Payroll koppeling
Deel koppelen met Loket: werknemers van de eigen Nederlandse BV uit Deel in Loket
Met een koppeling tussen Deel en Loket wordt een werknemer van de eigen Nederlandse BV in Deel een conceptwerknemer in Loket, bij de werkgever die bij de juridische entiteit in Deel hoort. Contractors en EOR-medewerkers blijven buiten Loket, en de laatste werkdag uit Deel beëindigt het dienstverband.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die hun eerste Nederlandse medewerkers via EOR in Deel aannamen en nu een eigen BV in Loket laten verlonen, geven nieuwe medewerkers per mail door aan het salarisbureau. Overstappers van EOR naar de BV zorgen elke keer voor verwarring.
- HR legt een nieuwe werknemer vast in Deel, bij de Nederlandse entiteit van het bedrijf zelf.
- Deel meldt de nieuwe werknemer; KoppelHet haalt persoon en dienstverband op.
- In Loket staat een conceptwerknemer bij de werkgever van die entiteit, met de checklist voor nieuwe medewerkers gestart.
- Het salarisbureau vult BSN, loon, cao en loonheffingskorting aan en zet het concept om.
- De laatste werkdag uit Deel beëindigt het dienstverband in Loket.
Waar je op let bij Deel en Loket
- Deel bevat contractors, EOR-medewerkers en werknemers van de eigen entiteiten. KoppelHet vraagt alleen die laatste groep op, zodat een contractor of EOR-medewerker nooit als concept in Loket verschijnt.
- Stapt iemand over van EOR naar de eigen BV, dan is dat in Deel een nieuw dienstverband. Voor Loket wordt dat een nieuw concept met een eigen begindatum; de EOR-periode hoort bij de salarisverwerking van Deel.
- Elke Nederlandse BV heeft in Deel een eigen juridische entiteit en in Loket een eigen werkgever. KoppelHet kiest de werkgever op basis van die entiteit, niet op basis van land of werkplek.
- Deel meldt gebeurtenissen met een ondertekende melding. KoppelHet accepteert alleen meldingen die aantoonbaar van Deel komen, en vergelijkt daarnaast dagelijks de werknemers in Deel met Loket.
- Loket laat een nieuwe werknemer eerst als concept binnenkomen, met een checklist voor de salarisadministratie. Omdat BSN en loonheffingsgegevens zelden in Deel staan, vult het salarisbureau die in tijdens de checklist.
- De laatste werkdag staat in Deel bij de beëindiging. KoppelHet beëindigt het dienstverband in Loket op die dag, zodat het salarisbureau de eindafrekening in de juiste periode maakt.
- Een salarisbureau dat Loket beheert, geeft de koppeling alleen toegang tot jullie werkgever. Andere klanten van het bureau blijven buiten beeld.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salaris en uren ook mee uit Deel?
Dat hangt af van wat Deel voor eigen werknemers via de koppeling vrijgeeft. Standaard vult het salarisbureau loon en arbeidstijd in Loket aan tijdens de checklist.
Wat gebeurt er met onze EOR-medewerkers?
Die blijven in de salarisverwerking van Deel. Pas als iemand bij de eigen BV in dienst komt, ontstaat er een concept in Loket.
Werkt dit als een salarisbureau Loket voor ons beheert?
Ja. Het bureau geeft de koppeling toegang tot jullie werkgever in Loket.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen werknemers van de eigen Nederlandse BV gaan naar Loket, en elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel wordt gelezen via de Deel REST API (people-lijst, gefilterd op hiring type hris_direct_employee, met employments en client_legal_entity) en via ondertekende webhooks bij contractgebeurtenissen. Laatste werkdag uit termination_last_day.
- Naar Loket schrijven we via de Loket REST API met OAuth - concept employee aanmaken bij de werkgever, new hire checklist workflow starten en beëindigen dienstverband.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
id van de Deel-persoon | Personeelsnummer of vrij veld | Vaste sleutel |
Voornaam en achternaam | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | Voorvoegsel afsplitsen |
Geboortedatum | Geboortedatum | |
Adres | Adres | |
E-mail | E-mailadres voor selfservice | |
client_legal_entity | Werkgever | Via een vertaaltabel per entiteit |
Startdatum van het dienstverband | Begindatum dienstverband | |
Functie | Functie | Via een vertaaltabel |
termination_last_day | Einde dienstverband |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie