HR naar ERP
Dayforce Visma.net ERP koppeling: medewerkers met afdeling, klasse en kalender uit de primaire werkplek
Met een koppeling tussen Dayforce en Visma.net ERP staat elke medewerker uit Dayforce automatisch als werknemer in Visma.net, met afdeling, vestiging en kalender van zijn primaire werkplek en een werknemersklasse volgens zijn dienstverband. Wijzigingen die in Dayforce op een latere datum ingaan, zet KoppelHet op die datum door, en een uitdiensttreding maakt de werknemer in Visma.net inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in Dayforce voeren en projecten, uren of declaraties in Visma.net ERP verwerken, voeren elke nieuwe medewerker twee keer in. Een overplaatsing die in Dayforce vooruit is vastgelegd, moet finance op de juiste dag zelf in Visma.net aanpassen.
- HR neemt iemand aan in Dayforce, met een primaire werkplek en een dienstverbandstatus.
- KoppelHet haalt elk uur de gewijzigde medewerkers op, met werkplekken en statussen.
- KoppelHet maakt de werknemer aan in Visma.net met afdeling, vestiging, kalender en klasse.
- Een wijziging met een latere ingangsdatum zet KoppelHet op die dag door.
- Na de laatste werkdag zet KoppelHet de werknemer op inactief.
Waar je op let bij Dayforce en Visma.net ERP
- Dayforce legt bij het dienstverband een loonklasse vast, zoals voltijd of deeltijd, en een loonsoort, zoals vast salaris of uurloon. Visma.net verdeelt werknemers in klassen met eigen standaardinstellingen. KoppelHet kiest de werknemersklasse uit die twee Dayforce-velden, via een tabel die finance vastlegt.
- Een veld zonder waarde ontbreekt in het antwoord van Dayforce, net als een veld waar de API-rol geen toegang toe heeft. Visma.net weigert een werknemer zonder afdeling of kalender. KoppelHet maakt daarom onderscheid: ontbreekt een verplicht veld, dan maakt het de werknemer niet aan en meldt het of het om een leeg veld of om ontbrekende rechten gaat.
- In Dayforce moet de rechtentoegang per gegevenselement worden aangezet, inclusief alle bovenliggende elementen. Bij de start controleert KoppelHet met een bekende medewerker of afdeling, locatie, loonklasse en werkmail allemaal zichtbaar zijn, voordat de eerste werknemer naar Visma.net gaat.
- Dayforce kan wijzigingen vooruit vastleggen en laat ze opvragen voor een datumbereik. Visma.net kent geen ingangsdatum op een werknemer. KoppelHet kijkt elke nacht welke wijzigingen de volgende dag ingaan, en past afdeling of vestiging in Visma.net pas op die dag aan.
- Een medewerker kan in Dayforce meerdere werkplekken hebben, waarvan één primair. Een werknemer in Visma.net heeft één afdeling en één vestiging. KoppelHet neemt die van de primaire werkplek; uren voor de andere werkplek boekt de medewerker in Visma.net op het project.
- Vestigingen zijn in de API van Visma.net alleen te lezen, terwijl locaties in Dayforce vrij worden toegevoegd. KoppelHet koppelt elke Dayforce-locatie via een tabel aan een bestaande vestiging en kalender. Een nieuwe locatie zonder regel in de tabel wordt een melding aan finance.
- Dayforce zoekt een medewerker in de API op met de XRefCode, die kan afwijken van het personeelsnummer. Visma.net gebruikt het nummer van de werknemer als sleutel in de URL. KoppelHet gebruikt het personeelsnummer als werknemersnummer in Visma.net en houdt de XRefCode zelf bij.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat het loonjournaal uit Dayforce ook naar Visma.net?
Niet in deze koppeling. Het journaal is een koppeling van payroll naar finance, die later als uitbreiding kan.
Gaan geklokte uren uit Dayforce naar Visma.net-projecten?
Niet in de kleinste opzet. Uren op projecten worden in Visma.net geboekt; een urenstroom kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de REST API (/api/{CompanyName}/V1/Employees/{XRefCode}). Gewijzigde medewerkers via GET Employee XRefCodes met FilterUpdatedStartDate en FilterUpdatedEndDate; details met Expand op WorkAssignments (Position met Department, Location, IsPrimary, EffectiveStart, EffectiveEnd) en EmploymentStatuses (EmployeeNumber, PayClass, PayType), met ContextDateRangeFrom en ContextDateRangeTo. Web Services Field-Level Access per element; lege velden ontbreken.
- Visma.net ERP via de Service API met Visma Connect (OAuth 2.0 client credentials). POST /v1/employee (verplicht employeeCd, department, employeeClass, branch, calendar en contact met lastName en email), PUT /v1/employee/{employeeCd} met If-Match, status Active of Inactive; GET /v1/branch (alleen lezen); GET /v1/employee met lastModifiedDateTime voor de vergelijking.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Visma.net ERP | Toelichting |
|---|---|---|
EmploymentStatuses.EmployeeNumber | employeeCd | Vaste sleutel; de XRefCode bewaart KoppelHet apart |
FirstName, LastName | contact.firstName en lastName | |
Werk-e-mail | contact.email | |
WorkAssignments.Position.Department (IsPrimary) | department | |
WorkAssignments.Location (IsPrimary) | branch en calendar | Via een tabel |
EmploymentStatuses.PayClass en PayType | employeeClass | Via een tabel |
EmploymentStatuses (beëindigd, EffectiveStart) | status Inactive |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum