Payroll koppeling
Dayforce Paychex Flex koppeling: nieuwe Amerikaanse medewerkers uit Dayforce klaargezet in Paychex Flex
Een koppeling tussen Dayforce en Paychex Flex zet een nieuwe medewerker van een Amerikaanse organisatie-eenheid in Dayforce klaar als in-progress worker in het bijbehorende Paychex-bedrijf, met naam en privé-e-mail. Paychex stuurt de medewerker daarna een uitnodiging om belastingkeuzes en bankrekening in Flex in te vullen; belasting- en bankgegevens uit Dayforce gaan in de eerste versie niet mee.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Dayforce voor HR gebruiken maar een deel van de Amerikaanse lonen bij Paychex laten verwerken, bijvoorbeeld na een overname, voeren die nieuwe medewerkers twee keer in. De uitnodiging van Paychex voor W-4 en bankgegevens gaat dan pas de deur uit als iemand al begonnen is.
- KoppelHet vraagt in Dayforce nieuwe medewerkers op van de eenheden die bij Paychex verlonen.
- KoppelHet leest naam en contactgegevens en kiest het privé-e-mailadres.
- KoppelHet maakt de in-progress worker aan in het Paychex-bedrijf van die eenheid.
- Paychex nodigt de medewerker uit; de Flex-beheerder rondt de worker af tot ACTIVE.
- Mislukte of geblokkeerde aanmaak komt met de foutmelding op de lijst van payroll.
Waar je op let bij Dayforce en Paychex Flex
- Dayforce heeft eigen entiteiten voor Amerikaanse federale belasting en voor direct deposit, en Paychex heeft endpoints om federal taxes en direct deposit op een worker te zetten. In de eerste versie neemt KoppelHet die niet over: de medewerker vult ze via de uitnodiging zelf in Flex in. Overnemen kan later als uitbreiding.
- Paychex kiest het kanaal voor de uitnodiging in de volgorde zakelijke e-mail, privé-e-mail, zakelijke mobiel. KoppelHet haalt de contactgegevens uit Dayforce en stuurt alleen het privé-e-mailadres, omdat een werkadres vóór de eerste dag vaak nog niet bestaat.
- Het filter op hiredatum in Dayforce kan ook in de toekomst kijken. KoppelHet maakt de worker aan zodra de aanname in Dayforce staat, zodat de medewerker tijd heeft om de onboarding in Flex af te ronden vóór de eerste payroll.
- Alleen eenheden die bij Paychex verlonen, komen in de koppeling; Dayforce filtert op organisatie-eenheid. Elke eenheid hoort bij een Paychex-bedrijf met eigen companyId, en per bedrijf keurt een Flex Admin de app goed onder Company Settings, Integrated Applications.
- Komt er een 423 terug omdat het Paychex-account vergrendeld is, dan kan Paychex toch een workerId geven die niet geldig is. KoppelHet gooit dat ID weg en probeert de Dayforce-medewerker opnieuw zodra het account weer open is.
- In een verzoek met meerdere nieuwe workers moet elke worker een workerCorrelationId hebben. KoppelHet gebruikt de XRefCode uit Dayforce, zodat elk workerId uit het antwoord bij de juiste Dayforce-medewerker wordt opgeslagen.
- Naam- en contactvelden komen alleen uit Dayforce als de standaardrol van het API-account de autorisatie voor persoonlijke gegevens heeft en de veldfilters goed staan. Zonder voornaam en achternaam weigert Paychex de worker, dus een lege naam behandelt KoppelHet als rechtenprobleem.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de Amerikaanse payroll van Dayforce zelf?
Voor de meeste Dayforce-klanten is dat de logische keuze. Deze koppeling is voor organisaties die een deel van de VS bewust bij Paychex houden, bijvoorbeeld tijdelijk na een overname.
Gaan vertrekkers ook naar Paychex?
Niet in de eerste versie. Een vertrek handelt de Flex-beheerder af; een stroom voor vertrekkers kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de REST API op /api/{clientName}/v1/Employees met OrgUnitXRefCode en FilterHireStartDate/EndDate, en per XRefCode de details met expand voor Contacts en WorkAssignments.
- Paychex via api.paychex.com met de partnerapp van KoppelHet. Toegang per bedrijf via POST /management/requestclientaccess met het displayId en goedkeuring in Flex; aanmaken met POST /companies/{companyId}/workers (givenName, familyName, workerType, communications, workerCorrelationId).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Paychex Flex | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | workerCorrelationId | Koppelt elke workerId aan de juiste medewerker |
FirstName | givenName | Verplicht |
LastName | familyName | Verplicht |
Medewerker (geen contractor) | workerType EMPLOYEE | Verplicht |
Contacts (privé-e-mail) | communications EMAIL, usage PERSONAL | |
OrgUnitXRefCode | companyId | Vertaaltabel |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum