Payroll koppeling
Deel koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers automatisch in de salarisadministratie
Met een koppeling tussen Deel en AFAS Profit komen medewerkers die bij jullie eigen Nederlandse BV in dienst zijn automatisch vanuit Deel in AFAS, met contract, functie en afdeling, klaar voor de salarisverwerking. Medewerkers via employer of record (EOR) en contractors blijven buiten AFAS, omdat Deel of de contractor zelf hen betaalt.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die met Deel als employer of record zijn begonnen en inmiddels een eigen BV in AFAS Profit verlonen, halen de gegevens met de hand uit Deel. De salarisadministratie moet steeds nagaan of iemand bij de BV, via EOR of als contractor werkt.
- HR voert in Deel een nieuwe medewerker in bij de Nederlandse BV.
- KoppelHet ziet dat direct en controleert of de medewerker echt bij de eigen BV in dienst is, en niet via EOR of als contractor werkt.
- De medewerker staat daarna in AFAS met persoonsgegevens, contract, functie en afdeling.
- De salarisadministratie vult in AFAS aan wat niet in Deel staat, zoals salaris, rooster en fiscale gegevens, eventueel via de workflow voor indiensttreding.
- Beëindigt HR het contract in Deel, dan staat de laatste werkdag als einddatum op het contract in AFAS.
Waar je op let bij Deel en AFAS Profit
- Deel legt per persoon vast of iemand contractor, EOR-medewerker of werknemer van een eigen entiteit is. Alleen die laatste groep hoort in AFAS. KoppelHet filtert daarop, zodat een EOR-medewerker niet twee keer wordt verloond.
- Iemand kan in Deel meerdere dienstverbanden hebben, bij verschillende entiteiten. KoppelHet kijkt alleen naar het dienstverband bij de Nederlandse BV en negeert de rest.
- Gaat een medewerker over van EOR naar de eigen BV, dan is dat voor AFAS een nieuwe indiensttreding met een nieuwe begindatum. De periode via EOR hoort niet in AFAS; afspraken over anciënniteit legt de salarisadministratie apart vast.
- Deel meldt wijzigingen direct aan de koppeling. Daarnaast legt KoppelHet op vaste momenten Deel naast AFAS, zodat een gemiste melding geen gemiste medewerker wordt.
- Nederlandse gegevens zoals BSN, loonheffingskorting en cao kunnen in Deel in extra velden worden vastgelegd. Doen jullie dat niet, dan vult de salarisadministratie ze in AFAS in en overschrijft de koppeling ze niet.
- KoppelHet zet de laatste werkdag uit Deel als einddatum in AFAS, met een reden einde dienstverband die we per soort beëindiging afspreken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met onze EOR-medewerkers in Nederland?
Die blijven bij Deel. Deel is hun werkgever en verloont ze; AFAS krijgt alleen de werknemers van jullie eigen BV.
Kunnen we contractors ook in AFAS zien?
Niet in de salarisadministratie. Wil je ze als relatie in AFAS voor de boekhouding, dan is dat een aparte stroom die we los afspreken.
Waarom staan salaris en rooster niet automatisch in AFAS?
Dat hangt af van wat jullie in Deel voor eigen werknemers vastleggen. Staan die gegevens er, dan nemen we ze mee; anders vult de salarisadministratie ze in AFAS aan.
Hoe weten we dat de koppeling niets mist?
Op vaste momenten legt KoppelHet de Nederlandse werknemers in Deel naast de actieve contracten in AFAS. Verschillen staan in het KoppelHet platform.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel wordt gelezen via de Deel REST API (HRIS, people-lijst met employments) en webhooks. Deel adviseert webhooks als hoofdroute en polling als aanvulling; KoppelHet controleert de handtekening van elke webhook.
- Filter op hiring type hris_direct_employee (andere waarden onder meer eor en contractor) en op client_legal_entity van de Nederlandse BV.
- Laatste werkdag uit termination_last_day op het employment. Nederlandse velden eventueel als custom fields in Deel.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector KnEmployee (persoon, contract, functie, organisatorische eenheid).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
id (Deel person) | Vrij veld bij de medewerker | Om de persoon later terug te vinden |
first_name | Voornaam (FiNm) | |
last_name | Voorvoegsel (Is) en Achternaam (LaNm) | |
birth_date | Geboortedatum | |
start_date (employment) | Begindatum contract (DaBe) | |
job_title | Functie (FuId) | Via een vertaaltabel |
department | Organisatorische eenheid (DpId) | Via een vertaaltabel |
client_legal_entity | Werkgever in AFAS | Bepaalt of de persoon naar AFAS gaat |
termination_last_day | Einddatum contract (DaEn) |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie