Identity en access management
Dayforce koppelen met Active Directory: domeinaccounts per locatie uit Dayforce
Met een koppeling tussen Dayforce en Active Directory maakt KoppelHet voor nieuwe medewerkers van de Nederlandse organisatie in Dayforce een domeinaccount aan in de OU van hun locatie, met functie, afdeling en manager. Na de einddatum in Dayforce wordt het account uitgeschakeld, en die datum staat vooraf al als vervaldatum op het account.
Wat de koppeling doet
Organisaties waar een buitenlands moederbedrijf Dayforce beheert en de Nederlandse vestigingen een eigen Active Directory hebben, maken accounts met de hand aan na een mail van HR. De manager in het domein klopt zelden.
- IT installeert eenmalig een klein programma van KoppelHet op een server in het domein.
- Het platform van KoppelHet vraagt Dayforce welke medewerkers van de Nederlandse organisatie zijn bijgewerkt, aangenomen of beëindigd.
- Het programma maakt het account aan in de OU van de locatie, met functie, afdeling en manager, en zet de groepen die bij de functie horen.
- Een nieuwe locatie of functie in Dayforce verhuist het account en wisselt de groepen.
- Na de einddatum wordt het account uitgeschakeld en naar de OU voor vertrekkers verplaatst.
Waar je op let bij Dayforce en Active Directory
- Dayforce heeft een vaste referentiecode per medewerker en daarnaast een personeelsnummer dat per organisatie kan verschillen. KoppelHet zet de referentiecode als sleutel op het account en het personeelsnummer in het tweede nummerveld van Active Directory, zodat beide op te zoeken zijn.
- Locaties zijn in Dayforce onderdeel van een organisatieboom die meerdere niveaus heeft. KoppelHet gebruikt de locatie uit de primaire werktoewijzing om de OU te kiezen, zodat groepsbeleid per distributiecentrum goed staat.
- Dayforce onderscheidt actieve, inactieve en beëindigde medewerkers. Inactief betekent vaak langdurig verlof; of het account dan wordt uitgeschakeld of actief blijft, leggen we per status vast.
- Een beëindiging staat in Dayforce vaak weken vooruit. KoppelHet zet de einddatum direct als vervaldatum op het account, zodat het ook op tijd stopt als het programma in het domein die dag niet draait.
- Niet elke medewerker in een distributiecentrum werkt achter een pc. Per functie leggen we vast wie een domeinaccount krijgt, zodat er geen ongebruikte accounts ontstaan.
- Het platform van KoppelHet leest Dayforce; het programma in het domein haalt alleen opdrachten op via een uitgaande verbinding. Het domein heeft dus geen toegang tot Dayforce nodig en er hoeft niets open in de firewall.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet er een poort open in onze firewall?
Nee. Het programma in jullie domein maakt alleen een uitgaande verbinding met het platform van KoppelHet.
Werkt dit ook zonder Active Directory, met alleen Microsoft 365?
Ja, die koppeling bouwen we ook.
Wat is achteraf terug te zien voor een audit?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce wordt gelezen via de RESTful Web Services (Employees met filterUpdatedStartDate, filterUpdatedEndDate en filterUpdatedEntities, filterHireStartDate, filterTerminationStartDate, orgUnitXRefCode en employmentStatusXRefCode), daarna per XRefCode met expand voor WorkAssignments, EmploymentStatuses en EmployeeManagers, met contextDate.
- Een KoppelHet-agent op een Windows-server in het domein schrijft employeeID (maximaal 16 tekens), employeeNumber, sAMAccountName (maximaal 20 tekens), userPrincipalName, givenName, sn, displayName, title, department, physicalDeliveryOfficeName, manager en accountExpires, en verplaatst accounts tussen OU's.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Active Directory | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | employeeID | Vaste sleutel; maximaal 16 tekens |
EmployeeNumber | employeeNumber | |
FirstName | givenName | |
LastName | sn en displayName | |
Naamgevingsregel | sAMAccountName en userPrincipalName | sAMAccountName maximaal 20 tekens |
WorkAssignments (primair): Location | OU en physicalDeliveryOfficeName | |
WorkAssignments (primair): Department | department | |
WorkAssignments (primair): Job | title en groepen | |
EmployeeManagers | manager | Distinguished name van het account van de manager |
Termination date | accountExpires en uitschakelen |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum