Accounts in applicaties
Dayforce Simplicate koppeling: medewerkers en roosters met ingangsdatum uit Dayforce in Simplicate
Met een koppeling tussen Dayforce en Simplicate komt elke nieuwe medewerker van de Nederlandse eenheid uit Dayforce automatisch als medewerker in Simplicate, met leidinggevende en een rooster op basis van de normale uren per week. Een urenwijziging in Dayforce sluit het oude rooster af en start een nieuw op dezelfde ingangsdatum, zodat de urenregistratie in Simplicate klopt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in Dayforce voeren en projecten en uren in Simplicate, zetten nieuwe medewerkers en hun contracturen twee keer in. Als iemand minder gaat werken, past niemand het Simplicate-rooster aan, en klopt de productiviteit per medewerker niet meer.
- HR legt in Dayforce een nieuwe medewerker of een urenwijziging vast met een ingangsdatum.
- KoppelHet leest de wijziging en de stand op de ingangsdatum uit Dayforce.
- Een nieuwe medewerker wordt persoon en medewerker in Simplicate, met een rooster vanaf de startdatum.
- De Simplicate-beheerder krijgt een melding om de nieuwe collega als gebruiker uit te nodigen.
- Bij uitdiensttreding eindigt het rooster op de laatste werkdag en wordt de medewerker inactief.
Waar je op let bij Dayforce en Simplicate
- In Dayforce staan de normale uren per week op de dienstverbandstatus, met een eigen begin- en einddatum. Simplicate werkt met roosters die elk een start- en einddatum hebben. Bij een urenwijziging sluit KoppelHet het lopende Simplicate-rooster af op de dag ervoor en maakt een nieuw rooster vanaf de ingangsdatum, zodat oude weken hun oude uren houden.
- Dayforce geeft alleen een weektotaal, terwijl een Simplicate-rooster uren per dag vraagt en apart even en oneven weken kan hebben. KoppelHet verdeelt de uren volgens een vaste regel per jullie organisatie; wie om de week anders werkt, krijgt een rooster met oneven weken als HR dat in een eigen Dayforce-veld vastlegt.
- Dayforce laat een veld weg uit het antwoord als het leeg is of als de API-gebruiker er geen veldrechten op heeft. KoppelHet leest een ontbrekend veld daarom niet als leeg, en wist in Simplicate niets op basis van een veld dat Dayforce niet teruggeeft.
- Een medewerker kan in Dayforce meer werktoewijzingen hebben, waarvan er één de primaire is. Simplicate kent één leidinggevende per medewerker. KoppelHet neemt de leidinggevende van de primaire toewijzing, en alleen als die zelf ook in Simplicate staat.
- Volgens de openbare specificatie kan de Simplicate-API bij een medewerker alleen persoon, leidinggevende, status en eigen velden schrijven, en is er geen endpoint voor gebruikers. Functie en werktelefoon uit Dayforce gaan dus niet mee, en het uitnodigen als gebruiker blijft een handeling van de beheerder, waar KoppelHet een melding voor stuurt.
- Dayforce kan medewerkers filteren op een organisatie-eenheid. KoppelHet vraagt alleen de Nederlandse eenheid op, zodat collega's uit andere landen in Dayforce nooit in Simplicate terechtkomen.
- Een nieuwe medewerker staat in Dayforce vaak weken voor zijn startdatum klaar. KoppelHet vraagt hem op met de startdatum als peildatum, zodat het Simplicate-rooster de uren heeft die vanaf de eerste dag gelden en niet een tussenstand.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan geschreven uren terug naar Dayforce?
Nee. Deze koppeling gaat alleen van Dayforce naar Simplicate. Uren terugzetten kan later als uitbreiding.
Wat als iemand terugkomt?
Het Dayforce-nummer staat in een eigen veld, dus KoppelHet vindt de oude Simplicate-medewerker terug en start daar een nieuw rooster.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de RESTful Web Services (https://www.dayforcehcm.com/api/{CompanyName}/V1/Employees) met orgUnitXRefCode, filterUpdatedStartDate en filterUpdatedEndDate, filterHireStartDate en filterTerminationStartDate. Details per XRefCode met expand voor EmploymentStatuses (NormalWeeklyHours, EffectiveStart, EffectiveEnd), WorkAssignments (IsPrimary), EmployeeManagers en Contacts, met contextDate als peildatum. Rol met Web Services Field-Level Access op de gebruikte velden.
- Naar Simplicate schrijven we via REST API v2 (headers Authentication-Key en Authentication-Secret). POST /api/v2/crm/person, POST en PUT /api/v2/hrm/employee met person_id, supervisor, status en custom_fields; POST /api/v2/hrm/timetable met employee_id, start_date, even_week en has_odd_weeks, PUT /api/v2/hrm/timetable/{id} om end_date te zetten. Minimaal 60 verzoeken per minuut; daarboven HTTP 429.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Simplicate | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | Eigen veld bij de medewerker (custom_fields) | Vaste sleutel, ook bij herindiensttreding |
FirstName en LastName | first_name, family_name_prefix en family_name (persoon) | |
Werk-e-mailadres (Contacts) | email (persoon) | |
EmployeeManagers | supervisor (medewerker) | Opgezocht op het eigen veld met de XRefCode |
EmploymentStatuses.NormalWeeklyHours | even_week day_1 … day_7 (rooster) | Verdeeld over de werkdagen volgens een afgesproken regel |
EmploymentStatuses.EffectiveStart | start_date (rooster) | |
Uitdienstdatum | end_date (rooster) en status (medewerker) |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum