Payroll koppeling
Dayforce ADP iHCM koppeling: Nederlandse medewerkers uit Dayforce in de ADP-payroll
Met een koppeling tussen Dayforce en ADP iHCM NL gaan salaris, persoonsgegevens en uitdiensttreding van Nederlandse medewerkers uit Dayforce automatisch naar ADP, met de ingangsdatum die in Dayforce geldt. Dayforce blijft het HR-systeem voor de groep, ADP verloont in Nederland, en de salarisadministratie voert niets meer dubbel in.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Dayforce als wereldwijd HR-systeem gebruiken en de Nederlandse salarissen bij ADP iHCM laten draaien, mailen elke maand een lijst met wijzigingen naar de salarisadministratie. Een adreswijziging of loonsverhoging die na het versturen binnenkomt, wacht tot de volgende maand.
- ADP of de salarisadministratie maakt de nieuwe medewerker in iHCM aan; ADP meldt dat.
- KoppelHet koppelt de ADP-medewerker één keer aan de XRefCode in Dayforce.
- Elk uur haalt KoppelHet de Nederlandse medewerkers op die in Dayforce zijn bijgewerkt.
- Salaris, adres en contactgegevens gaan met de geldende ingangsdatum naar ADP.
- Een uitdiensttreding in Dayforce beëindigt het dienstverband in ADP.
Waar je op let bij Dayforce en ADP iHCM
- Elke organisatie heeft een eigen Dayforce-adres met de bedrijfsnaam in de URL. KoppelHet zoekt daar alleen medewerkers op met een Nederlandse paygroup, zodat collega's uit andere landen die ook in Dayforce staan nooit naar ADP gaan.
- Dayforce laat een veld weg uit het antwoord als het leeg is, en ook als de koppeling er geen rechten op heeft. KoppelHet leest een ontbrekend veld daarom niet als leegmaken; anders zou een rechtenprobleem in Dayforce een adres in ADP wissen.
- Dayforce bewaart status, paygroup en uren met een begin- en einddatum, en geeft de stand op elk gekozen moment. KoppelHet vraagt de stand op de ingangsdatum op, zodat een loonsverhoging per de eerste van volgende maand niet al in de lopende ADP-periode belandt.
- Bijgewerkte medewerkers vraagt KoppelHet bij Dayforce op met een begin- én einddatum voor de wijziging; met alleen een begindatum negeert Dayforce het filter en geeft alle medewerkers terug. Het tijdvak sluit steeds aan op de vorige keer, zodat er niets tussen valt.
- ADP neemt per aanroep één salariswijziging aan, per dienstverband. Heeft een medewerker in Dayforce twee wijzigingen in hetzelfde uur, bijvoorbeeld een correctie direct na een verhoging, dan stuurt KoppelHet ze na elkaar in de volgorde van de ingangsdatum.
- Dayforce geeft bij een uitdiensttreding een reden mee. ADP kent een eigen lijst met vertrekredenen, die via de metadata van de beëindiging op te vragen is. KoppelHet vertaalt de Dayforce-reden naar die lijst; een datum die later verschuift, wordt in ADP geannuleerd en opnieuw gestart.
- Een medewerker kan in Dayforce meer dan één werktoewijzing hebben, met één als primaire. ADP koppelt het salaris aan een specifiek dienstverband met een eigen ID. KoppelHet legt per Dayforce-toewijzing vast welk ADP-dienstverband erbij hoort, en stuurt een tweede toewijzing niet ongemerkt naar het eerste.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de payroll van Dayforce zelf?
Dat kiezen jullie zelf. Deze koppeling is voor organisaties die in Nederland bij ADP iHCM blijven verlonen.
Maakt de koppeling nieuwe medewerkers aan in ADP?
Nee. In de openbare iHCM-gidsen van ADP staat daar geen API voor. ADP of de salarisadministratie maakt de medewerker aan, daarna neemt de koppeling het over.
Gaan bonussen ook mee?
Niet in de eerste versie. Variabele bedragen per periode kunnen later als uitbreiding, als ze in Dayforce per medewerker vastliggen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de REST API (https://www.dayforcehcm.com/api/{CompanyName}/V1/Employees) met filterUpdatedStartDate en filterUpdatedEndDate, details per XRefCode met expand EmploymentStatuses (PayGroup, PayType, PayClass, NormalWeeklyHours, EmploymentStatusReason, EffectiveStart, EffectiveEnd), Addresses en Contacts, en contextDate voor de stand op een datum. Velden alleen bij Web Services Field-Level Access in de rol van de API-gebruiker; lege velden ontbreken in het antwoord.
- ADP iHCM via event notifications (worker.hire), de Worker Management-wijzigingsevents (personalAddress, personalCommunication; associateOID verplicht), de Base Remuneration Change API (één event per aanroep; 2416 en 2417) en de Worker Terminate API (worker.terminate, worker-termination.cancel, /meta voor waardenlijsten). Elke URI in de Consumer Application Registry (CAR).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in ADP iHCM | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | payrollfilenumber (via de ADP-medewerker) | Eenmalig gekoppeld aan het associateOID |
EmploymentStatuses: PayGroup | payrollGroupCode | Vertaaltabel per paygroup |
CompensationSummary (basisloon) | 2417 salarisbedrag | |
EmploymentStatuses: PayType | 2416 salariscode | Uur- of periodeloon |
EffectiveStart | effectiveDateTime | |
Addresses | worker.personalAddress.change | |
Contacts (privé e-mail en mobiel) | personalCommunication.email en mobile | |
EmploymentStatus beëindigd en EmploymentStatusReason | worker.terminate met reden |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum