Payroll koppeling
Dayforce koppelen met YouForce: nieuwe medewerkers en contractwijzigingen voor de Nederlandse salarisadministratie
Met een koppeling tussen Dayforce en Visma Raet YouForce wordt elke nieuwe medewerker en contractwijziging van de Nederlandse entiteit in Dayforce een aanvraag in YouForce, met de ingangsdatum uit Dayforce. HR in Nederland rondt die aanvraag af met cao-schaal en trede, en een vertrek komt als taak met de laatste werkdag bij de salarisadministratie.
Wat de koppeling doet
Internationale werkgevers die alle medewerkers in Dayforce beheren en in Nederland in YouForce verlonen, met een eigen cao, laten nieuwe medewerkers per mail doorgeven en overtypen. Contractverlengingen en urenwijzigingen uit Dayforce komen soms pas na de run in YouForce aan.
- HR legt in Dayforce een nieuwe medewerker vast bij de Nederlandse entiteit, vaak al weken voor de eerste werkdag.
- KoppelHet haalt de medewerker op met dienstverband, functie, organisatie en uren zoals die op de startdatum gelden.
- In YouForce staat een aanvraag voor indiensttreding klaar. HR in Nederland vult cao-schaal en trede aan en rondt de aanvraag af.
- Een latere wijziging in functie, uren of salaris wordt een aanvraag voor een contractwijziging, met de ingangsdatum uit Dayforce.
- Bij een vertrek maakt KoppelHet een taak met de laatste werkdag, die de salarisadministratie in YouForce afhandelt.
Waar je op let bij Dayforce en Visma Raet YouForce
- YouForce laat een ander systeem een dienstverband niet direct wijzigen. Elke indiensttreding en contractwijziging uit Dayforce wordt daarom een aanvraag die HR in Nederland afrondt, zodat de inschaling in de cao bij de salarisadministratie blijft.
- Dayforce bewaart functie, organisatie en dienstverbandstatus met een begin- en einddatum. KoppelHet vraagt de stand op de ingangsdatum op, zodat een wijziging die over drie weken ingaat met die datum in de aanvraag staat en niet met vandaag.
- De XRefCode is de vaste sleutel van een medewerker in Dayforce. KoppelHet zet hem in een extra veld bij de persoon in YouForce, omdat de personeelsnummers in beide systemen bijna altijd verschillen.
- Komt iemand na een eerder vertrek terug, dan kent YouForce de persoon al. KoppelHet zoekt eerst op de Dayforce-sleutel en start dan een nieuw contract op de bestaande persoon, zodat de historie in YouForce bij elkaar blijft.
- Een vertrek kan niet van buitenaf in YouForce worden gezet. De einddatum van de dienstverbandstatus in Dayforce wordt een taak voor de salarisadministratie, met laatste werkdag en reden.
- Dayforce geeft een veld alleen door als de rol van de koppeling er rechten op heeft. Ontbreken adres of geboortedatum, dan houdt KoppelHet de aanvraag vast en meldt het aan HR, in plaats van een onvolledige aanvraag in YouForce te zetten.
- Internationale organisaties leggen in Dayforce vaak een jaarsalaris vast met wereldwijde functiecodes. KoppelHet rekent het bedrag om naar een maandbedrag en vertaalt de functie; schaal en trede kiest HR in YouForce, omdat Dayforce de Nederlandse cao niet kent.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Staat een nieuwe medewerker uit Dayforce meteen in YouForce?
Als aanvraag wel, als medewerker pas nadat HR in Nederland de aanvraag heeft afgerond. Omdat Dayforce nieuwe medewerkers meestal vroeg vastlegt, is daar ruim tijd voor vóór de eerste run.
Wat als HR een aanvraag in YouForce afwijst?
De afwijzing staat in het KoppelHet platform naast de wijziging uit Dayforce. HR corrigeert Dayforce of zet de wijziging opnieuw klaar.
Gaan alle medewerkers uit Dayforce naar YouForce?
Nee, alleen die van de Nederlandse entiteit. Welke Dayforce-organisatie daarbij hoort, leggen we bij de start vast.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce wordt gelezen via de REST API met een eigen bedrijfsnaam in de API-URL. Gewijzigde medewerkers via de filters op wijzigingsdatum van het Employees-endpoint; details met expand voor EmploymentStatuses, WorkAssignments, Addresses en CompensationSummary, met contextDate en een datumbereik voor de stand op de ingangsdatum. Velden komen alleen mee bij field-level access in de rol van de API-gebruiker.
- YouForce via de Recruitment API (hires, persons/{PersonId}/contracts voor herintreding en contract adjustments), die elk een workflow in HR Core Self Service starten. De Recruitment API heeft geen schrijfbaar endpoint voor uitdiensttreding. De XRefCode in een extensieveld via de Extensions API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | Extra veld op de persoon in YouForce | Vaste sleutel; zo vindt elke volgende wijziging de juiste persoon |
Voornaam, achternaam en geboortedatum | Voornaam, voorvoegsel, achternaam en geboortedatum | Voorvoegsel afsplitsen van de achternaam |
Addresses | Adres | |
HireDate | Datum in dienst | |
EmploymentStatuses | Begin- en einddatum contract | Een einddatum wordt een taak, geen mutatie |
WorkAssignments (functie) | Functie | Via een vertaaltabel |
WorkAssignments (organisatie-eenheid) | Organisatie-eenheid | Via een vertaaltabel naar de YouForce-code |
Uren per week | Uren per week | |
CompensationSummary | Salaris in de aanvraag | Omgerekend naar maandbedrag; schaal en trede kiest HR |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum