Identity en access management
Deel koppelen met Google Workspace: Google-accounts voor een team in veel landen
Met een koppeling tussen Deel en Google Workspace krijgt iedereen die via Deel wordt aangenomen, als eigen werknemer, EOR-medewerker of contractor, een Google-account in de organisatie-eenheid die bij die soort medewerker hoort, met leidinggevende en team. Op de laatste werkdag in Deel wordt het account geschorst, en een contract dat vóór de start wordt ingetrokken laat geen account achter.
Wat de koppeling doet
Wie in Google Workspace werkt en collega's deels via de eigen BV en deels via Deel heeft, maakt accounts vaak pas als de nieuwe collega zich meldt. Contractors houden hun account vaak na het einde van hun opdracht.
- Na ondertekening van een contract meldt Deel de nieuwe persoon. KoppelHet maakt het Google-account aan, geschorst tot de startdatum.
- De soort medewerker bepaalt de organisatie-eenheid, en daarmee welke apps en welk beleid gelden.
- Op de startdatum wordt het account actief, met team, leidinggevende en groepen.
- Wijzigen team of leidinggevende in Deel, dan volgen de gegevens en groepen in Google.
- Op de laatste werkdag schorst KoppelHet het account en draagt de bestanden over aan de leidinggevende.
Waar je op let bij Deel en Google Workspace
- Deel geeft bij elke persoon het werkadres van de directe leidinggevende mee, en Google legt de leidinggevende vast met dat adres. KoppelHet zet de relatie daardoor rechtstreeks, ook als de leidinggevende in een ander land werkt.
- Werknemers, EOR-medewerkers en contractors komen in Google elk in een eigen organisatie-eenheid. Contractors kunnen daardoor bijvoorbeeld geen bestanden buiten het domein delen, terwijl eigen medewerkers dat wel mogen.
- Deel meldt een nieuwe collega bij ondertekening, vaak weken voor de start. KoppelHet maakt het account dan al aan maar houdt het geschorst tot de startdatum, zodat het adres bekend is voor de uitnodiging zonder dat iemand al kan inloggen.
- Wordt een contract in Deel vóór de start ingetrokken, dan verwijdert KoppelHet het nog ongebruikte Google-account. Een geschorst account wordt door Google afgerekend als een actief account, dus laten we het niet staan.
- Stapt een contractor over naar de eigen BV, dan maakt Deel een nieuw contract, maar de persoon blijft dezelfde. KoppelHet houdt het Google-account aan de persoon, zodat mail en bestanden blijven; alleen de organisatie-eenheid verandert.
- Deel zet een webhook na tien mislukte afleverpogingen uit. KoppelHet bewaakt dat en vergelijkt elke dag de actieve mensen in Deel met de accounts in Google.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ziet de koppeling salarissen in Deel?
Nee. We vragen alleen toegang tot mensen en organisatiegegevens.
Werkt dit ook met Microsoft 365?
Ja, die koppeling bouwen we ook.
Wat is achteraf terug te zien voor een audit?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel wordt gelezen via de HRIS People API (worker_id, preferred_first_name, preferred_last_name, job_title, department, hiring_type, person_status, direct_manager.work_email, employments met termination_last_day en is_user_contract_deleted) en ondertekende webhooks (x-deel-signature, HMAC-SHA256).
- Naar Google schrijven we via de Admin SDK Directory API (users met externalIds, name, primaryEmail, orgUnitPath, organizations, relations type manager, locations en suspended; groups en members) en de Data Transfer API voor Drive. Toegang via een service account met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
worker_id | externalIds (type organization) | Per persoon, niet per contract |
preferred_first_name of first_name | name.givenName | |
preferred_last_name of last_name | name.familyName | |
Naamgevingsregel | primaryEmail | |
hiring_type | orgUnitPath | Werknemers, EOR of contractors |
job_title | organizations.title | |
department.name | organizations.department en groepen | |
direct_manager.work_email | relations (type manager) | |
Land van het dienstverband | locations | |
termination_last_day | suspended = true |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie