ASVerzuimmelding (SIVI)
Dayforce koppelen met de arbodienst via SIVI: Time Away From Work als verzuimmelding
Met een koppeling tussen Dayforce en de Arbodienst wordt goedgekeurde ziekte van Nederlandse medewerkers in Time Away From Work automatisch een ziek-, wijzigings- of betermelding bij de arbodienst, in het SIVI-formaat. HR in Nederland hoeft verzuim niet meer over te typen in het portaal van de arbodienst, en een geannuleerde ziekmelding in Dayforce komt als taak bij HR terecht.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR, roosters en afwezigheid in Dayforce vastleggen en een Nederlandse arbodienst hebben, melden ziekte nu in Dayforce én in het portaal van de arbodienst. Komt een herstel of annulering alleen in Dayforce terecht, dan loopt het dossier bij de arbodienst achter.
- Bij de start leggen we vast welke TAFW-redenen in Dayforce ziekte zijn en welke statussen jullie omgeving gebruikt.
- KoppelHet haalt de lijst Nederlandse medewerkers op en vraagt per medewerker de goedgekeurde en geannuleerde afwezigheid over een terugkijkend venster op.
- Een nieuwe ziekte gaat als ziekmelding naar de arbodienst, aangevuld met dienstverband, afdeling en vangnet.
- Verandert de einddatum of het aantal uren, dan volgt een wijziging of de betermelding.
- De retourmelding van de arbodienst staat in het KoppelHet platform; een afkeuring of een annulering van gemelde ziekte wordt een taak voor HR.
Waar je op let bij Dayforce en Arbodienst (SIVI)
- Dayforce geeft afwezigheid alleen per medewerker terug, niet voor een hele organisatie in één keer. KoppelHet haalt daarom eerst de Nederlandse medewerkers op en vraagt daarna per persoon de ziekte op, binnen de limieten van de API.
- Bij het ophalen van afwezigheid is een status verplicht, en die is hoofdlettergevoelig. De waarden, zoals APPROVED en CANCELED, kan een organisatie zelf aanpassen. We leggen bij de start vast welke statussen jullie Dayforce gebruikt, zodat er geen goedgekeurde ziekte buiten de koppeling valt.
- In het antwoord van Dayforce staat geen status per aanvraag. KoppelHet vraagt goedgekeurde en geannuleerde afwezigheid daarom apart op. Verschijnt een al gemelde ziekte bij de geannuleerde, dan krijgt HR een taak in plaats van dat de arbodienst stil een intrekking krijgt.
- Een aanvraag in Dayforce zegt of het om een hele dag, een halve dag of een aantal netto uren gaat. Daaruit rekent KoppelHet het verzuimpercentage uit tegen het rooster, zodat een middag ziek bij de arbodienst niet als een volle dag binnenkomt.
- Afwezigheid in Dayforce wordt opgevraagd binnen een verplicht datumvenster. Om een ziekte die achteraf wordt verlengd of ingekort niet te missen, kijkt de koppeling elke keer enkele weken terug en vergelijkt met wat de arbodienst al heeft.
- Bij een aanvraag kunnen een opmerking van de medewerker en van de manager staan. Die kunnen medische details bevatten en gaan nooit naar de arbodienst. Alleen de reden bepaalt of het ziekte is, en die gaat zelf ook niet mee.
- De XRefCode van een medewerker moet in Dayforce exact overeenkomen, anders weigert de API de vraag. KoppelHet gebruikt die code ook als werknemernummer bij de arbodienst, zodat een retourmelding altijd naar de juiste persoon in Dayforce terugwijst.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet het verlof in Dayforce anders worden ingericht?
Meestal niet. Wel moet er een herkenbare reden voor ziekte zijn, en de API-gebruiker moet afwezigheid van Nederlandse medewerkers mogen lezen.
Hoe snel weet de arbodienst het?
Binnen enkele uren na goedkeuring in Dayforce. Dayforce stuurt geen melding bij een nieuwe afwezigheid, dus de koppeling kijkt meerdere keren per dag.
Gaan de opmerkingen bij een aanvraag mee?
Nee. Opmerkingen van medewerker en manager blijven in Dayforce.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de REST API met de clientnaam in de URL. Medewerkers via het Employees-endpoint (gewijzigd sinds de vorige run, met WorkAssignments en EmploymentStatuses voor de Nederlandse legal entity). Afwezigheid via GET /V1/Employees/{xRefCode}/TimeAwayFromWork met filterTAFWStartDate, filterTAFWEndDate en status (allemaal verplicht); antwoordvelden onder meer TAFWXRefCode, TimeStart, TimeEnd, NetHours, ReasonName, AllDay, HalfDay en DailyElapsedHours. Opmerkingvelden worden niet verwerkt.
- Naar de arbodienst gaan de SIVI-berichten Dienstverbanden, Werknemer gegevens en Verzuimmeldingen, met Vangnet J/N (verplicht), organisatie-eenheid en een oorzaakcode zonder diagnose. Transport volgens de koppelvlakbeschrijving SIVI 2025 (REST-endpoint bij de arbodienst, XML in Base64 binnen JSON, OAuth 2.0), met een retour- en verwerkingsmelding terug.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
Employee XRefCode | Identificatie werknemer | Geen BSN |
Work assignment van de Nederlandse legal entity | Identificatie dienstverband | |
TAFWXRefCode | Verzuimgeval identificatie | |
TimeStart | Datum eerste verzuimdag | |
AllDay, HalfDay, NetHours en DailyElapsedHours | Percentage verzuim | Ten opzichte van de geplande uren |
TimeEnd + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
ReasonName | Filter op ziekte | Alleen redenen die als ziekte zijn aangewezen |
Eigen veld voor Nederland | Vangnet J/N | Dayforce kent geen vangnetregeling |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum