HR naar ERP
Dayforce AllSolutions koppeling: Nederlandse medewerkers uit Dayforce in AllSolutions voor uren en projecten
Met een koppeling tussen Dayforce en AllSolutions komt elke medewerker van de Nederlandse onderdelen in Dayforce automatisch in AllSolutions, met personeelsnummer, afdeling uit de primaire werkplek, functie en datum in dienst. Een vertrek dat in Dayforce vooruit is vastgelegd, staat meteen als datum uit dienst in AllSolutions, zodat uren tot de laatste werkdag kunnen worden geschreven.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in Dayforce voeren en de Nederlandse projecten en uren in AllSolutions, voeren iedere nieuwe collega twee keer in. Een overplaatsing die in Dayforce op de eerste van de maand ingaat, staat in AllSolutions pas goed als iemand eraan denkt, en tot die tijd lopen uren naar de verkeerde afdeling.
- HR legt een aanname, overplaatsing of vertrek vast in Dayforce.
- KoppelHet vraagt elk uur bij Dayforce welke medewerkers sinds de vorige ronde zijn gewijzigd.
- Per medewerker haalt KoppelHet werkplekken en dienstverbandstatus op, ook die later ingaan.
- KoppelHet maakt de medewerker aan in AllSolutions of stuurt alleen de velden die anders zijn.
Waar je op let bij Dayforce en AllSolutions
- Dayforce geeft een lijst van medewerkers die binnen een periode zijn gewijzigd, en daarna de details per medewerker. KoppelHet vraagt elk uur alleen de wijzigingen sinds de start van de vorige ronde op, zodat AllSolutions niet bij elke ronde alle medewerkers opnieuw krijgt.
- De XRefCode waarmee Dayforce een medewerker in de API opzoekt, is niet hetzelfde als het personeelsnummer. AllSolutions krijgt het personeelsnummer; de XRefCode bewaart KoppelHet in een vrij veld met een eigen REST API-label, zodat een wijziging altijd bij dezelfde medewerker terechtkomt.
- Dayforce geeft standaard de stand van vandaag. KoppelHet vraagt de dienstverbandstatus ook een maand vooruit op. Een vertrek dat HR al heeft vastgelegd, komt zo direct als datum uit dienst in AllSolutions, en de medewerker kan tot en met zijn laatste dag uren schrijven.
- Een medewerker kan in Dayforce meerdere werkplekken hebben, waarvan één primair is, en een werkplek kan virtueel zijn. AllSolutions kent per medewerker één afdeling. KoppelHet neemt de afdeling van de primaire werkplek en negeert virtuele werkplekken voor de keuze van het AllSolutions-bedrijf.
- Dayforce laat een veld weg als het leeg is of als de API-rol het niet mag zien, en ook als een bovenliggend element niet is vrijgegeven. AllSolutions zou een ontbrekende afdeling dan niet bijwerken, zonder dat iemand het merkt. KoppelHet controleert per ronde of afdeling, functie en status zijn meegekomen.
- AllSolutions-klanten richten een koppeling eerst in op hun acceptatieomgeving en zetten de REST API-instellingen daarna met een export en import over naar productie. KoppelHet test de vertaling van Dayforce-velden naar AllSolutions-labels op acceptatie, zodat dezelfde labels in productie werken.
- AllSolutions raadt af om voor elke actie opnieuw in te loggen, en zware aanroepen houden een agent van de omgeving bezet. KoppelHet logt één keer per ronde in, vraagt in Dayforce eerst de gewijzigde medewerkers op, en stuurt AllSolutions daarna alleen die medewerkers.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salarisgegevens mee naar AllSolutions?
Nee. Salaris blijft in Dayforce. AllSolutions krijgt wat nodig is om uren en projecten te boeken.
Wat als een afdeling uit Dayforce niet in AllSolutions bestaat?
Dan weigert AllSolutions de medewerker. KoppelHet meldt de ontbrekende afdeling en probeert opnieuw zodra die er is.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de REST API (https://www.dayforcehcm.com/api/{CompanyName}/V1/Employees). Gewijzigde medewerkers via GET Employee XRefCodes met FilterUpdatedStartDate en FilterUpdatedEndDate; details per XRefCode met Expand op WorkAssignments (Position met Department en Job, Location, IsPrimary, IsVirtual, EffectiveStart, EffectiveEnd) en EmploymentStatuses (EmployeeNumber, EmploymentStatus, EffectiveStart), met ContextDateRangeFrom en ContextDateRangeTo. Web Services Field-Level Access voor elk element en de bovenliggende elementen.
- AllSolutions via de REST API: POST /api/v1/Login met signature en daarna het token, GET op de actieve weergave, POST per record met dezelfde controles als het formulier, PUT met alleen gewijzigde velden. Wisselen van bedrijf via Inlogbedrijven/-afdelingen (MWZBDR). Vrije velden met een REST API-label; REST API-instellingen exporteren en importeren via Interfaces (MINTFA) vanaf versie 20.0.01.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in AllSolutions | Toelichting |
|---|---|---|
EmploymentStatuses.EmployeeNumber | Personeelsnummer | |
XRefCode | Vrij veld met REST API-label | Sleutel voor het ophalen in Dayforce |
FirstName, LastName | Naam | |
WorkAssignments.Position.Department (IsPrimary) | Afdeling | Via een tabel |
WorkAssignments.Position.Job | Functie | |
WorkAssignments.Location | AllSolutions-bedrijf (inlogbedrijf) | Alleen Nederlandse locaties |
HireDate | Datum in dienst | |
EmploymentStatuses (beëindigd, EffectiveStart) | Datum uit dienst |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum