HR naar ITSM
Deel koppelen met ManageEngine ServiceDesk Plus: aanvragers, goedkeurders en requests per contract
Met een koppeling tussen Deel en ManageEngine ServiceDesk Plus wordt iedereen die via Deel werkt een aanvrager in ServiceDesk Plus, met afdeling en leidinggevende, en maakt KoppelHet een onboardingrequest met de startdatum als geplande start. Krijgt het laatste contract in Deel een laatste werkdag, dan volgt een offboardingrequest met een taak om de aanvrager na die dag uit te zetten.
Wat de koppeling doet
Organisaties die eigen werknemers, EOR-medewerkers en contractors via Deel beheren en ServiceDesk Plus voor IT gebruiken, zetten nieuwe mensen vaak met de hand als aanvrager in, zonder leidinggevende. Goedkeuringen voor software komen dan bij de servicedesk zelf terecht, en een ingetrokken ontslag laat een offboardingrequest open staan.
- Deel meldt een nieuwe of gewijzigde persoon; KoppelHet controleert de handtekening en haalt de persoon op met een veldlijst.
- KoppelHet maakt of werkt de aanvrager bij op employee_id, met afdeling, leidinggevende en goedkeurrecht.
- Bij de status onboarding maakt KoppelHet het onboardingrequest, met de startdatum in de tijdzone van de persoon.
- Bij een laatste werkdag op het laatste lopende contract volgt het offboardingrequest met een taak om de aanvrager uit te zetten.
- Wordt de beëindiging in Deel geannuleerd, dan krijgt het offboardingrequest een notitie en sluit de servicedesk het.
Waar je op let bij Deel en ManageEngine ServiceDesk Plus
- Deel geeft bij elke persoon het aantal directe medewerkers. KoppelHet zet bij iedereen met minstens één directe medewerker in ServiceDesk Plus de vlag dat hij serviceverzoeken mag goedkeuren, zodat een verzoek om software van een contractor naar zijn leidinggevende gaat en niet bij de servicedesk blijft hangen.
- Een afdeling in Deel heeft een id, een naam en een bovenliggende afdeling. ServiceDesk Plus verwacht bij een aanvrager een bestaande afdeling op id. KoppelHet houdt een vertaling bij van Deel-afdeling naar ServiceDesk Plus-afdeling en meldt een nieuwe afdeling uit Deel, in plaats van de aanvrager zonder afdeling aan te maken.
- De status van een aanvrager is in de v3-API van ServiceDesk Plus alleen leesbaar, en verwijderen zou de historie weghalen. Het offboardingrequest krijgt daarom een taak voor de servicedesk om de aanvrager na de laatste werkdag van het laatste contract in Deel uit te zetten.
- Deel houdt per persoon de status van een lopende beëindiging bij, van aangevraagd tot afgerond of geannuleerd. Komt een beëindiging op geannuleerd, dan zet KoppelHet een notitie op het open offboardingrequest, zodat de servicedesk geen laptop terughaalt bij iemand die blijft.
- ServiceDesk Plus verwacht de geplande start van een request in milliseconden sinds 1970. KoppelHet rekent de startdatum uit Deel om vanaf middernacht in de tijdzone die Deel bij het contract geeft, zodat een collega in Singapore niet een dag te vroeg of te laat op de planning staat.
- Een leidinggevende verwijst in ServiceDesk Plus naar een bestaande gebruiker op id. Deel geeft de leidinggevende met zijn werkadres; KoppelHet zoekt daarmee de aanvrager op en maakt een leidinggevende die zelf nog niet bestaat eerst aan, ook als die via Deel als contractor werkt.
- Mislukt een aflevering bij KoppelHet, dan probeert Deel het opnieuw met steeds langere pauzes en zet het abonnement na tien pogingen uit. KoppelHet vergelijkt elke nacht alle personen met een lopend contract met de aanvragers in ServiceDesk Plus, zodat ook een gemist vertrek een offboardingrequest krijgt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft ManageEngine een Deel-koppeling?
Voor ServiceDesk Plus vonden we er geen, en de Deel App Store heeft geen ManageEngine-app. KoppelHet bouwt op de API's van beide kanten.
Werkt dit ook met ServiceDesk Plus on-premise?
Ja, de v3-API bestaat voor cloud en on-premise. On-premise moet het KoppelHet-platform de server kunnen bereiken.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via GET /people met fields (worker_id, preferred_first_name, last_name, work_email, job_title, department, direct_manager, direct_reports_count, hiring_type, hiring_status, start_date, active_worker_termination_status, employments met timezone en termination_last_day). Webhooks met x-deel-signature (HMAC-SHA256); voor eigen werknemers Employee Created Direct en Employee Updated Direct. Retries na 1 minuut tot 16 uur, na de tiende poging uitgeschakeld.
- ServiceDesk Plus via de v3-API: POST en PUT /api/v3/users (name verplicht, employee_id, email_id, login_name, jobtitle, department op id, reporting_to op id, service_request_approver; status alleen-lezen), zoeken via list_info met search_fields op email_id. Requests via POST /api/v3/requests met subject, requester, template, scheduled_start_time en due_by_time in milliseconden.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in ManageEngine ServiceDesk Plus | Toelichting |
|---|---|---|
worker_id | employee_id | Vaste sleutel per persoon |
preferred_first_name en last_name | name | |
work_email | email_id en login_name | |
job_title | jobtitle | |
department (id, name, parent) | department (bestaande afdeling op id) | |
direct_manager.work_email | reporting_to | |
direct_reports_count | service_request_approver | Waar bij één of meer medewerkers |
start_date en timezone | scheduled_start_time in milliseconden | |
employments[].termination_last_day | Offboardingrequest met due_by_time |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie