HR naar ITSM
Deel koppelen met Ivanti Neurons for ITSM: employees voor eigen werknemers, EOR en contractors, met serviceverzoeken
Met een koppeling tussen Deel en Ivanti Neurons for ITSM staat iedereen die in Deel voor de organisatie werkt als employee in Ivanti, of hij nu eigen werknemer, EOR-medewerker of contractor is, en dient KoppelHet bij een start of einde een serviceverzoek in vanuit het sjabloon dat bij dat soort werker past. De tijdzone uit Deel gaat mee in het verzoek, zodat datums voor collega's in andere landen niet verschuiven.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Deel gebruiken voor eigen werknemers, employer of record en contractors, en Ivanti Neurons for ITSM voor IT, zien in Ivanti meestal alleen wie al een account in de directory heeft. Contractors en EOR-medewerkers in landen zonder eigen kantoor vallen daar vaak buiten, terwijl zij ook een laptop en toegang nodig hebben.
- Deel stuurt een ondertekende webhook; KoppelHet bevestigt die direct en haalt de werker op via de People API.
- KoppelHet maakt de employee in Ivanti aan of werkt hem bij, met de manager opgezocht op werkadres.
- Bij de onboardingstatus in Deel volgt een serviceverzoek uit het sjabloon voor eigen werknemers, EOR of contractors.
- Een laatste werkdag levert een offboardingverzoek op, met de tijdzone van de werker.
- Na de laatste werkdag zet KoppelHet de employee in Ivanti op inactief.
Waar je op let bij Deel en Ivanti
- Deel geeft per werker een hiring type terug. Eigen werknemers onder de eigen juridische entiteit heten in de huidige Deel-gids direct employees; zij krijgen in Ivanti het volledige onboardingsjabloon, terwijl EOR-medewerkers en contractors een eigen sjabloon krijgen dat IT zelf samenstelt.
- Ivanti vraagt bij elk serviceverzoek het verschil met UTC in minuten. Deel geeft per werker een tijdzone; KoppelHet rekent die om naar minuten op de datum van het verzoek, met zomertijd, zodat de startdatum voor een contractor in een ander werelddeel niet een dag verschuift.
- Deel noemt de directe manager met zijn werkadres. KoppelHet zoekt met dat adres de employee in Ivanti op en zet die als manager, zodat goedkeuringen in het serviceverzoek bij de manager uit Deel uitkomen, ook als die zelf in een ander land werkt.
- Deel verwacht binnen dertig seconden een bevestiging op een webhook en zet de webhook na tien mislukte pogingen uit. KoppelHet bevestigt daarom eerst en praat daarna pas met Ivanti, en bewaakt of de webhook in Deel nog aanstaat.
- Afdelingen in Deel hebben een bovenliggende afdeling, en afdeling is in Ivanti een gevalideerd veld met een vaste lijst. KoppelHet vertaalt de Deel-afdeling naar een bestaande lijstwaarde en meldt een nieuwe Deel-afdeling aan IT in plaats van een vrije tekst op te slaan.
- Deel kan dezelfde webhook twee keer afleveren. KoppelHet herkent een herhaling aan het event-ID, zodat Ivanti voor één start nooit twee onboardingverzoeken krijgt.
- Het werkadres staat in Deel bij het dienstverband, niet bij de persoon. Een contractor zonder werkadres van de organisatie krijgt in Ivanti een employee met zijn eigen adres pas als IT dat in het onboardingverzoek bevestigt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Deel een Ivanti-app?
We vonden er geen in de Deel App Store en ook geen Deel-connector bij Ivanti. KoppelHet gebruikt de API's van beide kanten.
Kunnen we contractors buiten Ivanti houden?
Ja. De koppeling filtert op hiring type; welke soorten werkers meegaan, leggen we bij de start vast.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via GET /people met fields (worker_id, preferred_first_name, last_name, employments met work_email en termination_last_day, department met parent, direct_manager met work_email, hiring_type, hiring_status, timezone) en filters hiring_types (onder meer direct_employee, eor, contractor) en hiring_statuses (onder meer onboarding, active, offboarding). Webhooks met x-deel-signature (HMAC-SHA256) en x-deel-hmac-label, 200 binnen 30 seconden, tien pogingen tot zestien uur en daarna uitgeschakeld; herhaling herkennen op event_id. Token met alleen leesrechten.
- Ivanti via de OData REST API op /api/odata/businessobject/employees (POST, PATCH op de RecID, $filter op e-mailadres, _Valid-velden) en POST /api/rest/ServiceRequest/new met subscriptionId, strUserId (RecID), strCustomerLocation, parameters par-{RecID} en localOffset in minuten. REST API-key (rest_api_key=…) namens een eigen gebruiker en rol.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Ivanti | Toelichting |
|---|---|---|
worker_id | Personeelsnummer op de employee | |
preferred_first_name en last_name | Voornaam en achternaam | |
employments[].work_email | PrimaryEmail en loginnaam | |
department.name | Afdeling met het bijbehorende _Valid-veld | |
direct_manager.work_email | Manager, opgezocht met $filter | |
hiring_type | Keuze van het sjabloon en een veld voor soort werker | |
timezone | localOffset van het serviceverzoek | |
termination_last_day | Parameter laatste werkdag van het offboardingverzoek |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie