Verlof, verzuim en uren
Dayforce UKG Dimensions koppeling: medewerkers en goedgekeurde time away from work uit Dayforce in UKG
Met een koppeling tussen Dayforce en UKG Dimensions staat elke medewerker uit Dayforce automatisch in UKG, met zijn functie, leidinggevende, loonregel en status. Goedgekeurde time away from work uit Dayforce komt in UKG als paycode edit, ook voor halve dagen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in Dayforce doen, maar voor planning en tijdregistratie in een deel van het bedrijf UKG Dimensions gebruiken, bijvoorbeeld na een overname, beheren medewerkers dubbel. Vrij dat in Dayforce is goedgekeurd, staat niet in de UKG-planning.
- KoppelHet vraagt elk uur bij Dayforce op welke medewerkers sinds de vorige ronde zijn gewijzigd.
- Per medewerker leest KoppelHet de status, werktoewijzingen en leidinggevende, en maakt de persoon in UKG aan of werkt hem bij.
- Voor medewerkers die in UKG gepland worden, haalt KoppelHet time away from work op over een vast venster vooruit.
- Goedgekeurde aanvragen worden paycode edits; geannuleerde worden weer verwijderd.
- Bij een beëindigd dienstverband zet KoppelHet de status in UKG op die datum.
Waar je op let bij Dayforce en UKG Dimensions
- Dayforce geeft time away from work alleen per medewerker terug, en alleen met een verplicht begin, einde en status. KoppelHet vraagt het verlof daarom alleen op voor medewerkers die een UKG-licentie voor afwezigheid hebben, over een venster van een paar maanden, zodat het aantal aanroepen beperkt blijft.
- De statuswaarden van time away from work zijn hoofdlettergevoelig en kunnen per klant afwijken van APPROVED en CANCELED. UKG kent alleen een paycode edit die er wel of niet is. KoppelHet legt bij de start vast welke Dayforce-waarde goedgekeurd betekent en welke ingetrokken, en leest beide.
- Dayforce markeert een aanvraag als hele dag of halve dag en geeft de netto-uren en begintijd. UKG kan de uren van een eerste of tweede halve dag zelf uit het rooster halen. KoppelHet bepaalt aan de begintijd of het de ochtend of de middag is, en stuurt alleen bij afwijkende uren de netto-uren mee.
- Dayforce laat een leidinggevende ophalen bij de medewerker, maar de standaard as-of-datum is vandaag. UKG wil een leidinggevende die al bestaat of eerder in hetzelfde verzoek staat. KoppelHet vraagt bij een toekomstige teamwissel de leidinggevende op met de ingangsdatum als as-of-datum en zet de nieuwe manager eerst in UKG.
- Een veld zonder waarde laat Dayforce helemaal weg, en een veld zonder veldrecht ook, zonder foutmelding. Voor UKG maakt dat verschil: een ontbrekende locatie zou een medewerker zonder functiepad opleveren, wat UKG weigert. KoppelHet controleert bij de start of locatie, functie en loontype echt terugkomen, en slaat een medewerker zonder locatie over met een melding.
- Dayforce kent per medewerker een loontype en loonklasse met een ingangsdatum. In UKG bepaalt de loonregel hoe overuren en toeslagen op de tijdkaart vallen. KoppelHet kiest de loonregel uit die combinatie en zet een wijziging met dezelfde ingangsdatum, zodat een overstap van uur- naar maandloon in de juiste week ingaat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet alles in Dayforce plannen?
Dat kan, en dan is deze koppeling niet nodig. Ze is bedoeld voor de periode of het deel van het bedrijf waarin UKG blijft.
Gaan uren uit UKG terug naar Dayforce?
Niet in deze koppeling. Uren naar de salarisverwerking kunnen later als uitbreiding.
Wat als een reden in Dayforce geen paycode in UKG heeft?
Dan zet KoppelHet het verlof niet en verschijnt er een melding. HR koppelt een paycode of geeft aan dat de reden niet in de planning hoeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de RESTful Web Services met de rol RESTful Services > Employee en veldrechten per gegeven en bovenliggend item. Gewijzigde medewerkers via GET /V1/Employees met filterUpdatedStartDate en filterUpdatedEndDate; details per XRefCode met Expand=EmploymentStatuses,WorkAssignments,EmployeeManagers en ContextDate als as-of-datum.
- Verlof via GET /V1/Employees/{xRefCode}/TimeAwayFromWork met filterTAFWStartDate, filterTAFWEndDate en status (hoofdlettergevoelig, door de klant aan te passen); velden TAFWXRefCode, TimeStart, TimeEnd, NetHours, AllDay, HalfDay en ReasonName.
- Naar UKG via de UKG Pro Workforce Management API: POST /v1/commons/persons of /multi_create (personNumber, employmentStatusList, primaryLaborAccounts.organizationPath, payRuleName, supervisorPersonNumber, personLicenseTypes). Verlof via POST /v1/timekeeping/pay_code_edits/import met scheduleAmountType FULL_DAY_, FIRST_HALF_DAY_ of SECOND_HALF_DAY_AMOUNT_FROM_SCHEDULE, of durationInHours.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in UKG Dimensions | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | personNumber | |
FirstName, LastName | person (firstName, lastName) | |
WorkAssignments (IsPrimary) met Location en Job | primaryLaborAccounts.organizationPath | Via een tabel naar een functie die in UKG bestaat |
EmployeeManagers | supervisorPersonNumber | |
EmploymentStatuses (PayType, PayClass) | payRuleName | |
EmploymentStatuses (EffectiveStart, EffectiveEnd) | employmentStatusList | |
TimeAwayFromWork (goedgekeurd, ReasonName) | Paycode edit met paycode per reden | |
AllDay, HalfDay, NetHours | scheduleAmountType of durationInHours |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum