HR naar ERP
Dayforce Unit4 koppeling: medewerkers uit Dayforce als resources in Unit4 ERP, per legal entity en op datum
Met een koppeling tussen Dayforce en Unit4 ERP wordt elke nieuwe medewerker uit Dayforce een medewerker in het Unit4-bedrijf van zijn legal entity, met afdeling en kostenplaats uit zijn werktoewijzing als relaties vanaf de ingangsdatum. Een beëindiging in Dayforce beëindigt de medewerker in Unit4, zodat er na de laatste werkdag geen uren meer op hem geboekt worden.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR, roosters en tijd in Dayforce doen en projecten en financiën in Unit4 ERP, maken medewerkers in Unit4 aan op basis van een lijst uit Dayforce. Een overplaatsing naar een andere afdeling staat vooruit in Dayforce, maar bereikt Unit4 pas als iemand de lijst opnieuw doorloopt.
- KoppelHet vraagt Dayforce welke medewerkers sinds de vorige keer zijn bijgewerkt, aangenomen of beëindigd.
- Per medewerker leest KoppelHet de werktoewijzingen en de status, met hun begin- en einddatum.
- Een nieuwe medewerker komt, na een controle zonder opslaan, in het Unit4-bedrijf van zijn legal entity.
- Afdeling en kostenplaats gaan als relaties met de ingangsdatum uit Dayforce naar Unit4.
- Na een beëindiging in Dayforce zet KoppelHet de medewerker in Unit4 op beëindigd.
Waar je op let bij Dayforce en Unit4 ERP
- Werktoewijzingen in Dayforce hebben een eigen begin- en einddatum, en met een datumbereik zijn ook toekomstige regels op te vragen. KoppelHet zet elke werktoewijzing als relatie met dateFrom en dateTo in Unit4, zodat een overplaatsing per de eerste van de maand in Unit4 op die dag ingaat.
- Org units in Dayforce zijn op te vragen met de legal entity waar ze onder vallen. KoppelHet bepaalt daarmee het Unit4-bedrijf, en verwerkt per bedrijf, omdat Unit4 medewerkers uit verschillende bedrijven niet in één aanroep accepteert.
- Dayforce groepeert statussen in Active, Inactive en Terminated. Een medewerker met langdurig verlof staat vaak op Inactive; KoppelHet beëindigt hem dan niet in Unit4, zodat projectboekingen en historie bij dezelfde medewerker blijven.
- Dayforce laat een veld weg als de rol van de API-gebruiker er geen toegang toe heeft of als het leeg is. KoppelHet leest een ontbrekende afdeling daarom niet als het einde van de relatie in Unit4, maar meldt het, zodat een rechtenprobleem geen relaties afsluit.
- De medewerkerdetails van Dayforce zijn begrensd op 100 per minuut, gedeeld met alle andere koppelingen van de klant, zoals payroll. KoppelHet vraagt alleen medewerkers op die sinds de vorige run zijn bijgewerkt, en spreidt de eerste vulling van Unit4 over meerdere nachten.
- Wordt een startdatum in Dayforce naar later verschoven, dan laat Unit4 de begindatum van het dienstverband niet later zetten. KoppelHet haalt het dienstverband in Unit4 dan weg en zet het opnieuw neer met de nieuwe datum, nadat Unit4 dat eerst zonder opslaan heeft gecontroleerd.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan uren uit Dayforce ook naar Unit4?
Niet in deze koppeling. Uren schrijven op projecten in Unit4 kan later als uitbreiding.
Welke rechten heeft de API-gebruiker in Dayforce nodig?
De rolfunctie voor RESTful Services en field-level access op naam, werktoewijzing, status en org unit. Salaris en bankgegevens zijn niet nodig.
Kan Unit4 ook bron zijn voor kostenplaatsen in Dayforce?
Dat kan later als uitbreiding. In de eerste versie gaan alleen medewerkers en hun relaties van Dayforce naar Unit4.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce RESTful Web Services op https://www.dayforcehcm.com/api/{CompanyName}/V1/Employees met filterUpdatedStartDate en filterUpdatedEndDate, filterHireStartDate en filterTerminationStartDate (alleen XRefCodes), daarna per XRefCode met expand voor WorkAssignments, EmploymentStatuses en OrgUnitInfos, met contextDateRangeFrom en contextDateRangeTo. Org units via /V1/OrgUnits/{XRefCode} met expand OrgUnitLegalEntities. Rolfunctie RESTful Services > Employee met field-level access; 100 medewerkerdetails per minuut per klant.
- Unit4 ERPx via de Employees API met client ID en secret - POST /v1/employees/validate, POST /v1/employees/batch (hoogstens 200 per aanroep, één companyId), PATCH met AddOrReplaceById en RemoveById op relatedValues en employments, DELETE /v1/employees/{personId} voor de status Terminate. Bij een actieve workflow antwoordt Unit4 met 202.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Unit4 ERP | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | personId | Automatische nummering in Unit4 uit |
Legal entity van de org unit | companyId | Vaste tabel per legal entity |
FirstName, LastName | nameInformation.firstName, surname | |
HireDate, TerminationDate | employments (startDate, endDate) | |
WorkAssignments (Position.Department, EffectiveStart, EffectiveEnd) | relatedValues afdeling (dateFrom, dateTo) | |
Kostenplaats uit de werktoewijzing of org unit | relatedValues kostenplaats (dateFrom, dateTo) | Welke relationId per Unit4-inrichting |
EmploymentStatuses | Status in Unit4 | Alleen Terminated beëindigt |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum