Payroll koppeling
Dayforce DATEV koppeling: Duitse medewerkers uit Dayforce klaar in LODAS of Lohn und Gehalt
Met een koppeling tussen Dayforce en DATEV gaan nieuwe Duitse medewerkers, wijzigingen in uren en salaris, bankgegevens en vertrek uit Dayforce naar het DATEV-loonprogramma van de Steuerberater, die ze daar controleert en overneemt. KoppelHet bouwt de aanlevering op de REST API van Dayforce.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Dayforce als HR-systeem gebruiken en de Duitse salarissen door een Steuerberater in DATEV laten verwerken, mailen zonder koppeling maandelijks de mutaties. Een urenwijziging die in Dayforce per volgende maand ingaat, komt dan vaak te laat of in de verkeerde maand bij het kantoor.
- KoppelHet krijgt in Dayforce een API-gebruiker met een rol die alleen de velden voor DATEV mag zien.
- Dagelijks haalt KoppelHet de gewijzigde medewerkers op en leest hun gegevens op de ingangsdatum van de wijziging.
- Alleen medewerkers met een werkplek op een Duitse locatie gaan door; KoppelHet zet ze om naar stam- en mutatiegegevens voor DATEV.
- De aanlevering gaat via de Lohnimportdatenservice naar het DATEV-rekencentrum of als ASCII-bestand naar het kantoor.
- De Steuerberater neemt de gegevens over; KoppelHet meldt wat vóór de afsluiting nog openstaat.
Waar je op let bij Dayforce en DATEV
- Dayforce bewaart werkplek, status en compensatie met een begin- en einddatum. KoppelHet leest elke wijziging op haar eigen ingangsdatum, zodat een urenverhoging per de eerste van volgende maand ook in die DATEV-maand landt en niet eerder.
- Een veld komt alleen uit Dayforce als de rol van de API-gebruiker er rechten op heeft. Een leeg salaris of IBAN bij een Duitse starter is daarom meestal een ontbrekend recht; KoppelHet stuurt dan geen half record naar de Steuerberater.
- Dayforce bevat medewerkers uit alle landen van de organisatie. KoppelHet selecteert op een werkplek met een Duitse locatie, en bij meerdere Duitse vennootschappen op de juiste vennootschap, omdat elk zijn eigen Mandant bij het kantoor heeft.
- In DATEV zijn stamgegevens en maandelijkse mutaties twee soorten aanlevering. Een vast salaris uit Dayforce gaat als stamgegeven, een eenmalige betaling als mutatie in de maand van uitbetaling op de loonsoort die het kantoor aanwijst.
- Dayforce herkent een medewerker aan de XRefCode, die ook in de API-aanroep per medewerker zit. Gebruikt de Steuerberater eigen Personalnummern, dan bewaart KoppelHet per XRefCode het nummer van het kantoor, zodat een herindiensttreding niet als nieuwe persoon in DATEV komt.
- Duitse belasting- en sociale-verzekeringsgegevens, zoals Steuerklasse en Krankenkasse, staan meestal niet in Dayforce. De Steuerberater legt die in DATEV vast, en de koppeling overschrijft ze niet.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie zet de importdienst aan in DATEV?
De Steuerberater, in DATEV Arbeitsplatz. Zonder die stap komt er niets aan.
Werkt dit ook als we Dayforce Payroll voor andere landen gebruiken?
Ja. De koppeling leest alleen de Duitse medewerkers; de andere landen blijven in hun eigen loonverwerking.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de REST API met de bedrijfsnaam in de URL - gewijzigde medewerkers via de filters op wijzigingsdatum van het Employees-endpoint, details met expand voor EmploymentStatuses, WorkAssignments, Addresses, DirectDeposits en CompensationSummary, met contextDate voor de stand op een datum. Velden alleen bij field-level access in de rol van de API-gebruiker.
- Naar DATEV via de Lohnimportdatenservice (ASCII-import van stam- en mutatiegegevens via het DATEV-rekencentrum, overname per knopdruk, status voor bron en gebruiker, activering in DATEV Arbeitsplatz) of een ASCII-bestand voor LODAS. Toegang voor partnersoftware na onboarding op het DATEV Developer Portal.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in DATEV | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | Personalnummer | Of een vertaaltabel naar de nummers van het kantoor |
FirstName, LastName, BirthDate | Vorname, Name, Geburtsdatum | |
Addresses (thuisadres) | Anschrift | |
EmploymentStatuses (start) | Eintrittsdatum | |
WorkAssignments (uren) | Wöchentliche Arbeitszeit | |
CompensationSummary | Festbezug | Omgerekend naar het maandbedrag |
DirectDeposits | Bankverbindung (IBAN) |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum