HR naar ITSM
Cezanne HR koppelen met ServiceNow: gebruikers met bedrijf, kostenplaats en locatie, verzoeken bij start en vertrek
Met een koppeling tussen Cezanne HR en ServiceNow wordt elke medewerker uit Cezanne HR een gebruiker in ServiceNow, met bedrijf, afdeling, functie, locatie en kostenplaats, en bestelt KoppelHet een onboardingverzoek bij een nieuw dienstverband en een offboardingverzoek bij een echte einddatum. KoppelHet leest Cezanne HR via de OData API v2 en schrijft naar ServiceNow via de Import Set API en de Service Catalog API.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Cezanne HR voor meerdere werkgevers en ServiceNow als servicedesk zien in ServiceNow vaak een kostenplaats of locatie die maanden achterloopt op HR. Goedkeuringen en doorbelasting in ServiceNow kloppen dan niet meer.
- KoppelHet leest elk uur de mensen en hun huidige hoofddienstverband uit Cezanne HR, met de toewijzingen van functie, organisatie-eenheid, locatie en kostenplaats.
- Het zakelijke e-mailadres komt uit de tabel met contactgegevens.
- ServiceNow krijgt eerst bedrijven, afdelingen, locaties en kostenplaatsen, daarna de gebruikers op personeelsnummer.
- Een nieuw dienstverband levert een onboardingverzoek op met de startdatum.
- Krijgt een dienstverband een echte einddatum, dan volgt een offboardingverzoek; na die datum gaat de gebruiker op inactief.
Waar je op let bij Cezanne HR en ServiceNow
- Cezanne HR geeft een dienstverband zonder einde een einddatum van 31-12-2999. KoppelHet behandelt die waarde als leeg; alleen een echte datum levert in ServiceNow een offboardingverzoek op.
- Elk dienstverband in Cezanne HR hoort bij een bedrijfscode. Die wordt het bedrijf in core_company, zodat ServiceNow per werkgever een eigen toewijzingsgroep of catalogus kan gebruiken.
- Cezanne HR legt kostenplaatsen vast als aparte toewijzing aan een persoon. KoppelHet zet die in het kostenplaatsveld van de gebruiker, zodat doorbelasting van hardware en licenties in ServiceNow dezelfde kostenplaats gebruikt als HR.
- Functie, organisatie-eenheid en locatie zijn in Cezanne HR toewijzingen met een ingangsdatum. Een toekomstige overplaatsing past KoppelHet pas op die datum toe in ServiceNow, met een wijzigingsverzoek vooraf.
- Webhooks horen bij People PLUS+. Zonder dat pakket leest KoppelHet elk uur; met People PLUS+ start een webhook de ronde direct, en blijft de uurronde als vangnet.
- Het zakelijke e-mailadres staat in Cezanne HR niet bij de persoon zelf, maar in een aparte tabel met contactgegevens. KoppelHet voegt die twee samen voordat de gebruiker naar ServiceNow gaat.
- Toegang tot de API van Cezanne HR loopt via de Customer Success-contactpersoon, en de koppeling ziet alleen wat de rechten van de koppelgebruiker toelaten. Salarisgegevens vallen daar standaard buiten.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hebben we People PLUS+ nodig?
Nee. Zonder webhooks leest KoppelHet elk uur. Met People PLUS+ komen wijzigingen sneller door.
Wat als iemand twee dienstverbanden heeft?
KoppelHet gebruikt het huidige hoofddienstverband uit Cezanne HR voor bedrijf en functie. Het tweede dienstverband geeft geen tweede gebruiker.
Hoe komen we aan API-toegang voor Cezanne HR?
Via jullie Customer Success-contactpersoon bij Cezanne. Daarna maken we samen een koppelgebruiker met alleen de rechten die nodig zijn.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Cezanne HR API v2 (OData, dataservice.svc, JSON) met OAuth 2.0. Tabellen People, PeopleToEmploymentCurrentPrimary, Employments (CompanyCode, TerminationDate), JobDeployments, OrgUnitPositionDeployments, LocationDeployments, CostCentreDeployments en Communications. Webhooks bij People PLUS+.
- Naar ServiceNow via de Import Set API (insertMultiple) met transform maps en coalesce op employee_number; met run_after eerst core_company, cmn_department, cmn_location en cmn_cost_center, daarna sys_user. Verzoeken via POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met sysparm_requested_for.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Cezanne HR | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
People: personeelsnummer | employee_number | Coalesce-veld |
People: voornaam en achternaam | first_name, last_name | |
Communications: zakelijk e-mailadres | email | |
Employments: CompanyCode | company (core_company) | |
JobDeployments | title | |
OrgUnitPositionDeployments | department (cmn_department) | |
LocationDeployments | location (cmn_location) | |
CostCentreDeployments | cost_center (cmn_cost_center) | |
Employments: TerminationDate | Offboardingitem en active = false | Alleen een echte datum, niet 2999-12-31 |
Gerelateerd
Cezanne HR → Active Directory
Cezanne HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts per werkgever en locatie
Cezanne HR → ADP iHCM
Cezanne HR ADP iHCM koppeling: compensatie, eenmalige betalingen en vertrek naar de Nederlandse ADP-payroll
Cezanne HR → AFAS Profit
Cezanne HR koppelen met AFAS: de Nederlandse werkgever uit Cezanne in AFAS Profit Payroll
ASCezanne HR → Arbodienst (SIVI)
Cezanne HR koppelen met de arbodienst via SIVI: absence events voor ziekte als verzuimmelding