Cezanne geeft ook medewerkers die nog moeten beginnen, terwijl het filter op actieve medewerkers die juist weglaat. KoppelHet gebruikt de volledige tabel en de startdatum, zodat een nieuwe collega zijn Google-account een week van tevoren heeft en de welkomstmail in Gmail kan lezen.
- Locatie staat in Cezanne in een aparte tabel met een ingangsdatum. KoppelHet zet die locatie als gebouw in Google op de dag van de verhuizing, zodat Google Agenda vanaf dan de vergaderruimtes van het nieuwe kantoor voorstelt.
- Elk dienstverband in Cezanne hoort bij een bedrijfscode. KoppelHet kiest daarmee de organisatie-eenheid en het e-maildomein in Google, zodat een collega van de Nederlandse vestiging andere Drive-instellingen kan krijgen dan een collega in het Verenigd Koninkrijk.
- Een dienstverband zonder einde heeft in Cezanne 31 december 2999 als einddatum. KoppelHet leest dat als geen einddatum, zodat er bij een vaste medewerker nooit een schorsing in Google wordt ingepland.
- Webhooks heeft Cezanne alleen in het pakket People PLUS+. Zonder dat pakket vergelijkt KoppelHet elk uur de tabellen met de vorige stand; een vertrek komt dan binnen het uur in Google.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
We loggen al met Google in op Cezanne. Wat voegt de koppeling toe?
Het inloggen regelt alleen de toegang tot Cezanne. De koppeling maakt het Google-account zelf aan, houdt functie en afdeling bij en schorst het account bij vertrek.
Ziet de koppeling salarissen in Cezanne?
Nee. De koppelgebruiker heeft alleen rechten op persoon, dienstverband en de SAML-identifiers.
Hebben we People PLUS+ nodig?
Nee. Met dat pakket reageert de koppeling direct, zonder werkt ze met een vergelijking per uur.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Cezanne HR API v2 (OData, JSON) met OAuth 2.0; API-toegang via de Customer Success-contactpersoon. Tabellen People (ook toekomstige instroom en vertrekkers), Employments (CompanyCode, TerminationDate), JobDeployments, OrgUnitPositionDeployments, LocationDeployments en SAMLIdentifiers. Webhooks alleen bij People PLUS+. Inloggen met Google via een eigen SAML 2.0-app in de Google Admin-console.
- Google via de Admin SDK Directory API (users met primaryEmail, name, externalIds type organization, orgUnitPath, organizations met title en department, locations met buildingId, suspended), met een serviceaccount met domain-wide delegation. Drive-overdracht via de Data Transfer API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Cezanne HR | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
PersonId | externalIds (type organization) | Vaste sleutel |
Voornaam en achternaam | name.givenName en name.familyName | Elk maximaal 60 tekens |
Naamgevingsregel met domein per bedrijf | primaryEmail | Gaat terug naar SAMLIdentifiers |
CompanyCode (Employments) | orgUnitPath | |
JobDeployments | organizations.title | |
OrgUnitPositionDeployments | organizations.department | |
LocationDeployments | locations.buildingId | |
TerminationDate (2999-12-31 = leeg) | suspended = true na de datum |
Gerelateerd
Cezanne HR → Active Directory
Cezanne HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts per werkgever en locatie
Cezanne HR → ADP iHCM
Cezanne HR ADP iHCM koppeling: compensatie, eenmalige betalingen en vertrek naar de Nederlandse ADP-payroll
Cezanne HR → AFAS Profit
Cezanne HR koppelen met AFAS: de Nederlandse werkgever uit Cezanne in AFAS Profit Payroll
ASCezanne HR → Arbodienst (SIVI)
Cezanne HR koppelen met de arbodienst via SIVI: absence events voor ziekte als verzuimmelding