Payroll koppeling
Dayforce Sage Payroll koppeling: Britse starters, wijzigingen en leavers uit Dayforce als bestand voor Sage 50 Payroll
Een koppeling tussen Dayforce en Sage Payroll zet nieuwe Britse medewerkers, wijzigingen in compensatie en vertrekkers uit Dayforce elke werkdag klaar als CSV-bestand voor de Data Import van Sage 50 Payroll. Sage 50 Payroll heeft geen open API, dus de salarisadministratie start de import, maar overtypen uit Dayforce is niet meer nodig.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Dayforce als HR-systeem gebruiken en een Britse entiteit in Sage 50 Payroll houden, sturen payroll elke maand een overzicht van starters, loonwijzigingen en vertrekkers. Payroll voert dat opnieuw in Sage in, en een vertrek dat in Dayforce al met een datum in de toekomst staat, wordt dan pas na de run gezien.
- KoppelHet krijgt in Dayforce een API-gebruiker met een rol die alleen de Britse velden voor Sage mag zien.
- Elke werkdag haalt KoppelHet nieuwe, gewijzigde en vertrekkende medewerkers op een Britse locatie op.
- KoppelHet zet ze om naar het sjabloon Employee Details en controleert afdeling, kostenplaats en NI-nummer.
- Payroll maakt een back-up en leest het bestand in Sage 50 Payroll in.
- Afgekeurde regels gaan op de verschillenlijst voor HR.
Waar je op let bij Dayforce en Sage Payroll
- Dayforce kan medewerkers filteren op terminatiedatum met een begin en eind. KoppelHet vraagt zo ook vertrekkers op met een datum in de komende periode, zodat de Leaving Date al in het Sage-bestand staat vóór de run waarin de laatste betaling valt.
- Het filter op wijzigingsdatum in Dayforce kan worden beperkt tot entiteiten zoals WorkAssignments en EmploymentStatuses, maar alleen als zowel begin- als einddatum zijn meegegeven. KoppelHet geeft altijd beide datums mee; anders negeert Dayforce de beperking en komt elke gewijzigde medewerker terug.
- Sage 50 Payroll importeert afdelingen en kostenplaatsen op bedrijfsniveau, los van de medewerkers. Een nieuwe Dayforce-afdeling levert KoppelHet daarom eerst als afdelingsbestand, zodat de medewerker die erin valt bij het inlezen niet wordt afgekeurd.
- Dayforce bewaart compensatie en werkplek met een begin- en einddatum. KoppelHet leest een loonwijziging op haar eigen ingangsdatum, zodat een verhoging per de eerste van de volgende maand in het bestand van die Sage-periode staat en niet eerder.
- Een veld komt alleen uit Dayforce als de rol van de API-gebruiker er rechten op heeft. Een leeg NI-nummer of salaris bij een Britse starter is daarom eerst een rechtencheck; KoppelHet zet zo'n starter niet in het bestand maar op de verschillenlijst.
- Het RTI Payroll ID is in Sage niet meer te wijzigen zodra de medewerker is ingelezen. KoppelHet stuurt de XRefCode uit Dayforce als Employee Reference en laat het RTI-veld leeg, zodat een herindiensttreding in Dayforce bij hetzelfde Sage-record terechtkomt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de Britse payroll van Dayforce zelf?
Dat kan een goede keuze zijn. Deze koppeling is voor organisaties die de Britse loonverwerking bewust in Sage 50 houden, bijvoorbeeld bij een bureau.
Gaan bonussen en uren ook mee?
Niet in de eerste versie. Een betalingenbestand met uren en tarieven kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de REST API op /api/{clientName}/v1/Employees met FilterHireStartDate/EndDate, FilterTerminationStartDate/EndDate en FilterUpdatedStartDate/EndDate met filterUpdatedEntities, en per medewerker expand voor Addresses, WorkAssignments, EmploymentStatuses en CompensationSummary met contextDate. Velden alleen bij field-level access in de rol.
- Sage 50 Payroll via File > Data Import met de CSV-sjablonen Employee Details en de bedrijfsimport voor afdelingen en kostenplaatsen, of Advanced Data Import met XLS of CSV. Automatisch inlezen alleen met de SDK uit het betaalde Sage Developers Programme.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Sage Payroll | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | Employee Reference | Vaste sleutel; RTI Payroll ID blijft leeg |
FirstName, LastName | Forename, Surname | |
National ID (GBR) | NI Number | |
Addresses (thuisadres) | Address | |
EmploymentStatuses (startdatum) | Start Date | |
WorkAssignments (department) | Department | Moet in Sage bestaan |
CompensationSummary | Regular pay | Omgerekend naar de Sage-periode |
EmploymentStatuses (beëindiging) | Leaving Date |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum