HR naar ERP
Dayforce Dynamics 365 koppeling: medewerkers uit Dayforce in Business Central, met afdeling en goedkeurder
Met een koppeling tussen Dayforce en Microsoft Dynamics 365 wordt elke medewerker uit Dayforce een employee in Dynamics 365 Business Central, met de afdeling van de primaire toewijzing als dimensie en de direct leidinggevende als goedkeurder van urenstaten. Een overplaatsing die in Dayforce vooruit is ingevoerd, gaat in Business Central pas in op de ingangsdatum, en een vertrek zet de employee op beëindigd.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Dayforce voor HR en payroll en Business Central voor finance en projecten, houden medewerkers in Business Central vaak met de hand bij. Afdelingen lopen daardoor achter op Dayforce, en wie vertrekt, kan nog weken urenstaten goedkeuren.
- KoppelHet vraagt Dayforce welke medewerkers een gewijzigde toewijzing of status hebben sinds de vorige ronde.
- Per medewerker haalt KoppelHet de details op, met toewijzingen, statussen en leidinggevenden.
- KoppelHet maakt de employee aan of werkt hem bij in Business Central, met de afdeling van de primaire toewijzing als dimensie.
- De direct leidinggevende wordt goedkeurder van de urenstaten van de bijbehorende resource.
- Bij vertrek krijgt de employee de datum uit dienst en de status beëindigd.
Waar je op let bij Dayforce en Microsoft Dynamics 365
- De lijst met medewerkers uit Dayforce bevat alleen XRefCodes, geen gegevens. Het filter op wijzigingsdatum zoekt standaard in het hele HR-model, dus ook een nieuw telefoonnummer telt mee. KoppelHet beperkt het filter tot toewijzingen en dienstverbandstatussen en haalt alleen voor die medewerkers de details op.
- Een medewerker in Dayforce kan meerdere toewijzingen tegelijk hebben, elk met een eigen afdeling en locatie, waarvan er één primair is. Een employee in Business Central heeft per dimensie één standaardwaarde. KoppelHet neemt de afdeling van de primaire toewijzing; tweede toewijzingen blijven buiten Business Central.
- Dayforce geeft gegevens zoals ze gelden op een contextdatum, standaard vandaag. Business Central kent voor een employee geen ingangsdatums. KoppelHet kijkt daarom ook met een contextdatum in de komende weken, ziet zo een overplaatsing die vooruit is ingevoerd, en past de afdeling in Business Central pas aan op de dag zelf.
- Dayforce laat een veld zonder waarde weg uit het antwoord, en ook een veld waar de rol van de webservicegebruiker geen toegang toe heeft. Een ontbrekende afdeling betekent dus niet dat die leeg is. KoppelHet controleert bij de start de veldtoegang van de rol en maakt in Business Central nooit een dimensie leeg op basis van een ontbrekend veld.
- Dayforce heeft naast leidinggevenden op medewerkerniveau een aparte direct leidinggevende per toewijzing. In Business Central keurt een gebruiker urenstaten goed, geen employee. KoppelHet neemt de direct leidinggevende van de primaire toewijzing, zoekt de Business Central-gebruiker op e-mailadres en meldt een leidinggevende zonder gebruiker aan de beheerder.
- Dienstverbandstatussen in Dayforce zijn per klant ingericht, met eigen codes voor bijvoorbeeld actief, verlof en uit dienst. Business Central kent alleen actief, inactief en beëindigd. KoppelHet vertaalt de codes met een tabel die bij de start wordt vastgelegd; een nieuwe code in Dayforce wordt eerst een melding.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salarisgegevens mee naar Business Central?
Nee. Business Central heeft voor uren en declaraties geen salaris nodig. De rol van de webservicegebruiker krijgt daarom geen toegang tot salarisvelden.
Kan het loonjournaal uit Dayforce ook naar Business Central?
Dat is een aparte koppeling en kan later als uitbreiding. Deze koppeling houdt medewerkers, afdelingen en goedkeurders actueel.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de REST API (https://www.dayforcehcm.com/api/{CompanyName}/V1/Employees) - lijst met filterUpdatedStartDate, FilterUpdatedEndDate en filterUpdatedEntities (WorkAssignments, EmploymentStatuses); details per XRefCode met expand WorkAssignments, EmploymentStatuses, EmployeeManagers en EmployeeWorkAssignmentManagers en contextDate. Web Services Field-Level Access per gegevenselement; lege velden ontbreken in het antwoord.
- Business Central via API v2.0 per company - employees (POST, PATCH; status Active, Inactive of Terminated, employmentDate, terminationDate) en defaultDimensions met parentType Employee; dimensionValues alleen GET. Goedkeurder via Time Sheet Approver User ID op de resource.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Microsoft Dynamics 365 | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | number | Vaste sleutel tussen beide systemen |
FirstName, LastName | givenName, surname | |
WorkAssignments (IsPrimary): Position, Job | jobTitle | |
WorkAssignments (IsPrimary): Department | defaultDimensions (afdeling) | Vertaaltabel naar een bestaande dimensiewaarde |
Zakelijk e-mailadres | email | |
EmployeeWorkAssignmentManagers | Time Sheet Approver User ID | Via het e-mailadres van de leidinggevende |
HireDate | employmentDate | |
EmploymentStatuses | status en terminationDate | Klantspecifieke statussen via een tabel |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum