Identity en access management
Dayforce koppelen met Entra ID: Microsoft-accounts voor Nederlandse medewerkers uit Dayforce
Met een koppeling tussen Dayforce en Microsoft Entra ID krijgen nieuwe medewerkers van de Nederlandse organisatie in Dayforce een Microsoft-account met functie, afdeling, locatie en manager, en wordt de aanmelding na de einddatum in Dayforce geblokkeerd. Aannames en beëindigingen die vooruit zijn ingevoerd, worden op de juiste dag uitgevoerd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Dayforce voor HR in alle landen gebruiken en in Nederland een eigen Microsoft-omgeving beheren, krijgen nieuwe collega's door via een lijst van het hoofdkantoor. Vertrekkers staan daar soms pas weken later op.
- KoppelHet vraagt Dayforce welke medewerkers van de Nederlandse organisatie in het afgelopen tijdvak zijn bijgewerkt, aangenomen of beëindigd.
- Voor die medewerkers haalt KoppelHet de details op, met de stand op de ingangsdatum.
- Een nieuwe medewerker krijgt vóór de startdatum een Microsoft-account met functie, afdeling, locatie, manager en licentie.
- Bij een nieuwe werktoewijzing of manager volgen gegevens en groepen in Entra ID.
- Na de einddatum blokkeert KoppelHet de aanmelding en haalt de medewerker uit de groepen.
Waar je op let bij Dayforce en Microsoft Entra ID
- Dayforce geeft zonder filter altijd de hele populatie terug, en waarschuwt daar zelf voor. KoppelHet vraagt alleen medewerkers op die in het afgelopen tijdvak zijn bijgewerkt, beperkt tot de onderdelen die voor Entra ID tellen, zoals werktoewijzing, dienstverbandstatus en contactgegevens.
- Een aanname of beëindiging staat in Dayforce vaak weken vooruit. KoppelHet zoekt daar apart op, op aannamedatum en op einddatum, zodat het account op tijd klaarstaat en op de juiste dag wordt geblokkeerd.
- Dayforce kent managers per medewerker en per werktoewijzing. Entra ID heeft één manager; KoppelHet neemt de manager van de primaire werktoewijzing, zodat goedkeuringen en het organogram in Teams bij de dagelijkse leidinggevende uitkomen.
- Dayforce bedient vaak alle landen van een concern, terwijl deze Microsoft-omgeving alleen voor Nederland is. KoppelHet vraagt alleen medewerkers van de Nederlandse organisatie-eenheid op en heeft in Dayforce ook alleen rechten op die eenheid.
- Velden komen in Dayforce alleen mee als de rol van de API-gebruiker er rechten op heeft. KoppelHet controleert na elke ophaalronde of functie, afdeling en manager er zijn, zodat een ontbrekend recht niet stilletjes lege velden in Entra ID oplevert.
- Dayforce kan per medewerker een account voor single sign-on vastleggen. Als jullie aanmelden bij Dayforce via Microsoft laten lopen, kan KoppelHet het Microsoft-account daar terugzetten, zodat een nieuwe collega op de eerste dag ook in Dayforce kan inloggen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft het Nederlandse IT-team toegang tot Dayforce nodig?
Nee. KoppelHet werkt met een aparte API-gebruiker in Dayforce, die het hoofdkantoor aanmaakt met alleen leesrechten op de Nederlandse eenheid.
Werkt dit ook met Active Directory in ons eigen netwerk?
Ja, die koppeling bouwen we ook.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce wordt gelezen via de RESTful Web Services (https://www.dayforcehcm.com/api/{CompanyName}/V1/Employees) met filterUpdatedStartDate en filterUpdatedEndDate plus filterUpdatedEntities, filterHireStartDate en filterTerminationStartDate, en orgUnitXRefCode voor de Nederlandse eenheid. Details per XRefCode met expand voor WorkAssignments, EmploymentStatuses, EmployeeManagers, Contacts en SSOAccounts, en contextDate voor de stand op de ingangsdatum.
- Naar Entra ID schrijven we via Microsoft Graph (user met employeeId, givenName, surname, userPrincipalName, jobTitle, department, officeLocation, usageLocation, manager, employeeType en accountEnabled).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | employeeId | Vaste sleutel; maximaal 16 tekens |
FirstName of CommonName | givenName | |
LastName | surname | |
Naamgevingsregel | userPrincipalName en mail | |
WorkAssignments (primair): Job | jobTitle | |
WorkAssignments (primair): Department | department | |
WorkAssignments (primair): Location | officeLocation en usageLocation | |
EmployeeManagers | manager | |
EmploymentStatuses | employeeType | Bijvoorbeeld vast of tijdelijk |
Termination date | accountEnabled = false |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum