Recruitment naar HR
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Met een koppeling tussen Ashby en Dayforce wordt een kandidaat met een geaccepteerd aanbod in Ashby een medewerker in Dayforce, met indiensttredingsdatum, locatie, werktoewijzing en onboardingbeleid. Ashby heeft geen eigen Dayforce-integratie, en omdat Dayforce een medewerker nooit verwijdert, laat KoppelHet Dayforce elke aanname eerst controleren voordat hij wordt opgeslagen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Ashby werven en Dayforce voor HR en salaris gebruiken, nemen elke aanname met de hand over in Dayforce. Ashby biedt daarvoor geen overdracht, en een tikfout in Dayforce is niet weg te halen: een eenmaal opgeslagen medewerker blijft bestaan.
- Het aanbod wordt geaccepteerd en de kandidaat gaat in Ashby op aangenomen.
- KoppelHet leest het aanbod, de opening en de locatie uit Ashby.
- Dayforce controleert de nieuwe medewerker zonder hem op te slaan.
- Zonder fouten maakt KoppelHet de medewerker aan, met werktoewijzing en onboardingbeleid.
- Bij een fout of een gewijzigd aanbod krijgt HR een melding met de reden.
Waar je op let bij Ashby en Dayforce
- Ashby beschrijft geen Dayforce-integratie; de eigen HR-overdrachten in de documentatie gaan onder meer naar Workday, BambooHR en HiBob. KoppelHet gebruikt de aannamemelding van Ashby en schrijft met de REST API van Dayforce.
- Dayforce bewaart een eenmaal toegevoegde medewerker voor altijd. KoppelHet stuurt elke aanname uit Ashby daarom eerst met alleen controleren, en maakt de medewerker pas echt aan als Dayforce geen fout meldt. Een onbekende locatiecode wordt zo een melding, geen halve medewerker.
- Een opening in Ashby heeft een gewenste startdatum, het aanbod de afgesproken startdatum. KoppelHet neemt de datum uit de laatste versie van het aanbod als indiensttreding in Dayforce, omdat de opening alleen de planning van de recruiter weergeeft.
- Dayforce werkt met vaste codes voor locaties en organisatie-eenheden, Ashby met locaties die het land als naam geven. Per Ashby-locatie leggen we de Dayforce-code vast; een nieuwe locatie in Ashby stopt bij de controle tot HR de tabel aanvult.
- Dayforce heeft voor een medewerker een apart onderdeel voor onboardingbeleid. KoppelHet zet het beleid dat bij de locatie hoort, zodat de onboarding in Dayforce start zonder dat HR het per nieuwe collega kiest.
- Ashby kan een aanbod na acceptatie nog een nieuwe versie geven. Is de medewerker dan al in Dayforce, dan past KoppelHet niets automatisch aan maar meldt HR wat er is veranderd, omdat een indiensttreding in Dayforce niet ongedaan te maken is.
- Belastinggegevens voor de VS en Canada zijn in Dayforce aparte onderdelen, en Ashby heeft die gegevens niet. KoppelHet laat ze leeg; HR of de medewerker vult ze in Dayforce in voor de eerste salarisrun.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom eerst controleren?
Omdat Dayforce een medewerker niet meer verwijdert. Een fout komt zo als melding bij HR in plaats van als record dat blijft staan.
Gaat het salaris uit Ashby mee?
Niet in de eerste versie. Ashby geeft een bedrag zonder periode; HR legt het loon in Dayforce vast. Meesturen kan later als uitbreiding.
Kan Dayforce Recruiting dit niet zelf?
Wie in Dayforce zelf werft, heeft deze koppeling niet nodig. Deze pagina is voor wie Ashby als ATS houdt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Ashby via de webhook candidateHire (Ashby-Signature; data.offer met acceptanceStatus, latestVersion.startDate en openingId) en de API voor opening (targetStartDate, employmentType, locationIds) en location.info. Antwoord HTTP 200 als bevestiging.
- Dayforce via POST https://www.dayforcehcm.com/api/{clientName}/v1/Employees met isValidateOnly=true en daarna zonder; EmployeePostRequest met XRefCode, FirstName, LastName en subordinate resources zoals Contacts, Locations, WorkAssignments, EmploymentStatuses en OnboardingPolicies. Medewerkers zijn forever persistent.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Ashby | Veld in Dayforce | Toelichting |
|---|---|---|
candidate.name | FirstName en LastName | |
candidate.primaryEmailAddress | Contacts (persoonlijke e-mail) | |
offer.latestVersion.startDate | HireDate en ingangsdatum van de subordinate resources | |
Locatie van de opening | WorkAssignments en Locations (Dayforce-codes) | Vertaaltabel per Ashby-locatie |
opening employmentType | EmploymentStatuses | FullTime en PartTime naar de statuscodes van jullie Dayforce |
Locatie of afdeling | OnboardingPolicies | |
application.id | Koppeltabel naar XRefCode | In KoppelHet, niet in Dayforce |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker