Identity en access management
Dayforce Okta koppeling: Dayforce als HR-bron voor Okta, met datums vooruit en de juiste manager
Met een koppeling tussen Dayforce en Okta wordt Dayforce de HR-bron voor Okta. Elke medewerker uit Dayforce krijgt een Okta-gebruiker met functie, afdeling, land en de manager van zijn primaire werktoewijzing, en een aanname of beëindiging die vooruit in Dayforce staat, wordt op de juiste dag in Okta verwerkt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in Dayforce voeren en Okta als toegangspoort gebruiken, zetten nieuwe medewerkers vaak met een rapportexport in Okta. Aannames die weken vooruit in Dayforce staan komen te laat binnen, managers kloppen niet voor medewerkers met meerdere werktoewijzingen, en een beëindiging wordt pas na de export verwerkt.
- De organisatie maakt in Dayforce een API-gebruiker met een rol die alleen de benodigde velden en organisatie-eenheden ziet, en het Okta-accountteam zet een eigen HR-bron aan.
- KoppelHet vraagt de medewerkers op die sinds de vorige ronde zijn bijgewerkt, en apart de aannames en beëindigingen die vooruit staan.
- KoppelHet levert de medewerkers aan de HR-bron in Okta, met de manager van de primaire werktoewijzing en groepen per organisatie-eenheid.
- Okta maakt de gebruiker aan of werkt hem bij en wijst de apps toe die bij de groepen horen.
- Op de dag na de beëindiging haalt KoppelHet de medewerker uit de HR-bron, en Okta deactiveert de gebruiker.
Waar je op let bij Dayforce en Okta
- In de Okta-catalogus staat een Dayforce-connector die een partner bouwt en onderhoudt, niet Okta zelf. Wie die niet heeft of meer nodig heeft, zoals de manager per werktoewijzing of eigen regels per land, laat KoppelHet Dayforce aanleveren via de ingang die Okta voor een eigen HR-bron biedt.
- Dayforce bewaart managers zowel per medewerker als per werktoewijzing. Okta kent één manager per gebruiker. KoppelHet geeft Okta de manager van de primaire werktoewijzing, zodat goedkeuringen in apps achter Okta bij de dagelijkse leidinggevende uitkomen.
- Zonder filter geeft Dayforce de hele populatie terug. KoppelHet beperkt elke ronde tot medewerkers die zijn bijgewerkt en tot de onderdelen die Okta nodig heeft, zodat een groot concern niet elk kwartier al zijn medewerkers aan Okta aanbiedt.
- Aannames en beëindigingen staan in Dayforce vaak weken vooruit. KoppelHet zoekt daar apart op en vraagt de gegevens op zoals ze op de ingangsdatum gelden, zodat de Okta-gebruiker op de startdatum de functie en groepen van de nieuwe baan heeft.
- Wat Dayforce via de API teruggeeft, hangt af van de rol van de API-gebruiker. Ontbreekt een recht, dan ontbreekt dat veld in het antwoord. KoppelHet controleert na elke ronde of functie, afdeling en manager gevuld zijn voordat het iets aan Okta levert.
- Dayforce kan per medewerker een account voor single sign-on vastleggen. Als medewerkers via Okta bij Dayforce inloggen, kan KoppelHet de Okta-login daar terugzetten, zodat een nieuwe collega op de eerste dag ook zijn loonstrook kan openen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de Dayforce-connector uit de Okta-catalogus?
Die kan voldoende zijn. Hij komt van een partner met een eigen licentie. Heb je die niet, of wil je de manager per werktoewijzing en eigen regels per land, dan levert KoppelHet Dayforce aan via de eigen HR-bron van Okta.
Heeft het IT-team toegang tot Dayforce nodig?
Nee. Alleen de API-gebruiker van KoppelHet, met een rol die HR in Dayforce beheert.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce wordt gelezen via de RESTful Web Services (/V1/Employees) met filterUpdatedStartDate, filterUpdatedEndDate en filterUpdatedEntities, filterHireStartDate en filterTerminationStartDate, en per XRefCode met expand voor WorkAssignments, EmploymentStatuses, EmployeeWorkAssignmentManagers, Contacts en SSOAccounts, met contextDate op de ingangsdatum.
- Okta wordt gevoed via de Identity Sources API (Custom Identity Source) met sessions, bulk-upsert, bulk-groups-upsert en bulk-group-memberships-upsert, en bulk-delete bij beëindiging (Okta deactiveert). Profielattributen alleen als string, maximaal 200 per verzoek.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Okta | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | externalId en employeeNumber | Vaste sleutel |
FirstName en LastName | firstName en lastName | |
Contacts (zakelijk e-mailadres) of naamgevingsregel | login en email | |
WorkAssignments (Job, Department) | title en department | |
WorkAssignments (Location, land) | countryCode en groep | |
EmployeeWorkAssignmentManagers van de primaire toewijzing | managerId | |
EmploymentStatuses | Eigen attribuut status (tekst) | |
Termination date | Uit de HR-bron (deactiveren) |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum