HR naar ERP
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum
Met een koppeling tussen Dayforce en 4PS Construct komt elke medewerker van de bouw- of installatieonderdelen in Dayforce automatisch in de juiste 4PS-administratie, met nummer, functie, datum in dienst en de kostenplaats van zijn primaire werkplek. Een vertrek dat in Dayforce vooruit is vastgelegd, staat direct als einddatum in 4PS, en na de laatste werkdag gaat de status naar beëindigd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in Dayforce doen en hun bouw- of installatiebedrijven in 4PS Construct laten werken, zetten nieuwe monteurs met de hand in 4PS. Een medewerker die naar een ander project of onderdeel overstapt, schrijft daar nog op de oude kostenplaats, tot iemand in 4PS de kaart aanpast.
- HR legt een aanname, overplaatsing of vertrek vast in Dayforce.
- KoppelHet haalt elk uur de gewijzigde medewerkers op, met werkplekken en status tot een maand vooruit.
- KoppelHet maakt de medewerker aan in de 4PS-administratie van zijn onderdeel, of werkt hem bij.
- De kostenplaats van de primaire werkplek komt als standaarddimensie op de medewerker, als de waarde in 4PS bestaat.
- Bij een vertrek zet KoppelHet de einddatum; na de laatste werkdag wordt de status beëindigd.
Waar je op let bij Dayforce en 4PS Construct
- Werkt een monteur in Dayforce op twee werkplekken, dan is één daarvan primair. Een medewerker onder 4PS heeft per dimensie één standaardwaarde. KoppelHet zet de kostenplaats van de primaire werkplek op de medewerker; uren voor de tweede werkplek boekt de uitvoerder in 4PS op het project.
- Dayforce laat een veld zonder waarde weg uit het antwoord. Een kostenplaats die in Dayforce wordt leeggemaakt, ziet een koppeling dus niet als wijziging. KoppelHet bewaart de vorige stand en haalt de dimensie in 4PS alleen weg als het veld er de vorige keer wel was en de API-rol er nog steeds recht op heeft.
- Het nummer waarmee Dayforce een medewerker in de API opzoekt, is de XRefCode, niet het personeelsnummer. In 4PS is het nummer van de medewerker het personeelsnummer uit Dayforce. KoppelHet houdt beide bij, zodat een monteur in 4PS hetzelfde nummer heeft als op zijn loonstrook.
- Kostenplaatsen zijn in de API onder 4PS dimensiewaarden die alleen te lezen zijn. Krijgt een werkplek in Dayforce een grootboekcode die finance nog niet in 4PS heeft, dan komt de medewerker wel binnen, zonder kostenplaats, en ziet finance in het platform welke code ontbreekt.
- Een beëindiging staat in Dayforce als dienstverbandstatus met een ingangsdatum. KoppelHet kijkt een maand vooruit, zet de einddatum direct op de 4PS-medewerker en zet de status pas na de laatste werkdag op beëindigd, zodat de monteur tot en met die dag uren boekt.
- Komt een oud-medewerker terug, dan verwacht 4PS geen tweede kaart met hetzelfde nummer. KoppelHet zet de bestaande medewerker terug op actief, met de nieuwe datum in dienst, en maakt de einddatum leeg; in Business Central heet dat de lege datum 0001-01-01.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan geklokte uren uit Dayforce naar 4PS?
Niet in deze koppeling. Uren op projecten worden in 4PS geboekt. Een urenstroom kan later als uitbreiding.
Wat als een kostenplaats nog niet in 4PS bestaat?
Dan komt de medewerker zonder kostenplaats binnen en ziet finance welke code ontbreekt. Zodra finance hem aanmaakt, vult KoppelHet de dimensie aan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de REST API (https://www.dayforcehcm.com/api/{CompanyName}/V1/Employees/{XRefCode}). Gewijzigde medewerkers via GET Employee XRefCodes met FilterUpdatedStartDate en FilterUpdatedEndDate; details met Expand op WorkAssignments (Position met Department en Job, Location, LedgerCode, BusinessTitle, IsPrimary, EffectiveStart, EffectiveEnd) en EmploymentStatuses, met ContextDateRangeFrom en ContextDateRangeTo. Field-level access per element; lege velden ontbreken.
- Naar 4PS via de Business Central API v2.0 per company: employees (POST en PATCH met If-Match; number, givenName, middleName, surname, jobTitle, email, employmentDate, terminationDate, status Active, Inactive of Terminated) en defaultDimensions met parentType Employee. dimensionValues is alleen te lezen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in 4PS Construct | Toelichting |
|---|---|---|
EmploymentStatuses.EmployeeNumber | number | |
FirstName, MiddleName, LastName | givenName, middleName, surname | |
WorkAssignments.BusinessTitle of Position.Job | jobTitle | |
WorkAssignments.Location | 4PS-administratie (company) | Via een tabel |
WorkAssignments.LedgerCode (IsPrimary) | defaultDimensions (kostenplaats) | Alleen bestaande dimensiewaarden |
WorkAssignments.Position.Department | defaultDimensions (afdeling) | |
HireDate | employmentDate | |
EmploymentStatuses (beëindigd) | terminationDate en status Terminated |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → Active Directory
Dayforce koppelen met Active Directory: domeinaccounts per locatie uit Dayforce