HR naar ITSM
Deel koppelen met Freshservice: aanvragers per land en verzoeken voor werknemers, EOR en contractors
Met een koppeling tussen Deel en Freshservice wordt iedereen die via Deel werkt een aanvrager in Freshservice, met afdeling, land en leidinggevende, en dient KoppelHet een onboardingverzoek in als iemand in Deel in onboarding gaat en een offboardingverzoek bij de laatste werkdag van het laatste contract. De soort arbeidsrelatie uit Deel bepaalt welk onboardingpakket Freshservice kiest.
Wat de koppeling doet
Organisaties die mensen in meerdere landen via Deel aannemen en Freshservice voor IT gebruiken, krijgen het bericht over een nieuwe contractor of EOR-medewerker vaak pas na ondertekening per e-mail. Het onboardingformulier in Freshservice weet dan niet of er een laptop naar het buitenland moet, en een contract dat afloopt komt niet vanzelf bij de servicedesk.
- Deel meldt een nieuwe of gewijzigde persoon; KoppelHet controleert de handtekening en haalt alleen de benodigde velden op.
- KoppelHet maakt of werkt de aanvrager in Freshservice bij, met de locatie van het land.
- Zodra de status onboarding is, dient KoppelHet het onboardingverzoek in met de soort arbeidsrelatie.
- Krijgt het laatste lopende contract een laatste werkdag, dan volgt het offboardingverzoek.
- Na die dag deactiveert KoppelHet de aanvrager.
Waar je op let bij Deel en Freshservice
- Deel kent onder meer contractors, EOR-medewerkers, PEO en eigen werknemers. Freshservice kiest de verplichte onderdelen van een onboardingverzoek op basis van de ingevulde velden. KoppelHet vult de soort arbeidsrelatie in, zodat een contractor met een eigen laptop alleen accounts krijgt en een EOR-medewerker ook hardware.
- Iemand kan in Deel meerdere contracten hebben, elk met een eigen laatste werkdag. KoppelHet maakt pas een offboardingverzoek als het laatste lopende contract stopt, zodat een contractor die naar een EOR-contract overstapt zijn toegang houdt.
- Deel geeft de leidinggevende met diens werkadres. KoppelHet zoekt met een filter op dat adres de aanvrager in Freshservice op en zet hem als reporting manager en als indiener van het verzoek, ook als de leidinggevende zelf via Deel werkt.
- Mensen via Deel werken vaak in een land zonder eigen kantoor. KoppelHet maakt per land een locatie in Freshservice met de tijdzone van dat land, zodat de servicedesk ziet waar de laptop naartoe moet en meldingen op lokale tijd binnenkomen.
- Na tien mislukte afleveringen zet Deel een webhookabonnement uit, en het moet daarna met de hand weer aan. KoppelHet bewaakt het abonnement en vergelijkt elke dag alle actieve mensen in Deel met Freshservice, zodat een uitgezette webhook geen vertrekker laat liggen.
- Het persoonsrecord in Deel bevat ook gegevens zoals een social security number. KoppelHet vraagt met een veldlijst alleen naam, werkadres, afdeling, land, leidinggevende, soort en datums op, zodat de rest het KoppelHet-platform niet bereikt.
- Een concept of een uitnodiging die nog niet is geaccepteerd, staat in Deel al als persoon. KoppelHet maakt pas een aanvrager aan vanaf de status onboarding, zodat Freshservice niet volloopt met mensen die nooit beginnen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Freshservice een Deel-koppeling?
We vonden er geen van Freshworks of van Deel; wel generieke sjablonen bij automatiseringsplatforms. KoppelHet bouwt op de API's van beide kanten.
Krijgen contractors ook een aanvrager?
Ja, iedereen die IT gebruikt. De soort arbeidsrelatie gaat mee, zodat het verzoek voor een contractor alleen accounts regelt als dat zo is afgesproken.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via GET /people met fields (worker_id, preferred_first_name, last_name, work_email, job_title, department, country, direct_manager, hiring_type, hiring_status, employments met termination_last_day) en filters hiring_statuses en hiring_types. Webhooks met x-deel-signature (HMAC-SHA256) en x-deel-hmac-label, 200 binnen 30 seconden, tien pogingen en daarna uitgeschakeld; dubbele aflevering herkennen op event_id.
- Freshservice via de API v2: requesters (aanmaken, filteren, DELETE om te deactiveren), POST /api/v2/onboarding_requests en /api/v2/offboarding_requests met initiator_id en fields (bijvoorbeeld cf_department, cf_location, cf_separation_type; de namen hangen af van het formulier). initiator_id alleen met beheerdersrechten.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
worker_id | Eigen aanvragersveld (custom_fields) | Vaste sleutel |
preferred_first_name en last_name | first_name en last_name | |
work_email | primary_email | |
job_title | job_title | |
department.name | department_ids | |
country | location_id en time_zone | |
direct_manager.work_email | reporting_manager_id en initiator_id | |
hiring_type | Veld in het onboardingverzoek | Bepaalt het onboardingpakket |
employments[].termination_last_day | Offboardingverzoek, daarna deactiveren |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie