ShVerlof, verzuim en uren
Dayforce Shiftbase koppeling: medewerkers, weekuren en vestiging uit Dayforce in de planning
Met een koppeling tussen Dayforce en Shiftbase komen nieuwe medewerkers, normale weekuren, vestiging en vertrek uit Dayforce automatisch in Shiftbase, met een nieuw contract zodra uren of vestiging veranderen. KoppelHet haalt alleen de Nederlandse organisatie-eenheden op die in Shiftbase plannen, en zet wijzigingen met een toekomstige datum al vooruit klaar.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Dayforce als internationaal HR-systeem gebruiken en in Nederland met Shiftbase roosteren, houden medewerkers in Shiftbase met de hand bij. Een urenwijziging komt pas in de planning als de medewerker erover klaagt, en plus- en minuren lopen dan al weken scheef.
- KoppelHet zoekt in Dayforce de medewerkers van de Nederlandse organisatie-eenheden die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd, aangenomen of uit dienst gaan.
- Per medewerker haalt KoppelHet dienstverbandstatussen en werktoewijzingen op, ook die met een latere ingangsdatum.
- De medewerker komt in de afdeling van zijn primaire locatie in Shiftbase, met een contract vanaf de datum in dienst.
- Andere weekuren of een andere locatie sluiten het lopende contract af; een nieuw contract start op de ingangsdatum uit Dayforce.
- Bij vertrek krijgt het contract de einddatum en wordt de medewerker in Shiftbase inactief.
Waar je op let bij Dayforce en Shiftbase
- Zonder filter geeft Dayforce alle medewerkers terug, wereldwijd. De zoekfunctie kan wel filteren op organisatie-eenheid en op betaalklasse. KoppelHet zoekt alleen binnen de Nederlandse eenheden die in Shiftbase plannen, zodat collega's in andere landen of op het hoofdkantoor niet in de planning verschijnen.
- De zoekfunctie op wijzigingsdatum kan in Dayforce worden beperkt tot bepaalde onderdelen, zoals dienstverbandstatussen of werktoewijzingen. KoppelHet vraagt alleen wijzigingen in die onderdelen op, zodat een nieuw privéadres of een cursus geen nieuwe ronde naar Shiftbase veroorzaakt.
- Dayforce zet de normale weekuren op de dienstverbandstatus. Shiftbase heeft in een contract geen weekuren, wel uren per dag. KoppelHet deelt de weekuren door het aantal werkdagen dat bij het contracttype hoort, zodat Shiftbase vakantie-uren en minuren per dag goed uitrekent.
- Wie in Shiftbase een contract wijzigt, verandert ook de plus-minuren uit het verleden binnen dat contract. Dayforce geeft met een datumbereik ook toekomstige regels terug. KoppelHet zet een toekomstige urenwijziging als nieuw contract met die ingangsdatum, in plaats van het huidige contract aan te passen.
- Dayforce kent een datum van de laatste indiensttreding en een oorspronkelijke datum in dienst. Komt een oud-medewerker terug, dan zoekt KoppelHet op de laatste datum en heractiveert de bestaande Shiftbase-medewerker met een nieuw contract, zodat er geen tweede profiel met hetzelfde e-mailadres ontstaat.
- Dayforce laat een veld weg als het leeg is of als de rol van de API-gebruiker er geen rechten op heeft. Een medewerker zonder locatie of weekuren kan Shiftbase dus geen zinnig contract geven. KoppelHet maakt dan geen medewerker aan en meldt het aan HR.
- Een werktoewijzing in Dayforce kan primair zijn of niet, en een medewerker kan op twee locaties werken. In Shiftbase hoort een contract bij één afdeling, die ook de kostenplaats is. KoppelHet zet het contract op de primaire locatie; op de tweede locatie plant de planner hem via een team in die afdeling.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Welke rechten heeft de API-gebruiker in Dayforce nodig?
De rolfunctie RESTful Services > Employee en leesrechten op de velden die naar Shiftbase gaan. Andere velden blijven onzichtbaar voor de koppeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de RESTful Web Services. GET https://www.dayforcehcm.com/api/{CompanyName}/V1/Employees met orgUnitXRefCode, filterUpdatedStartDate en filterUpdatedEndDate (met filterUpdatedEntities), filterHireStartDate/EndDate en filterTerminationStartDate/EndDate; zonder parameters komen alle medewerkers terug. Daarna per XRefCode met Expand=EmploymentStatuses,WorkAssignments (NormalWeeklyHours, PayType, PayClass, Location, IsPrimary, FTE, EffectiveStart, EffectiveEnd) en ContextDateRangeFrom/To. Rolfunctie RESTful Services > Employee en field-level access vereist.
- Shiftbase via de Shiftbase API (JSON) met een API-token uit Settings, App center, Public API, voor medewerkers, contracten, afdelingen en teams. Endpointdetails op developer.shiftbase.com.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Shiftbase | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | Personeelsnummer in Shiftbase | |
FirstName, LastName, zakelijk e-mailadres | Naam en e-mail (inlog Shiftbase-app) | |
EmploymentStatuses.NormalWeeklyHours | Contracturen per dag | Gedeeld door werkdagen uit een tabel |
EmploymentStatuses.PayType + PayClass | Contracttype | |
WorkAssignments.Location (IsPrimary) | Contractafdeling (ook kostenplaats) | |
EffectiveStart | Contract vanaf | |
Terminatiedatum | Contract tot, daarna inactief |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum