HR naar ITSM
Deel Jira Service Management koppeling: EOR-medewerkers, contractors en eigen mensen in één servicedesk
Met een koppeling tussen Deel en Jira Service Management komt iedereen die via Deel werkt, als klant in de servicedesk, met de soort arbeidsrelatie erbij, en maakt een ondertekend contract, een wijziging of een einddatum een verzoek van het juiste request type. Zo regelt IT de laptop voor een EOR-medewerker in het buitenland even op tijd als voor een collega op kantoor.
Wat de koppeling doet
Organisaties die mensen in meerdere landen via Deel laten werken, als employer of record of als contractor, en IT-verzoeken in Jira Service Management afhandelen, missen in de servicedesk de mensen die nooit hebben gemaild. Zonder koppeling houdt een contractor wiens contract afloopt soms weken toegang tot het portaal en de tools.
- Het contract van een nieuwe collega wordt in Deel ondertekend, vaak weken voor de start.
- KoppelHet maakt de klant aan in Jira Service Management zodra het werkadres bekend is, als lid van de organisatie van zijn afdeling.
- Binnen de afgesproken termijn voor de start volgt een onboardingverzoek namens de collega, met land, soort arbeidsrelatie en leidinggevende.
- Een andere afdeling of functie levert een wijzigingsverzoek op.
- Een week voor de einddatum komt een offboardingverzoek. De dag na de laatste werkdag trekt KoppelHet de portaaltoegang in.
Waar je op let bij Deel en Jira Service Management
- Deel kent eigen werknemers, EOR-medewerkers en contractors. Voor de servicedesk is iedereen een klant, maar het request type kan verschillen. Een contractor met een eigen laptop krijgt een kort onboardingverzoek voor alleen accounts, een EOR-medewerker een verzoek met een laptop naar zijn land.
- Deel meldt een ondertekend contract soms maanden voor de start, terwijl het werkadres er dan nog niet is. Jira Service Management maakt klanten op e-mailadres aan. KoppelHet wacht daarom met de klant tot het werkadres in Deel staat, en meldt het als dat te dicht op de startdatum gebeurt.
- Contractors hebben in Deel meestal een einddatum. Wordt het contract verlengd, dan schuift die datum en komt het offboardingverzoek pas voor de nieuwe einddatum. Een verlenging levert dus geen verzoek op dat IT weer moet sluiten.
- Stapt een contractor of EOR-medewerker over naar jullie eigen BV, dan maakt Deel een nieuw contract voor dezelfde persoon. KoppelHet houdt de klant en zijn organisatie gelijk en maakt een wijzigingsverzoek, geen offboarding plus onboarding, zodat zijn eerdere verzoeken bij hem blijven.
- Afdelingen in Deel worden bij een reorganisatie hernoemd. KoppelHet bewaart het Deel-id bij de organisatie in Jira Service Management, zodat een hernoemde afdeling dezelfde organisatie blijft.
- Deel zet een webhook uit na tien mislukte afleverpogingen. KoppelHet bewaakt dat en vergelijkt elke dag de actieve mensen in Deel met de klanten in de servicedesk, zodat een gemiste melding geen contractor met toegang na zijn einddatum oplevert.
- KoppelHet controleert de handtekening van elke melding van Deel. Een nagemaakte melding kan zo geen offboardingverzoek of ingetrokken portaaltoegang veroorzaken.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgen contractors toegang tot het klantportaal?
Ja, als jullie dat willen. Zij krijgen dezelfde klanttoegang als eigen medewerkers, tot en met hun laatste werkdag.
Gaan er contract- of salarisgegevens mee naar Jira?
Nee. Alleen naam, werkadres, afdeling, functie, land, leidinggevende, de soort arbeidsrelatie en de start- en einddatum.
Krijgen bestaande mensen bij livegang een verzoek?
Nee. De eerste ronde maakt alleen klanten en organisaties aan. Verzoeken volgen uit nieuwe contracten, wijzigingen en einddata.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel wordt gelezen via de HRIS People API (worker_id, preferred_first_name, last_name, work_email, job_title, department, direct_manager, hiring_type, work_location, employments met termination_last_day) en ondertekende webhooks (x-deel-signature, HMAC-SHA256) met tien afleverpogingen tot zestien uur, met een token met alleen leesrechten.
- Jira Service Management via de REST API onder /rest/servicedeskapi/ - POST customer, PUT customer/user/{accountId}/revoke-portal-only-access, organization met users en properties. Verzoeken via POST /rest/servicedeskapi/request met serviceDeskId, requestTypeId, requestFieldValues en raiseOnBehalfOf; KoppelHet bewaart per worker het verzoek per gebeurtenis.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Jira Service Management | Toelichting |
|---|---|---|
worker_id | Klant-eigenschap en verzoekveld Deel-id | Per persoon, niet per contract |
preferred_first_name of first_name en last_name | customer displayName | |
work_email | customer email | |
department.name | organization | Deel-id van de afdeling als eigenschap |
hiring_type | requestFieldValues: soort arbeidsrelatie | |
work_location of land van het contract | requestFieldValues: land | |
direct_manager | requestFieldValues: manager | |
Startdatum contract | Request type onboarding | |
termination_last_day of einddatum contract | Request type offboarding, daarna revoke-portal-only-access |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie