Payroll koppeling
Dayforce Paylocity koppeling: Amerikaanse aannames en afdelingen uit Dayforce in Paylocity
Een koppeling tussen Dayforce en Paylocity maakt een nieuwe medewerker van een Amerikaanse organisatie-eenheid in Dayforce aan in de bijbehorende Paylocity-company, met kostenplaats, paygroup en startdatum, en zet persoons- en afdelingswijzigingen daarna door. Een aanname waarvoor Paylocity meer velden vraagt dan Dayforce levert, komt klaar te staan in Web Link voor de payrollbeheerder.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Dayforce voor HR gebruiken en een deel van de Amerikaanse lonen in Paylocity houden, bijvoorbeeld bij een overgenomen bedrijf, typen nieuwe medewerkers en afdelingswissels over. Een kostenplaats die in Paylocity anders heet, levert dan een foute boeking in de loonjournaalpost op.
- KoppelHet vraagt in Dayforce nieuwe en gewijzigde medewerkers op van de eenheden die bij Paylocity verlonen.
- KoppelHet zoekt de Paylocity-company bij de eenheid en controleert kostenplaats en paygroup tegen de inrichting.
- Een volledige aanname wordt een medewerker; een onvolledige komt in Web Link klaar te staan.
- Wijzigingen in adres en afdeling gaan als update naar het actieve record.
- Een gecorrigeerde startdatum of een overstap naar een andere company wordt een taak voor payroll.
Waar je op let bij Dayforce en Paylocity
- Een Dayforce-personeelsnummer van meer dan tien tekens past niet in het Employee ID van Paylocity. Laat KoppelHet het veld leeg, dan geeft Paylocity het volgende vrije nummer. KoppelHet bewaart dat nummer bij de XRefCode, zodat latere wijzigingen bij dezelfde medewerker landen.
- Kostenplaatsen, paygroups, positiecodes en wijzigingsredenen moeten in Paylocity al bestaan. KoppelHet vertaalt de afdeling uit de Dayforce-werkplek naar costCenter1 en houdt een medewerker met een onbekende code tegen, met de ontbrekende code in de melding.
- Het New Hire Template van een Paylocity-company kan meer velden verplicht stellen dan Dayforce invult. Dan stuurt KoppelHet de aanname naar de Web Link-staging; een beheerder maakt het record daar af, en Paylocity geeft een trackingnummer terug dat KoppelHet bij de medewerker bewaart.
- Corrigeert HR de hiredatum in Dayforce, dan negeert Paylocity die wijziging via de API. KoppelHet vindt de correctie via het wijzigingsfilter op dienstverbandstatus en zet het verschil als taak bij payroll.
- Gaat een medewerker in Dayforce naar een eenheid die bij een andere Paylocity-company hoort, dan kan Paylocity dat alleen als transfer binnen dezelfde EIN of company set. Het oude record wordt XT en alleen de historie van het lopende jaar gaat mee. KoppelHet laat de transfer in Paylocity doen en schrijft daarna naar het actieve record.
- Een Paylocity-company die nog in implementatie is, kan geen medewerkers met een toekomstige startdatum aannemen. Omdat het hirefilter van Dayforce ook vooruit kijkt, houdt KoppelHet zulke aannames vast tot de company live is.
- Dayforce beperkt de wijzigingsvraag tot werkplekken en adressen alleen als begin- en einddatum allebei zijn gezet. KoppelHet stuurt altijd beide mee, zodat niet elke gewijzigde medewerker een update in Paylocity veroorzaakt, gezien de limiet van drie schrijfacties per seconde.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet alles in Dayforce verlonen?
Dat is vaak het einddoel. Deze koppeling is voor de periode waarin een deel van de VS nog bij Paylocity verloont, bijvoorbeeld na een overname.
Gaan salariswijzigingen mee?
Niet in de eerste versie; Paylocity kent loonwijzigingen met ingangsdatum, dus het kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de REST API op /api/{clientName}/v1/Employees met OrgUnitXRefCode, FilterHireStartDate/EndDate en FilterUpdatedStartDate/EndDate met filterUpdatedEntities (WorkAssignments, Addresses, EmploymentStatuses), en expand per XRefCode.
- Paylocity WebLink API v2 met OAuth 2.0 client credentials (scope WebLinkAPI): POST /v2/companies/{companyId}/employees, POST /v2/weblinkstaging/companies/{companyId}/employees/newemployees en PATCH op de medewerker. Limiet 3 aanroepen per seconde voor aanmaken en bijwerken.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Paylocity | Toelichting |
|---|---|---|
EmployeeNumber | employeeId | Maximaal tien tekens |
OrgUnitXRefCode | companyId | Vertaaltabel |
FirstName, LastName | firstName, lastName | |
WorkAssignments (department) | costCenter1 | Moet in Paylocity bestaan |
Pay group | payGroup | Moet in Paylocity bestaan |
HireDate | hireDate | Alleen bij aanmaken |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum