HaHR naar ITSM
Deel koppelen met HaloITSM: gebruikers per land uit Deel en tickets voor start en vertrek
Met een koppeling tussen Deel en HaloITSM komt iedereen die in Deel voor de organisatie werkt als gebruiker in Halo, op de site van zijn land en met zijn soort werker in een eigen veld, en maakt KoppelHet bij een start of laatste werkdag een ticket van het juiste tickettype aan. Wie vertrekt, wordt in Halo inactief, zodat zijn tickets bewaard blijven.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Deel gebruiken voor werkers in veel landen en HaloITSM voor de servicedesk, maken gebruikers in Halo vaak pas aan bij het eerste ticket. Halo weet dan niet in welk land of welke tijdzone iemand werkt, en een contractor die stopt, blijft er als actieve gebruiker in staan.
- Deel stuurt een ondertekende webhook; KoppelHet bevestigt die en haalt de werker op met de People API.
- KoppelHet zoekt de gebruiker in Halo met zijn opgeslagen Halo-ID, ook onder inactieve gebruikers.
- De gebruiker wordt aangemaakt of bijgewerkt op de site van zijn land.
- Bij de status onboarding volgt een ticket van het onboardingtype.
- Een laatste werkdag levert een offboardingticket op; daarna wordt de gebruiker inactief.
Waar je op let bij Deel en HaloITSM
- Halo plant tickets op de tijdzone van een site, en Deel werkt met werkers in landen waar de organisatie vaak geen kantoor heeft. KoppelHet maakt per land een site in Halo aan en hangt de werker daaraan, zodat een streefdatum voor een EOR-medewerker in Brazilië in zijn eigen tijdzone valt.
- Deel geeft per werker het hiring type. Eigen werknemers volgen de huidige Deel-gids als direct employees onder de eigen entiteit; KoppelHet zet het type in een eigen veld in Halo, zodat de servicedesk een contractor anders kan behandelen dan een eigen werknemer.
- Deel kent de status onboarding voordat een werker actief is. KoppelHet maakt de gebruiker en het onboardingticket bij die status aan, zodat IT de laptop kan versturen naar een land waar levering langer duurt.
- Een afdeling in Deel kan onder een andere afdeling hangen, terwijl Halo één afdelingsveld per gebruiker heeft. KoppelHet schrijft de afdeling met de bovenliggende naam ervoor, zodat twee teams met dezelfde naam in verschillende onderdelen uit elkaar blijven.
- Deel zet een webhook uit na tien mislukte afleveringen, en Halo antwoordt met een 429 boven zevenhonderd aanroepen per vijf minuten. KoppelHet bevestigt elke Deel-melding direct en zet de verwerking in een wachtrij, zodat een drukke periode in Halo de Deel-webhook niet laat uitvallen.
- Een contractor die later via EOR of als eigen werknemer verder gaat, krijgt in Deel een nieuw contract. KoppelHet herkent de werker aan zijn worker-ID en werkt dezelfde Halo-gebruiker bij, zodat er geen offboarding en tweede gebruiker ontstaat.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Deel een HaloITSM-app?
We vonden er geen in de Deel App Store en ook geen Deel-koppeling bij Halo. KoppelHet gebruikt de API's van beide kanten.
Moeten we voor elk land een site in Halo hebben?
Niet per se. Landen met dezelfde tijdzone en hetzelfde IT-team kunnen één site delen; dat leggen we bij de start vast.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via GET /people met fields (worker_id, preferred_first_name, last_name, country, job_title, department met parent, employments met work_email en termination_last_day, hiring_type, hiring_status) en de filters hiring_types en hiring_statuses. Webhooks met x-deel-signature (HMAC-SHA256), 200 binnen 30 seconden, tien pogingen tot zestien uur en daarna uitgeschakeld; dubbele aflevering herkennen op event_id.
- Halo via de REST API met een API-applicatie (client credentials). GET /Users met search en includeinactive; POST /Users met id om bij te werken en zonder id om aan te maken, met site_id, department, title, customfields en inactive. Sites via POST /Site. POST /Tickets met tickettype_id, user_id, site_id, summary en details. DELETE /Users/{id} gebruiken we niet. Ratelimiet 700 aanroepen per 300 seconden per tenant.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in HaloITSM | Toelichting |
|---|---|---|
worker_id | Eigen veld (customfields) | |
preferred_first_name en last_name | Naam van de gebruiker | |
employments[].work_email | E-mailadres | |
country | site_id | Eén site per land |
department (met parent) | department | |
job_title | title | |
hiring_type | Eigen veld soort werker | |
termination_last_day | Offboardingticket en daarna inactive |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie