VSVerzuimmelding (SIVI)
Dayforce koppelen met de verzuimverzekeraar via SIVI: ziekte uit Time Away From Work per polis
Met een koppeling tussen Dayforce en de Verzuimverzekeraar gaat goedgekeurde ziekte van Nederlandse medewerkers uit Time Away From Work automatisch naar de verzekeraar, als SIVI-bericht van werkgever naar verzekeraar. Een geannuleerde ziekmelding in Dayforce gaat bij de volgende periode als vervallen melding mee, en een ziektereden voor een ongeval op het werk wordt de oorzaakcode arbeidsongeval.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR, roosters en afwezigheid in Dayforce vastleggen en de loondoorbetaling bij ziekte in Nederland met een verzuimverzekering hebben afgedekt, geven ziekte en herstel nu met de hand door aan de verzekeraar. Een annulering of verlenging die alleen in Dayforce wordt verwerkt, maakt de schadelast bij de verzekeraar onjuist.
- Bij de start leggen we de ziekteredenen vast, welke daarvan een ongeval op het werk of in het verkeer zijn, en welk loonheffingennummer bij elke Nederlandse legal entity hoort.
- KoppelHet vraagt per Nederlandse medewerker goedgekeurde en geannuleerde afwezigheid op over een terugkijkend venster.
- Nieuwe ziekte wordt een nieuwe melding met oorzaakcode en percentage; een andere einddatum of omvang een wijziging.
- Per afgesproken periode gaan alle meldingen samen in één bericht naar de verzekeraar.
Waar je op let bij Dayforce en Verzuimverzekeraar (SIVI)
- Redenen voor Time Away From Work richt elke organisatie in Dayforce zelf in. KoppelHet vertaalt de reden voor een ongeval op het werk naar oorzaakcode 10 en een verkeersongeval waarbij een ander aansprakelijk is naar 11. Alle andere ziekte wordt 99, en de reden zelf gaat nooit mee.
- Het antwoord van Dayforce bevat geen status per aanvraag, en de status in de vraag is hoofdlettergevoelig en per klant aan te passen. KoppelHet vraagt goedgekeurd en geannuleerd daarom apart op. Verschijnt een gemelde ziekte bij de geannuleerde, dan gaat ze als vervallen melding naar de verzekeraar.
- Dayforce geeft afwezigheid alleen per medewerker terug, binnen een verplicht datumvenster. Voor de verzekeraar maakt KoppelHet daar één bericht per periode van, met alle Nederlandse werkgevers en hun meldingen samen.
- Schuift de begintijd van een al gemelde aanvraag in Dayforce, dan stuurt KoppelHet een correctie met de oude eerste verzuimdag, onder hetzelfde verzuimnummer. Zo telt de verzekeraar geen twee gevallen voor één ziekte.
- Een aanvraag in Dayforce zegt of het om een hele dag, een halve dag of een aantal netto uren gaat. Daaruit volgt het verzuimpercentage, zodat de verzekeraar bij gedeeltelijk verzuim niet over een volle dag loondoorbetaling rekent.
- Dayforce werkt met legal entities per work assignment, de verzekeraar met het loonheffingennummer van de eenheid met de polis. Een vaste tabel legt die relatie, zodat een overstap naar een andere Nederlandse entiteit onder dezelfde polis het verzuim niet afbreekt.
- Opmerkingen van medewerker en manager bij een aanvraag worden niet verwerkt. Ze kunnen medische details bevatten, en de verzekeraar heeft alleen datums, percentage en oorzaakcode nodig.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moeten we in Dayforce nieuwe redenen aanmaken?
Alleen als er nog geen aparte reden is voor ziekte door een ongeval op het werk of in het verkeer.
Hoe vaak gaan meldingen naar de verzekeraar?
Zo vaak als jullie met de verzekeraar afspreken, meestal dagelijks. Alle meldingen van die periode gaan dan samen.
Kan dit naast onze koppeling met de arbodienst?
Ja. Uit dezelfde aanvraag in Dayforce krijgen arbodienst en verzekeraar elk hun eigen bericht.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de REST API met GET /V1/Employees/{xRefCode}/TimeAwayFromWork met filterTAFWStartDate, filterTAFWEndDate en status (verplicht, hoofdlettergevoelig, bijvoorbeeld APPROVED en CANCELED); antwoordvelden TAFWXRefCode, TimeStart, TimeEnd, NetHours, ReasonName, AllDay, HalfDay en DailyElapsedHours. Medewerkers en legal entity via het Employees-endpoint met WorkAssignments. ManagerComment en EmployeeComment worden niet verwerkt.
- Bericht Verzuimmeldingen Werkgever naar Verzekeraar (XML, targetNamespace VerzuimmeldingenWerkgeverVerzekeraar, bestandsnaam met prefix WV-), verwerkingscodes 01 nieuw, 02 gewijzigd, 03 vervallen, 04 ter informatie en 05 correctie, oorzaakcodes 10, 11 en 99. Transport per verzekeraar af te spreken.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Verzuimverzekeraar (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
Legal entity van de work assignment (via tabel) | Werkgever: loonheffingennummer | |
Employee XRefCode | Identificatie werknemer | |
TAFWXRefCode | Verzuimgeval identificatie | |
TimeStart | Datum eerste verzuimdag | |
AllDay, HalfDay en NetHours | Percentage verzuim | |
TimeEnd + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
ReasonName | Oorzaak verzuim (10, 11 of 99) | Alleen de code, nooit de reden zelf |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum