Verlof, verzuim en uren
Dayforce Quinyx koppeling: medewerkers, werkuren en goedgekeurde time away from work uit Dayforce in de planning
Met een koppeling tussen Dayforce en Quinyx staat elke medewerker uit Dayforce automatisch in Quinyx, in de unit van zijn primaire toewijzing en met een agreement op basis van de normale weekuren en FTE. Goedgekeurde time away from work uit Dayforce komt als afwezigheid in het rooster, met hele en halve dagen, en geannuleerd verlof verdwijnt er weer uit.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in Dayforce voeren en de roosters in Quinyx maken, zetten elke nieuwe medewerker met de hand in Quinyx. Verlof dat een manager in Dayforce goedkeurt, ziet de planner niet, zodat er diensten blijven staan voor mensen die vrij zijn.
- HR legt een indiensttreding of wijziging vast in Dayforce, met locatie, normale weekuren en FTE.
- KoppelHet zoekt de gewijzigde medewerkers op wijzigingsdatum op en haalt hun dienstverband en toewijzingen op.
- Quinyx krijgt de medewerker in de unit van de primaire toewijzing, met een agreement en een extra rol per andere toewijzing.
- Per medewerker in Quinyx haalt KoppelHet de goedgekeurde time away from work van de komende periode op en zet die als afwezigheid in het rooster.
- Geannuleerd verlof haalt KoppelHet weg uit Quinyx, en de diensten gaan terug naar de medewerker.
Waar je op let bij Dayforce en Quinyx
- Dayforce geeft time away from work alleen per medewerker, met een verplicht datumbereik en een verplichte status. Er is geen lijst voor alle medewerkers tegelijk. KoppelHet vraagt het verlof daarom alleen op voor medewerkers die in Quinyx gepland worden, over een vast venster vooruit, en houdt het aantal verzoeken zo beperkt.
- De statussen van time away from work zijn hoofdlettergevoelig en kan de klant in Dayforce zelf aanpassen. KoppelHet leest bij de start welke statuswaarden de omgeving gebruikt, zodat goedgekeurd en geannuleerd verlof ook herkend worden als de namen afwijken van de standaard.
- Dayforce geeft bij verlof aan of het een hele of halve dag is, met het aantal netto-uren en de begin- en eindtijd. Quinyx boekt een hele afwezigheid of een gedeeltelijke met een percentage van de dienst. KoppelHet zet een halve dag om naar een gedeeltelijke afwezigheid en gebruikt de begintijd om te bepalen of het begin of het einde van de dienst vrij is.
- Dayforce laat een veld weg als het geen waarde heeft. Ontbreken de normale weekuren, dan is dat geen nul. KoppelHet laat de agreement in Quinyx dan staan en meldt de medewerker, in plaats van iemand op nul contracturen te zetten.
- Welke velden de koppeling uit Dayforce ziet, hangt af van de veldrechten van de webservicegebruiker, per gegeven en per bovenliggend onderdeel. Ontbreekt een recht, dan valt het veld zonder foutmelding weg. KoppelHet controleert bij de start of locatie, weekuren, FTE en verlof echt terugkomen.
- Een medewerker kan in Dayforce meerdere toewijzingen hebben, waarvan één primair. Quinyx laat meerdere rollen tegelijk toe. KoppelHet maakt van de primaire locatie de thuisunit en geeft voor de andere locaties een extra rol, zodat iemand die op twee vestigingen werkt op beide te roosteren is.
- Dayforce telt een medewerker als gewijzigd zodra een regel ingaat of afloopt, niet alleen bij een bewerking. Een overplaatsing die HR weken vooruit vastlegt, komt zo op de ingangsdatum opnieuw langs. KoppelHet zet de nieuwe rol in Quinyx al bij de eerste melding met die startdatum, en controleert op de ingangsdatum of die nog klopt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan geklokte uren uit Quinyx terug naar Dayforce?
Niet in deze koppeling. Dat kan later als uitbreiding, als de salarisverwerking in Dayforce de uren uit Quinyx moet gebruiken.
Waarom niet direct na goedkeuring?
Dayforce publiceert in de gids geen melding bij goedkeuring van verlof. KoppelHet vraagt daarom meerdere keren per dag op wat er is veranderd.
Wat als een verlofreden geen afwezigheidstype in Quinyx heeft?
Dan wordt het verlof niet gezet en verschijnt er een melding in het platform. De tabel wordt aangevuld en de volgende ronde zet het alsnog.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de RESTful Web Services. Gewijzigde medewerkers via GET /V1/Employees met filterUpdatedStartDate en filterUpdatedEndDate (eventueel filterUpdatedEntities), details per XRefCode met Expand=EmploymentStatuses,WorkAssignments (NormalWeeklyHours, PayType, PayClass, Location, IsPrimary, FTE, EffectiveStart, EffectiveEnd). Verlof via GET /V1/Employees/{xRefCode}/TimeAwayFromWork met filterTAFWStartDate, filterTAFWEndDate en status (APPROVED, PENDING, CANCELED, DENIED, CANCELPENDING). Rolfunctie RESTful Services > Employee met veldrechten per gegeven.
- Naar Quinyx via de Employees API v3 (POST /hr/v3/employees) en /hr/v3/role-assignments met startDate in de toekomst; agreements via wsdlUpdateAgreementsV2. Afwezigheid via de v2 Absences API, POST /v2/schedule/groups/{groupId}/absences of /absences/part-time (absenceRate, absenceRateDirection FROM_START of FROM_END); verwijderen met reassignBackShifts.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Quinyx | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | badgeNumber | |
FirstName en LastName | personalInformation.firstName, lastName | |
WorkAssignments.Location (IsPrimary) | employment.homeGroupId | Via een tabel van Dayforce-locaties naar Quinyx-units |
WorkAssignments.Location (overige) | Extra role-assignment | |
EmploymentStatuses.NormalWeeklyHours | Contracturen (agreement) | |
NormalWeeklyHours en WorkAssignments.FTE | fullEmploymentHrs (agreement) | Weekuren gedeeld door FTE |
PayType en PayClass | extTemplateId (agreement-sjabloon) | |
HireDate en TerminationDate | employmentStartDate en leaveDate | |
TimeAwayFromWork (status APPROVED, AllDay, HalfDay, NetHours) | Absence of part-time absence | Via een tabel van ReasonName naar afwezigheidstypes |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum