HR naar ERP
Dayforce SAP S/4HANA koppeling: medewerkers uit Dayforce als workforce en zakenpartner in S/4HANA
Met een koppeling tussen Dayforce en SAP S/4HANA staat elke medewerker uit Dayforce automatisch in S/4HANA, met dienstverband, bedrijfscode, kostenplaats en de zakenpartner die inkoop en declaraties gebruiken. Een nieuwe medewerker met een startdatum in de toekomst staat er op tijd, en na een uitdiensttreding in Dayforce wordt het dienstverband in S/4HANA inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in Dayforce doen en financiën en inkoop in SAP S/4HANA, laten finance medewerkers in S/4HANA aanmaken op basis van een export. Nieuwe collega's kunnen in de eerste weken geen bestelling of declaratie indienen, en vertrokken mensen blijven als actieve zakenpartner staan.
- KoppelHet vraagt Dayforce welke medewerkers sinds de vorige run zijn gewijzigd, en welke in de komende weken beginnen.
- Per medewerker haalt KoppelHet de details op met work assignment, status, manager en legal entity, binnen de limiet van Dayforce.
- KoppelHet vertaalt legal entity en afdeling naar bedrijfscode en kostenplaats en stuurt de medewerker naar de replicatie-API van S/4HANA.
- KoppelHet controleert of de medewerker en de zakenpartner in S/4HANA zijn gelukt en meldt fouten.
- Na een termination in Dayforce wordt het dienstverband in S/4HANA inactief.
Waar je op let bij Dayforce en SAP S/4HANA
- Dayforce geeft standaard gegevens zoals ze vandaag gelden. Een nieuwe medewerker met een startdatum over drie weken heeft vandaag nog geen geldige work assignment. KoppelHet zoekt nieuwe medewerkers op hire date en leest hun gegevens op de startdatum, zodat ze in S/4HANA met de juiste bedrijfscode beginnen.
- De medewerkerlijst van Dayforce geeft alleen XRefCodes terug; de details komen per medewerker, met een limiet van 100 medewerkers per minuut voor de hele klant. KoppelHet spreidt de eerste vulling daarom over meerdere runs en houdt ruimte vrij voor andere koppelingen op dezelfde Dayforce.
- Dayforce laat een leeg veld helemaal weg uit het antwoord. Zonder controle zou een ontbrekende afdeling eruitzien als geen wijziging. KoppelHet stopt bij een medewerker zonder afdeling of legal entity en meldt het, in plaats van S/4HANA een dienstverband zonder kostenplaats te sturen.
- Welke velden de API-gebruiker van Dayforce ziet, wordt per gegevenselement ingesteld. KoppelHet vraagt alleen toegang tot naam, werkmail, work assignment, status, manager en organisatie, en geen salaris of bankgegevens, omdat S/4HANA die voor inkoop niet nodig heeft.
- Dayforce kent statusgroepen actief, inactief en beëindigd. In S/4HANA bepaalt de status of iemand nog kan bestellen of declareren. Inactief in Dayforce, zoals bij langdurig verlof, blijft in S/4HANA standaard actief; alleen beëindigd zet het dienstverband op inactief.
- De replicatie naar S/4HANA eindigt pas als ook de zakenpartner is bijgewerkt; SAP noemt die twee stappen expliciet. KoppelHet controleert beide uitkomsten en meldt een medewerker die wel in S/4HANA staat maar nog geen bruikbare zakenpartner heeft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat het loonjournaal uit Dayforce ook naar S/4HANA?
Niet in deze koppeling. Het journaal is een aparte stroom van payroll naar finance, die later als uitbreiding kan.
Wat gebeurt er met medewerkers in landen zonder SAP-bedrijfscode?
Die gaan niet naar S/4HANA. KoppelHet stuurt alleen medewerkers van legal entities waarvoor een bedrijfscode is vastgelegd, en meldt de rest.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce RESTful Web Services: GET /api/{CompanyName}/V1/Employees met filterUpdatedStartDate en filterUpdatedEndDate (met filterUpdatedEntities) en filterHireStartDate, daarna per XRefCode met expand (WorkAssignments, EmploymentStatuses, EmployeeManagers, OrgUnitInfos, Contacts) en contextDate. Rol RESTful Services > Employee met Web Services Field-Level Access; 10 per seconde of 100 per minuut op klantniveau.
- SAP S/4HANA Cloud Public Edition via de SOAP-API Replicate Basic Master Data for Workforce from External HR Systems (WORKFORCEPERSONMASTERDATAREPLI), scope item 1FD, communicatieafspraak SAP_COM_0301; fouten in het antwoord of in Message Monitoring.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in SAP S/4HANA | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | PersonExternalID | |
XRefCode + primaire work assignment | PersonWorkAgreementExternalID | |
FirstName en LastName | Naam van de persoon | |
Contacts (werkmail) | E-mailadres | |
Legal entity van de org unit | Bedrijfscode | Via een tabel |
Department of org unit | Kostenplaats | Via een tabel die finance beheert |
EmployeeManagers | Manager | |
EmploymentStatuses | Status actief of inactief |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum