Verlof, verzuim en uren
Dayforce Planday koppeling: medewerkers, werktoewijzingen en goedgekeurd verlof uit Dayforce in Planday
Met een koppeling tussen Dayforce en Planday staat elke medewerker uit Dayforce automatisch in Planday, in de afdelingen van zijn werktoewijzingen en met zijn contracturen per maand. Time away from work die in Dayforce is goedgekeurd, wordt in Planday als afwezigheid ingediend en goedgekeurd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Dayforce voor HR en salaris gebruiken en hun vestigingen in Planday laten plannen, zetten nieuwe medewerkers dubbel in. Een overplaatsing die HR vooruit vastlegt, moet iemand op de juiste dag in Planday overnemen, en vrij uit Dayforce staat niet in het rooster.
- KoppelHet vraagt elk uur bij Dayforce op welke medewerkers zijn gewijzigd, ook door een regel die die dag ingaat.
- Nieuwe medewerkers worden in Planday aangemaakt in de afdelingen van hun werktoewijzingen.
- Een overplaatsing of andere uren wordt op de ingangsdatum in Planday doorgevoerd.
- Goedgekeurde time away from work wordt in Planday ingediend en goedgekeurd; geannuleerd verlof wordt ingetrokken.
- Bij een beëindigd dienstverband deactiveert KoppelHet de medewerker op de laatste dag.
Waar je op let bij Dayforce en Planday
- Dayforce telt een medewerker ook als gewijzigd op de dag dat een vooruit vastgelegde regel ingaat. Planday past afdelingen en uren direct aan, zonder ingangsdatum. KoppelHet voert een overplaatsing daarom pas uit als Dayforce de medewerker op de ingangsdatum opnieuw meldt, zodat hij tot die dag in zijn oude afdeling te plannen blijft.
- Dayforce legt normale weekuren vast; Planday rekent met werkuren per maand. Ontbreekt het weekurenveld in Dayforce, dan zit het niet als nul in de respons maar is het er helemaal niet. KoppelHet laat de maanduren in Planday dan staan en meldt het, in plaats van iemand op nul uur te zetten.
- Een medewerker met toewijzingen op twee locaties heeft er in Dayforce één als primair. KoppelHet geeft hem in Planday beide afdelingen, met de primaire als hoofdafdeling waar het portaal dat veld heeft. Zo ziet de tweede vestiging hem in haar lijst zonder dat zijn loonkosten daar standaard op terechtkomen.
- Time away from work haalt KoppelHet per medewerker op, met een verplicht datumbereik en een status. Voor Planday is alleen verlof van mensen met een Planday-profiel nodig. KoppelHet beperkt de aanroepen tot die medewerkers en een venster van enkele maanden vooruit, en vraagt goedgekeurd en geannuleerd verlof apart op.
- Dayforce markeert halve dagen en geeft de begintijd en de netto-uren. Planday rekent bij een conceptaanvraag zelf de uren per dag uit de verlofrekening. KoppelHet zet bij een halve dag de registratie van die dag op de netto-uren uit Dayforce, zodat het saldo in Planday niet een volle dag afschrijft.
- Wordt goedgekeurd verlof in Dayforce geannuleerd, dan krijgt het een andere status, die de klant zelf kan hernoemen. KoppelHet herkent die status aan een vastgelegde waarde per omgeving en annuleert de aanvraag in Planday, zodat de medewerker weer inplanbaar is.
- Planday kent eigen soorten medewerkers, bijvoorbeeld voltijd, deeltijd of oproep. Dayforce heeft per medewerker een loonklasse. KoppelHet zet de loonklasse via een tabel om naar een Planday-soort, zodat filters en contractregels in de planning per soort blijven werken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet het rooster in Dayforce zelf?
Dat kan, en dan is deze koppeling niet nodig. Ze is voor organisaties die Planday voor de vestigingen houden.
Gaan gewerkte uren uit Planday terug naar Dayforce?
Niet in deze koppeling. Uren naar de salarisverwerking in Dayforce kunnen later als uitbreiding.
Gaat het uurloon uit Dayforce mee naar Planday?
Standaard niet; loonkosten in de planning komen uit de medewerkersgroep. Uurloon kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de RESTful Web Services met de rol RESTful Services > Employee en veldrechten tot op bovenliggend item. Gewijzigde medewerkers via GET /V1/Employees met filterUpdatedStartDate en filterUpdatedEndDate; details per XRefCode met Expand=EmploymentStatuses,WorkAssignments (NormalWeeklyHours, PayClass, Location, IsPrimary, EffectiveStart, EffectiveEnd). Verlof via GET /V1/Employees/{xRefCode}/TimeAwayFromWork met filterTAFWStartDate, filterTAFWEndDate en status.
- Planday via de Open API met OAuth 2.0. POST en PUT /hr/v1.0/employees (departments, primaryDepartmentId, workHours per maand, employeeTypeId, salaryIdentifier), GET /hr/v1.0/employeetypes, PUT /hr/v1.0/employees/deactivate/{employeeId}. Verlof via GET /absence/v1.0/absencerequests/draft, POST /absence/v1.0/absencerequests (registrations), PUT /absencerequests/{id}/approve en /cancel.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Planday | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | salaryIdentifier | Het Planday-ID bewaart KoppelHet zelf |
FirstName, LastName, werk-e-mail | firstName, lastName, userName | |
WorkAssignments (Location, IsPrimary) | departments en primaryDepartmentId | |
EmploymentStatuses.NormalWeeklyHours | workHours (per maand) | |
EmploymentStatuses.PayClass | employeeTypeId | Via een tabel per klant |
TimeAwayFromWork (ReasonName) | absenceType | |
HalfDay, TimeStart, NetHours | Registratie van de eerste of laatste dag | |
Einde dienstverband | deactivate met date |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum