HR naar ITSM
Dayforce koppelen met TOPdesk: personen en onboardingtickets voor de servicedesk
Met een koppeling tussen Dayforce en TOPdesk staan medewerkers van de Nederlandse locaties uit Dayforce als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe collega, functiewissel of vertrek een melding of wijziging aan voor de juiste behandelaarsgroep. De onboardingmelding bevat de startdatum en de locatie waar de nieuwe collega echt begint, en een week voor de laatste werkdag komt een offboardingmelding voor pas, laptop en toegang.
Wat de koppeling doet
Organisaties met medewerkers in Dayforce en IT en facilitair in TOPdesk zetten nieuwe medewerkers pas in TOPdesk als de lokale IT ze met de hand invoert. Seizoenskrachten die vertrekken, houden hun pas en account tot iemand het merkt.
- HR legt in Dayforce een nieuwe medewerker vast op een Nederlandse locatie, vaak weken voor de eerste werkdag.
- KoppelHet haalt de medewerker op met werkplek, organisatie, locatie en leidinggevende zoals die op de startdatum gelden.
- Afdelingen en vestigingen die nog niet in TOPdesk staan, maakt KoppelHet eerst aan. Daarna komt de medewerker als persoon in TOPdesk.
- Een onboardingwijziging uit jullie sjabloon start met de startdatum erin.
- Een week voor de laatste werkdag komt een offboardingmelding voor laptop, pas en toegang; na de laatste werkdag archiveert KoppelHet de persoon.
- De onboardingmelding staat op naam van de nieuwe collega en komt bij de behandelaarsgroep van de vestiging, met de startdatum als streefdatum en functie, afdeling en leidinggevende in de tekst. Wil de servicedesk vaste taken, dan wordt het een wijziging uit een sjabloon.
- Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsmelding op, zodat IT rechten en middelen aanpast.
Waar je op let bij Dayforce en TOPdesk
- Hotels en winkels hebben vaak een eigen facilitair aanspreekpunt. KoppelHet kiest de behandelaarsgroep van de melding op basis van de Dayforce-locatie, zodat de pas voor een nieuwe locatie niet bij het centrale team belandt.
- Seizoenskrachten komen en gaan binnen weken. Per soort dienstverband spreken we af of er een onboardingmelding komt, zodat de servicedesk niet voor elke kracht van twee weken een laptop voorbereidt.
- Een extra werkplek op een andere locatie is in Dayforce een nieuwe work assignment, geen nieuwe medewerker. Dat wordt een wijzigingsmelding voor pas en rechten op die locatie, geen tweede onboarding.
- Dayforce bevat medewerkers uit alle landen waar de groep werkt. KoppelHet filtert op de locaties in Nederland, zodat TOPdesk alleen personen krijgt die bij de Nederlandse servicedesk horen.
- Dayforce bewaart werkplek, organisatie en dienstverband met een begin- en einddatum. KoppelHet vraagt de stand op de startdatum op, zodat de onboardingwijziging de afdeling en vestiging bevat waar de nieuwe collega echt begint.
- In de horeca en retail wisselen medewerkers vaak tussen locaties. Een nieuwe werkplek in Dayforce verandert de vestiging in TOPdesk op de ingangsdatum, en de servicedesk ziet de persoon daarna bij de nieuwe vestiging.
- Dayforce geeft een veld alleen door als de rol van de koppeling er rechten op heeft. Is de leidinggevende of het werkadres leeg, dan meldt KoppelHet dat als rechtenkwestie in Dayforce, in plaats van een persoon zonder leidinggevende aan te maken.
- De organisatie in Dayforce is een hiërarchie van organisatie-eenheden, afdelingen in TOPdesk zijn een platte lijst met unieke namen. Twee eenheden die 'Keuken' heten, krijgen in TOPdesk de naam van de locatie erbij.
- Een leidinggevende in Dayforce kan buiten Nederland werken en staat dan niet in TOPdesk. De koppeling laat het veld dan leeg of maakt de leidinggevende aan zonder Nederlandse vestiging, naar keuze van jullie servicedesk.
- Heeft een vertrekker ook een operatoraccount in TOPdesk, dan archiveert TOPdesk de operator mee met de persoon. De offboardingwijziging vermeldt dat, zodat de servicedesk ook de toegang controleert.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. Standaard komt vier weken voor de startdatum een onboardingmelding of een wijziging uit jullie sjabloon, en een week voor de laatste werkdag een offboardingmelding. De melding staat op naam van de medewerker en gaat naar de behandelaarsgroep van de locatie.
Komen seizoenskrachten ook in TOPdesk?
Als ze in Dayforce als medewerker op een Nederlandse locatie staan wel. Welke dienstverbandsoorten meegaan, spreken we bij de start af.
Wie bepaalt wat er in de onboardingwijziging staat?
Jullie servicedesk, via een sjabloon in TOPdesk. KoppelHet vult het sjabloon met de persoon, de startdatum, de afdeling en de vestiging.
Moet Dayforce iets voor de koppeling instellen?
Een API-gebruiker met een rol die alleen de afgesproken velden mag lezen. Jullie Dayforce-beheerder regelt dat eenmalig.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce wordt gelezen via de REST API met een eigen bedrijfsnaam in de API-URL. Gewijzigde medewerkers via de filters op wijzigingsdatum van het Employees-endpoint; details met expand voor WorkAssignments, OrgUnitInfos, Locations, EmployeeManagers, Contacts en EmploymentStatuses, met contextDate voor de stand op de ingangsdatum. Velden alleen bij field-level access in de rol van de API-gebruiker.
- Naar TOPdesk schrijven we via de TOPdesk REST API (Supporting Files voor personen, afdelingen en vestigingen met de XRefCode als externe link; Change voor wijzigingen vanuit een sjabloon). firstName tot 30 tekens, prefixes tot 10, surName tot 50.
- Tickets via de TOPdesk REST API: meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup naar de persoon, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber), of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester). KoppelHet bewaart per medewerker welke melding of wijziging al is aangemaakt, per indiensttreding en per datum uit dienst.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | employeeNumber | Vaste sleutel |
Voornaam | firstName | Maximaal 30 tekens |
Achternaam | surName en prefixes | Voorvoegsel apart, maximaal 10 tekens |
Werk-e-mail (Contacts) | email | |
WorkAssignments (functie) | jobTitle | |
OrgUnitInfos | department | Unieke naam, zo nodig met de bovenliggende eenheid |
Locatie van de work assignment | branch | |
EmployeeManagers | manager | Verwijzing naar de persoon van de leidinggevende |
EmploymentStatuses (einddatum) | Archiveren en offboardingwijziging | |
Indiensttreding, wijziging of vertrek | Melding (incidents) of wijziging uit sjabloon (operatorChanges) | Per gebeurtenis gekozen bij de start |
Gesynchroniseerde persoon | callerLookup of requester | De melding staat op naam van de medewerker |
Startdatum of einddatum dienstverband | targetDate en briefDescription | Bijvoorbeeld Onboarding 01-11-2026: naam |
Functie, afdeling en leidinggevende | request (tekst van de melding) | |
Vestiging of afdeling | operatorGroup en category | Behandelaarsgroep per vestiging |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum