Payroll koppeling
Dayforce koppelen met Loket: Nederlandse medewerkers uit Dayforce als concept in Loket
Met een koppeling tussen Dayforce en Loket wordt een nieuwe medewerker op een Nederlandse locatie in Dayforce een conceptwerknemer in Loket, met bankrekening, loon en arbeidstijd zoals die op de startdatum gelden. Latere wijzigingen gaan met hun ingangsdatum mee, en de salarisadministratie vult alleen de Nederlandse loongegevens aan.
Wat de koppeling doet
Internationale werkgevers die alle medewerkers in Dayforce beheren en de Nederlandse salarissen in Loket laten verwerken, sturen het salarisbureau elke maand een lijst. Medewerkers met een urencontract krijgen zo regelmatig een verkeerd aantal uren verloond.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in Dayforce op een Nederlandse locatie.
- KoppelHet haalt de medewerker op met dienstverband, werkplek, salaris en bankrekening zoals die op de startdatum gelden.
- In Loket staat een conceptwerknemer bij de werkgever, met de checklist voor nieuwe medewerkers gestart.
- De salarisadministratie vult cao, loonheffingskorting en pensioen aan en zet het concept om.
- Wijzigingen in salaris of uren gaan met hun ingangsdatum naar het loon en de arbeidstijd in Loket.
Waar je op let bij Dayforce en Loket
- Dayforce bewaart werkplek, salaris en dienstverband met een begin- en einddatum. KoppelHet vraagt de stand op de ingangsdatum op, zodat een urenverhoging per volgende maand ook met die datum in de arbeidstijd van Loket komt.
- Loon en arbeidstijd zijn in Loket losse onderdelen. Voor medewerkers met een urencontract verandert vaak alleen de arbeidstijd; KoppelHet past dan alleen dat onderdeel aan en laat het loon staan.
- Dayforce bevat de rekening waarop een medewerker wordt betaald. KoppelHet zet die als betaalgegevens in het concept, zodat de eerste betaling uit Loket niet strandt op een ontbrekend IBAN.
- Dayforce geeft een veld alleen door als de rol van de koppeling er rechten op heeft. Een leeg IBAN of salaris bij een nieuwe medewerker is daarom meestal een ontbrekend recht, en KoppelHet maakt dan geen onvolledig concept aan.
- Loket rekent per maand, per vier weken of per week. KoppelHet rekent het salaris uit Dayforce om naar de verloningsperiode van de werkgever, en een uurloon blijft een uurloon.
- Dayforce bevat medewerkers uit alle landen van de organisatie. Alleen medewerkers met een werkplek op een Nederlandse locatie worden een concept in Loket; de rest blijft buiten de koppeling.
- Loket kent een datum waarop de selfservice-toegang van een vertrekker vervalt. KoppelHet zet die na de einddatum uit Dayforce op een termijn die jullie kiezen, zodat de laatste loonstrook en de jaaropgaaf nog op te halen zijn.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit als een salarisbureau Loket voor ons beheert?
Ja. Het bureau geeft de koppeling toegang tot jullie werkgever in Loket; andere klanten van het bureau blijven buiten beeld.
Gaan de gewerkte uren ook mee?
Deze koppeling neemt de contracturen mee. Gewerkte uren en toeslagen uit de tijdregistratie van Dayforce koppelen we apart als dat nodig is.
Wat moet Dayforce voor de koppeling instellen?
Een API-gebruiker met een rol die de afgesproken velden mag lezen, ook salaris en bankrekening. Jullie Dayforce-beheerder regelt dat eenmalig.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen medewerkers op Nederlandse locaties gaan naar Loket, en elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce wordt gelezen via de REST API met een eigen bedrijfsnaam in de API-URL. Gewijzigde medewerkers via de filters op wijzigingsdatum van het Employees-endpoint; details met expand voor EmploymentStatuses, WorkAssignments, Addresses, DirectDeposits en CompensationSummary, met contextDate. Velden alleen bij field-level access in de rol van de API-gebruiker.
- Naar Loket schrijven we via de Loket REST API met OAuth - concept employee, new hire checklist workflow, loon, arbeidstijd, betaalgegevens, beëindigen dienstverband en de datum waarop ESS-toegang vervalt.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | Personeelsnummer of vrij veld | Vaste sleutel |
Voornaam en achternaam | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | |
Addresses | Adres | |
HireDate | Begindatum dienstverband | |
Locatie (WorkAssignments) | Werkgever | Alleen Nederlandse locaties |
CompensationSummary | Loon per verloningsperiode | Omgerekend naar de periode van de werkgever |
Uren per week (work assignment) | Arbeidstijd | |
DirectDeposits | Betaalgegevens (SEPA) | |
EmploymentStatuses (einddatum) | Einde dienstverband |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum