HR naar ERP
Dayforce NetSuite koppeling: medewerkers uit Dayforce als employee-records in Oracle NetSuite, per subsidiary
Met een koppeling tussen Dayforce en Oracle NetSuite krijgt elke medewerker uit Dayforce automatisch een employee-record in NetSuite, bij de subsidiary van zijn legal entity, met afdeling en leidinggevende. Na een termination in Dayforce vult de koppeling in NetSuite de einddatum en de vertrekreden, en gaat het record op inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Dayforce voor HR en salaris en NetSuite voor de boekhouding, voeren medewerkers twee keer in: eerst in Dayforce en later in NetSuite, zodra iemand een declaratie of goedkeuring nodig heeft. Een overplaatsing naar een andere legal entity of een vertrek komt in NetSuite pas aan bij de maandafsluiting.
- KoppelHet vraagt Dayforce welke medewerkers sinds de vorige run zijn gewijzigd of binnenkort beginnen.
- Per medewerker leest KoppelHet de work assignment, de legal entity, de manager en de status.
- KoppelHet maakt of wijzigt het employee-record in NetSuite bij de juiste subsidiary en department.
- Bij een termination vult KoppelHet einddatum, categorie, reden en toelichting in.
- Na de einddatum zet KoppelHet het record op inactief en de toegang tot NetSuite uit.
Waar je op let bij Dayforce en Oracle NetSuite
- Een employee die in NetSuite bij de parent-subsidiary staat, kan niet naar een andere subsidiary worden verplaatst; bij een child-subsidiary kan dat wel. KoppelHet vertaalt elke legal entity uit Dayforce naar een child-subsidiary en meldt het als een legal entity alleen op de parent zou passen.
- Staat Termination Reason Tracking aan in NetSuite, dan zijn bij een vertrek categorie, reden, toelichting en een regretted-vlag verplicht. Dayforce legt een reden vast bij de statuswijziging, maar geen regretted. KoppelHet vult die vier velden met een tabel per Dayforce-reden die HR vooraf invult.
- NetSuite vraagt bij een vertrek ook de rollen en toegang van de medewerker in te trekken. KoppelHet zet na de einddatum uit Dayforce de toegang uit en het record op inactief, zodat de persoon uit keuzelijsten verdwijnt maar zijn boekingen blijven.
- Een NetSuite-gebruiker ziet standaard alleen records van zijn eigen subsidiary. Gaat een medewerker in Dayforce naar een andere legal entity, dan verhuist KoppelHet het record naar die subsidiary, en meldt het aan de beheerder als de rol van die medewerker meer subsidiaries moet zien.
- De medewerkerlijst van Dayforce levert alleen sleutels, en de details kosten per medewerker een aanroep binnen een klantbrede limiet van 100 per minuut. KoppelHet gebruikt de XRefCode als externe ID in NetSuite, zodat een herhaalde run hetzelfde record bijwerkt in plaats van een tweede aanmaakt.
- Een leeg veld in Dayforce komt niet terug in het antwoord. KoppelHet maakt daarom onderscheid tussen een ontbrekende manager en een manager die niet is gewijzigd, en laat de supervisor in NetSuite staan tot Dayforce een nieuwe geeft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat het loonjournaal uit Dayforce ook naar NetSuite?
Niet in deze koppeling. Het journaal is een aparte koppeling van payroll naar finance, die later als uitbreiding kan.
Wat als een department in NetSuite niet bij de subsidiary hoort?
Dan komt de medewerker op een lijst voor finance. KoppelHet maakt geen departments aan; dat kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce RESTful Web Services: GET /api/{CompanyName}/V1/Employees met filterUpdatedStartDate, filterUpdatedEndDate en filterHireStartDate, daarna per XRefCode met expand (WorkAssignments, EmploymentStatuses, EmployeeManagers, OrgUnitInfos) en contextDate. Field-level access per gegevenselement; 100 medewerkerdetails per minuut op klantniveau.
- NetSuite via SuiteTalk REST web services (employee-record) met OAuth 2.0 en een integratierol die alleen de gekoppelde subsidiaries ziet; externalId als sleutel. Bij Termination Reason Tracking zijn categorie, reden, toelichting en regretted verplicht.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Oracle NetSuite | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | Externe ID en entityId | Vaste sleutel tegen dubbele records |
FirstName en LastName | firstName en lastName | |
Contacts (werkmail) | email | |
Legal entity van de org unit | subsidiary | Via een tabel |
Department | department | Moet bij de subsidiary horen |
EmployeeManagers | supervisor | |
HireDate | hireDate | |
TerminationDate en EmploymentStatusReason | releaseDate, terminationCategory en terminationReason |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum