HR-data naar BI
Dayforce koppelen met Power BI: bezetting, verloop en afwezigheid met historie in één model
Met een koppeling tussen Dayforce en Power BI staan medewerkers, dienstverbanden, organisatie-eenheden en goedgekeurde afwezigheid uit Dayforce elke dag in een vast datamodel dat Power BI ververst, met de historie per periode. HR en management rapporteren dan in Power BI over bezetting, verloop en verzuim per land en eenheid, zonder exports uit Dayforce.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Dayforce gebruiken voor HR en tijd in meerdere landen, en daarnaast in Power BI rapporteren, bouwen de cijfers vaak op uit losse Dayforce-rapporten. Historie per maand ontbreekt dan, en verloop of verzuim per eenheid verschilt per persoon die het rapport draait.
- De klant maakt in Dayforce een API-gebruiker aan met alleen leesrechten op de benodigde gegevens.
- Bij de eerste vulling haalt KoppelHet alle medewerkers en hun historie op, verspreid over meerdere runs.
- Daarna haalt KoppelHet elke dag alleen medewerkers met gewijzigde gegevens op, plus de goedgekeurde afwezigheid.
- Het datamodel bewaart elke periode, en KoppelHet start daarna de verversing van het Power BI-model.
- HR en management openen de rapporten met alleen de eenheden waarvoor ze rechten hebben.
Waar je op let bij Dayforce en Power BI
- Dayforce geeft medewerkergegevens standaard terug zoals ze op één datum gelden. Onderliggende gegevens zijn ook op te vragen over een datumbereik. KoppelHet haalt dat bereik op, zodat Power BI per maand laat zien welke functie en eenheid iemand toen had, ook na een reorganisatie.
- Bij het opvragen van gewijzigde medewerkers kan Dayforce filteren op welke onderdelen zijn bijgewerkt, zoals status of toewijzing. KoppelHet vraagt elke dag alleen die onderdelen op, zodat een dagelijkse run kort blijft en de rest van de klantlimiet vrij is.
- Dayforce staat hooguit honderd medewerkerdetails per minuut toe, gedeeld door alle koppelingen van de klant. Bij duizenden medewerkers duurt een volledige vulling dus uren. KoppelHet verspreidt die over nachten, zodat payroll- en tijdkoppelingen op Dayforce niet stilvallen.
- Dayforce deelt dienstverbandstatussen in drie groepen in, actief, inactief en uit dienst. Een medewerker met langdurig verlof staat vaak op inactief. Het model telt inactief apart, zodat langdurig verlof in Power BI niet als verloop telt.
- Afwezigheid in Dayforce heeft een status, zoals goedgekeurd, in behandeling of geannuleerd, en klanten kunnen die waarden zelf aanpassen. KoppelHet neemt alleen goedgekeurde afwezigheid op en legt per klant vast welke statussen meetellen, zodat geannuleerd verlof het verzuimcijfer niet opblaast.
- Dayforce kan rapporten via de API leveren, maar elk rapport heeft een maximum aantal rijen en zware aanvragen hebben een lagere limiet. KoppelHet bouwt het model daarom op uit de medewerkergegevens zelf, en gebruikt een Dayforce-rapport alleen voor gegevens die er anders niet uit komen.
- Een verversing van Power BI op gedeelde capaciteit moet binnen twee uur klaar zijn. Omdat KoppelHet de Dayforce-gegevens vooraf klaarzet, leest Power BI alleen het model in en blijft de verversing ruim binnen die grens, ook met historie over meerdere jaren.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan Power BI niet rechtstreeks op Dayforce?
Technisch kan een rapport een API aanroepen, maar dan draait elke verversing op de rate limit van Dayforce en ontbreekt historie. Een database ertussen houdt de historie vast en ontlast Dayforce.
Gaan loonkosten ook mee?
Niet in de eerste versie. Bezetting, verloop en afwezigheid komen eerst. Loonkosten per eenheid kunnen later als uitbreiding, uit Dayforce of uit de lokale payroll.
Zien managers alleen hun eigen eenheid?
Ja. Per organisatie-eenheid uit Dayforce leggen we vast wie welke rijen ziet, en managers zijn lezer in de werkruimte.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce RESTful Web Services op https://www.dayforcehcm.com/api/{clientName}/V1. GET /Employees met FilterUpdatedStartDate, FilterUpdatedEndDate en filterUpdatedEntities (bijvoorbeeld EmploymentStatuses,WorkAssignments), EmploymentStatusXRefCode en ContextDate; per XRefCode de onderliggende onderdelen met ContextDateRangeFrom en ContextDateRangeTo. Afwezigheid via /V1/Employees/{xRefCode}/TimeAwayFromWork met filterTAFWStartDate, filterTAFWEndDate en status. Rapporten via /V1/ReportMetadata (met MaxRows). Rate limit 10 per seconde of 100 per minuut voor medewerkerdetails, per klant.
- Power BI-semantic model in import-modus op een database die KoppelHet vult, ververst via de Power BI REST API na elke run. Gedeelde capaciteit - acht geplande verversingen per dag en maximaal twee uur per verversing; Premium, PPU of Fabric - 48 per dag. Row-level security per organisatie-eenheid.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Power BI | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | Medewerkersleutel | Vaste sleutel van Dayforce |
EmploymentStatuses (Active, Inactive, Terminated) | Tabel status per periode | |
WorkAssignments (functie, positie, locatie) | Tabel toewijzingen per periode | |
OrgUnits met bovenliggende eenheid | Dimensie organisatie (hiërarchie) | |
TimeAwayFromWork met status APPROVED | Tabel afwezigheid | |
Datum in en uit dienst | Verloop per maand | Berekend in het model |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum